4planning voor zangkoren

Een koor leeft van opkomst. Wie te weinig repetities heeft gevolgd, zingt niet mee in de uitvoering — en dat is nu meestal een discussie in plaats van een lijst. Daarnaast is er per stemgroep eigen bladmuziek, is er een uitvoering waar kaarten voor verkocht moeten worden, en moet de contributie gewoon binnenkomen.

In 4planning zet je de wekelijkse repetitie één keer klaar, staan koorleden standaard aanwezig en melden ze zich alleen af. De opkomst rolt er daarna vanzelf uit.

Zo ziet een zangkoor in 4planning eruit

• Repetities die zichzelf herhalen — de vaste avond staat voor het hele seizoen klaar, tot de zomerstop.
• Opkomst per koorlid — zichtbaar per repetitie en over het hele seizoen, zonder presentielijst.
• Stemgroepen als groepen — sopraan, alt, tenor en bas, elk met eigen bladmuziek en eigen berichten.
• Uitvoering met kaartverkoop — kaarten in de huisstijl van het koor, gescand bij de deur.
• Contributie per seizoen — automatisch geïncasseerd; projectleden zet je apart.
• Documenten per stemgroep — partituren en oefenbestanden alleen voor wie ze nodig heeft.
• Nieuws en pushmeldingen — een verzette repetitie of een extra generale bereikt iedereen op tijd.

Zo richt je het in

1. Zet je koorleden erin met importeren via Excel of CSV of nodig ze uit.
2. Maak een groep per stemgroep.
3. Zet de wekelijkse repetitie klaar met een evenement aanmaken en laat hem herhalen tot het einde van het seizoen.
4. Zet automatische aanmelding per groep aan en beheer de aanwezigheid alleen nog bij afmeldingen.
5. Deel de bladmuziek per stemgroep via documenten met groepstoegang.
6. Stel het contributieplan per seizoen in.
7. Verkoop kaarten voor de uitvoering met tickets en scan ze met een ticketscanner.

Wat bij een zangkoor anders werkt

De repetitie-opkomst is bij een koor geen administratief detail maar een voorwaarde voor deelname. Juist daarom moet het bijhouden ervan geen werk kosten. Met een terugkerende repetitie waarop de leden van een stemgroep automatisch als aanwezig staan, hoeft alleen wie verhinderd is iets te doen. Aan het eind van het seizoen heb je per koorlid een overzicht, en is de vraag "mag ik meezingen" een feitelijke in plaats van een gevoelige.

Het tweede verschil is de indeling in stemgroepen. Die zijn geen labels maar echte werkeenheden: de alten hebben andere partituren dan de bassen, en de dirigent stuurt zelden een bericht aan iedereen tegelijk. Maak er dus groepen van. Dan is bladmuziek delen een kwestie van uploaden naar de juiste groep, en zien koorleden alleen wat voor hen bedoeld is.

Werk je met projectleden — mensen die alleen voor één uitvoering meedoen — zet die dan in een eigen groep met een eigen contributieplan. Ze lopen dan mee in de repetities van dat project zonder in de reguliere ledenadministratie en incasso te belanden.

Veelgestelde vragen

Kunnen we per stemgroep berichten sturen? Ja, elke groep heeft een eigen groepschat, en nieuwsberichten kun je op groep richten.

Kunnen we bladmuziek delen zonder dat iedereen alles ziet? Ja, via documenten met toegang per groep.

Hoe gaan we om met projectleden? Zet ze in een eigen groep met een eigen contributieplan; ze doen dan alleen mee aan de repetities van dat project.

Kunnen we kaarten voor de uitvoering online verkopen? Ja, met tickets. Je kunt het ontwerp aanpassen; genummerde plaatsen zijn niet mogelijk.