Documenten delen met alle leden of specifieke groepen

In 4planning kun je documenten delen met alle leden of met specifieke groepen. Dit doe je door de toegang van de map (folder) te beheren. Daarnaast kun je een openbare deelbare link aanmaken die ook werkt voor mensen zonder toegang tot jouw omgeving.

Delen via maptoegang

Documenten worden gedeeld via de map waarin ze staan. Door de mapinstellingen aan te passen bepaal je welke leden of groepen de documenten in die map kunnen zien.

Toegang instellen voor alle leden of specifieke groepen

1. Ga in het linkermenu naar Documenten.
2. Klik op het menu van de map en kies Toegang.
3. Kies wie erbij mag:
   • Zet Map voor alle leden aan als iedereen in je omgeving de map mag zien.
   • Laat de schakelaar uit en vink de groepen aan die toegang krijgen.
4. Klik op Opslaan.

Vanaf dat moment zijn alle documenten in deze map zichtbaar voor de gekozen groepen, of voor alle leden.

Maak je een nieuwe map aan, dan staat dezelfde keuze meteen in het venster Map aanmaken — je hoeft de toegang dus niet achteraf te regelen.

Alle leden of losse groepen: wat kies je?

Map voor alle leden is bedoeld voor documenten die niemand hoeft te zoeken: het huishoudelijk reglement, formulieren, een jaarverslag. Elk lid van je omgeving ziet zo'n map, ook leden die (nog) in geen enkele groep zitten. Dat laatste is het verschil met alle groepen aanvinken: dan mist iemand zonder groep de map alsnog, en een groep die je later toevoegt ook.

Vink je juist groepen aan, dan zien alleen leden van die groepen de map. Gebruik dat voor stukken die bij een team, commissie of bestuur horen.

Waar toegang vandaan komt

• De hoofdmap (het startniveau) is altijd voor alle leden zichtbaar.
• Een submap erft de toegang van de map erboven, tenzij je bij die submap zelf een keuze maakt. Doe je dat wel, dan geldt jouw keuze voor die map en alles eronder.
• Toegang instellen doet een beheerder. Systeembeheerders zien altijd alle mappen; of gewone beheerders dat ook doen stel je in bij Instellingen › Toegang & privacy › Documenten.

Openbare deelbare link maken

Naast toegang via groepen kun je ook een openbare deelbare link aanmaken. Deze link kan door iedereen worden geopend, ook als iemand geen toegang heeft tot de omgeving in de app.

1. Ga naar Documenten.
2. Open de map of het document dat je wilt delen.
3. Kies de optie om een openbare deelbare link aan te maken.
4. Kopieer de link en deel deze met de gewenste personen.

Tips voor effectief gebruik

• Gebruik groepstoegang voor interne documenten en samenwerking.
• Gebruik een openbare link alleen wanneer delen buiten 4planning nodig is.
• Controleer regelmatig welke groepen toegang hebben tot belangrijke mappen.

Belangrijk om te weten

• Maptoegang bepaalt wie documenten binnen de app kan bekijken.
• Een openbare deelbare link kan door iedereen worden geopend, ook zonder account.
• Documenten delen via een openbare link vraagt extra aandacht voor vertrouwelijke informatie.