4planning voor carnavalsverenigingen

Een carnavalsvereniging leeft in een paar hectische maanden. De pronkzitting is in twee uur uitverkocht via een voorverkoopadres, de raad van elf, de dansmarietjes en de hofkapel hebben elk hun eigen agenda, en na aswoensdag begint het van voren af aan. Wat je in die maanden niet kunt gebruiken, is een administratie die niet meebeweegt.

In 4planning verkoop je elke avond apart, met een eigen kaartontwerp per avond, en houd je je verenigingsjaar aan van 11-11 tot aswoensdag.

Zo ziet een carnavalsvereniging in 4planning eruit

• Kaartverkoop per avond — pronkzitting, jeugdzitting en bal, elk met een eigen ticket, eigen prijs en eigen ontwerp.
• Eigen ontwerp per zitting — kaarten en bevestigingsmail in de kleuren en het thema van dat jaar.
• Scanners bij de deur — een scan-account per avond dat alleen de kaarten van díe avond controleert.
• Groepen — raad van elf, dansmarietjes, hofkapel, bouwclub: elk met eigen chat, documenten en agenda.
• Ledenpas — leden komen met een QR-code op de telefoon binnen, zonder los kaartje.
• Seizoenen — je verenigingsjaar loopt van 11-11 tot aswoensdag, en aanwezigheid en deelname volgen dat ritme.
• Contributie en donateurs — leden per incasso; vrienden van de vereniging hou je apart bij.

Zo richt je het in

1. Zet je leden erin en nodig ze uit.
2. Maak groepen voor raad van elf, dansmarietjes, hofkapel en de bouwclub.
3. Stel je seizoen in zodat het carnavalsjaar apart wordt bijgehouden.
4. Zet je logo en kleuren op het thema van dit jaar.
5. Maak per avond een ticket en geef elk zijn eigen ontwerp met Ticket Studio.
6. Zet de ticketshop openbaar zodat ook niet-leden kaarten kunnen kopen.
7. Maak een ticketscanner per avond en geef die aan de mensen bij de deur.

Wat bij een carnavalsvereniging anders werkt

Elke avond is een eigen evenement met een eigen publiek. De pronkzitting trekt andere mensen dan de jeugdzitting, en het bal weer andere. Daarom maak je per avond een eigen ticket met een eigen prijs — en geef je dat ticket ook een eigen uiterlijk. In Ticket Studio ontwerp je de kaart per evenement en zelfs per tickettype, inclusief het logo en de kleur die in de bevestigingsmail en in de wallet-pass op de telefoon van de bezoeker terechtkomen. Dat is het verschil tussen "een kaartje uit een systeem" en een kaart die bij jullie thema hoort.

Aan de deur geef je de mensen die scannen een scan-account dat alleen de tickettypes van díe avond mag controleren. Zo kan iemand met de scanner van de jeugdzitting niets met de kaarten van het bal, en houd je overzicht over wie er binnen is.

Wat 4planning niet doet: genummerde plaatsen of een tafelindeling. Werk je met vaste tafels, dan blijft die indeling naast het systeem bestaan; de kaartverkoop, de betaling en de controle bij de deur lopen wel via 4planning.

Het laatste eigen stuk is het seizoen. Een carnavalsjaar is geen kalenderjaar en ook geen sportseizoen. Zet het seizoen goed neer en je kunt per jaar vergelijken hoeveel kaarten er verkocht zijn, wie er actief was en hoe de bezetting van de commissies eruitzag.

Veelgestelde vragen

Kunnen we per avond een ander kaartontwerp maken? Ja, per evenement en zelfs per tickettype — inclusief de huisstijl in de bevestigingsmail.

Kunnen we genummerde plaatsen of tafels verkopen? Nee, de kaartverkoop kent geen stoel- of tafelnummers.

Kunnen niet-leden kaarten kopen? Ja, met een openbare ticketshop koopt iedereen een kaart zonder account.

Hoe houden we de bouwclub apart? Als eigen groep met eigen chat, documenten en agenda — handig, want die draait vaak een heel ander schema dan de rest.