Groepen aanmaken en beheren

Met groepen in 4planning organiseer je communicatie, documenten, evenementen en samenwerking binnen je organisatie. Je bepaalt zelf wie kan deelnemen, wie de groep kan zien en wie rechten heeft binnen de groep.

Stap 1: Ga naar Groepen

1. Log in in je 4planning-omgeving.
2. Ga in het linkermenu naar Instellingen.
3. Klik op Groepen.

Instellingen en het aanmaken van groepen zijn alleen voor een systeembeheerder. Ben je beheerder en zie je Instellingen niet in het menu, vraag dan een systeembeheerder om de groep aan te maken.

Je ziet nu een overzicht van alle groepen binnen de organisatie.

Overzicht van groepen

In het overzicht zie je per groep onder andere:

• Naam
• Wie mag deelnemen? (bijvoorbeeld Iedereen of Op uitnodiging)
• Wie mag deze groep zien? (bijvoorbeeld Iedereen of Alleen leden van deze groep)

Stap 2: Groep openen en beheren

1. Klik op een groep om deze te openen.

Je ziet nu alle onderdelen van deze groep, zoals:

• Evenementen – Bekijk en beheer activiteiten van de groep.
• Nieuws – Ontdek het laatste nieuws binnen de groep.
• Polls – Bekijk en stem op polls.
• Groepschat – Communiceer met leden van de groep.
• Documenten – Deel en beheer bestanden.
• Leden – Bekijk en beheer groepsleden.
• Instellingen – Pas de groepsinstellingen aan.

Stap 3: Groepsinstellingen aanpassen

In de instellingen van de groep kun je verschillende zaken beheren:

• Naam van de groep
• Wie mag deelnemen? – Bijvoorbeeld Iedereen of Op uitnodiging.
• Zichtbaarheid – Iedereen of alleen leden van de groep.
• Wie mag documenten toevoegen?
• Groepsfoto – Upload een afbeelding (PNG, JPG of WebP, maximaal 5 MB).

Na het aanpassen van de instellingen sla je de wijzigingen op.

Onderdelen in een groep uitzetten

Gebruikt een groep niet alles? Dan zet je in de instellingen van de groep uit wat niet nodig is.

1. Open de groep en klik op Instellingen.
2. Zet bij Onderdelen in deze groep de schakelaar uit bij wat de groep niet gebruikt, bijvoorbeeld Evenementen of Nieuws.
3. Klik op Opslaan.

Het onderdeel verdwijnt dan voor iedereen uit de groep. Je kunt het op dezelfde plek weer aanzetten.

Goed om te weten:

• Je ziet hier alleen onderdelen die in jullie omgeving aan staan.
• Evenementen en nieuwsberichten voor deze groep blijven gewoon in de agenda en het nieuwsoverzicht staan. Alleen het onderdeel in de groep verdwijnt.
• Zet je Groepschat uit, dan kan niemand de chat van deze groep nog openen.
• Dit stel je in bij een bestaande groep, niet bij het aanmaken.
• Groepsbeheerders, beheerders en systeembeheerders kunnen dit aanpassen.

Stap 4: Nieuwe groep aanmaken

Je kunt ook een nieuwe groep toevoegen via het overzicht van alle groepen.

1. Klik rechtsboven op Groep aanmaken.
2. Vul de Naam van de groep in.
3. Stel in wie mag deelnemen:

• Iedereen (hierdoor kan iedereen die deze groep ziet tot de groep treden)
• **Op uitnodiging **(dit is een handmatige actie die beheerders moeten doorvoeren)

1. Bepaal wie de groep mag zien:

• Iedereen
• Alleen leden van de groep

1. Sla de groep op.

De groep is nu beschikbaar binnen de organisatie.

Stap 5: De volgorde van de groepen bepalen

Standaard staan de groepen op naam, waarbij cijfers als getal worden gelezen: JO8-1 komt vóór JO11-1, en die weer vóór JO19-1. Voor de meeste verenigingen klopt dat zo.

Wil je een eigen volgorde — bijvoorbeeld het eerste elftal bovenaan — dan kan een systeembeheerder die instellen:

1. Klik rechtsboven op Volgorde.
2. Sleep de groepen met het greepje links in de volgorde die je wilt. Werk je liever met het toetsenbord? Zet de focus op een greepje en gebruik de pijltjes omhoog en omlaag.
3. Veel groepen? Gebruik het zoekveld bovenin om er snel één te vinden. Wat je wegfiltert blijft gewoon in de lijst staan; je slaat altijd de volledige volgorde op.
4. Klik op Opslaan.

Deze volgorde geldt voor de hele omgeving en bepaalt ook de volgorde op de pagina Stand. Op de pagina Groepen blijven de kopjes (Mijn groepen, Groepen om aan deel te nemen, Groepen op uitnodiging) er gewoon omheen staan; binnen elk kopje volgen de groepen jouw volgorde.

Wil je terug naar de standaard, klik dan in datzelfde scherm op Alfabetisch herstellen. Een groep die je later aanmaakt, komt vanzelf achteraan.

Stap 6: Een groep automatisch vullen op leeftijd

Voor bijvoorbeeld jeugdteams of een seniorengroep kan een groep zichzelf vullen op basis van de geboortedatum van je leden. Dat heet Groep slim indelen.

1. Klik bij het aanmaken van een groep op Groep slim indelen om het blok open te klappen.
2. Vul bij Op leeftijd in van hoeveel tot en met hoeveel jaar. Eén van de twee mag leeg blijven, bijvoorbeeld alleen "van 65".
3. Kies bij Leeftijd gerekend op:
   • Vandaag: een lid schuift door op de eigen verjaardag.
   • 1 januari van dit jaar: de groep verandert één keer per jaar, zoals sportbonden hun leeftijdscategorieën indelen.
4. Onder de velden zie je meteen hoeveel leden er in de groep komen, en hoeveel leden geen geboortedatum hebben. Die laatsten komen er niet in.
5. Klik op Aanmaken.

Daarna houdt 4planning de groep zelf bij: wie de leeftijd bereikt komt erbij, wie eruit groeit gaat eruit. Dat gebeurt elke nacht, en meteen als je een geboortedatum wijzigt. Leden krijgen daar geen melding van.

Goed om te weten:

• Leden die je met de hand toevoegt, bijvoorbeeld een trainer, blijven altijd in de groep staan.
• Wie er automatisch in staat, heeft in de ledenlijst het label Automatisch. Die leden kun je niet met de hand verwijderen; pas daarvoor de leeftijd aan.
• Regel wijzigen of uitzetten? Open de groep, ga naar Instellingen en klik bij Groep slim indelen op Aanpassen. Met Slim indelen uitzetten blijft iedereen in de groep staan, maar wordt er niets meer automatisch bijgewerkt.
• Een groep die aan een Sportlink-team is gekoppeld, kun je niet slim indelen: die leden komen al uit Sportlink.
• Alleen beheerders en systeembeheerders kunnen een groep slim indelen.

Tips voor effectief gebruik

• Gebruik duidelijke en herkenbare groepsnamen.
• Maak aparte groepen voor teams, commissies of projecten.
• Beperk zichtbaarheid voor vertrouwelijke groepen.
• Controleer regelmatig de leden en instellingen.

Belangrijk om te weten

• Groepen bepalen wie toegang heeft tot communicatie en documenten.
• Wijzigingen zijn direct zichtbaar.
• Je kunt groepen op elk moment aanpassen.