Aanwezigheid beheren

Met de functie Aanwezigheid beheren kun je eenvoudig zien wie zich heeft aangemeld voor een evenement en de status van deelnemers aanpassen. Dit is handig voor het bijhouden van opkomst en het beheren van introducees en deelnemers.

Stap 1: Ga naar Evenementen

1. Log in in je 4planning-omgeving.
2. Klik in het menu op Communicatie.
3. Klik vervolgens op Evenementen.

Stap 2: Open het evenement

1. Zoek in het overzicht het evenement waarvoor je de aanwezigheid wilt beheren.
2. Klik op het evenement om de detailpagina te openen.

Stap 3: Ga naar het overzicht van aan- en afmeldingen

Scroll naar beneden in dit scherm, hier zie je onder andere:

• De deelnemers die zich hebben aangemeld of afgemeld.
• Eventuele introducees

Je kunt hier eenvoudig controleren wie aanwezig is, wie afwezig is en wie nog moet reageren.

Aanwezigheid verwijderen

Per deelnemer kun je de aanwezigheid verwijderen door aan de rechterkant bij de naam op het kruisje te klikken (als je met je muis over deze gebruiker hovered). Dit is handig wanneer deelnemers zich mondeling of via een andere weg hebben afgemeld.

Wijzigingen opslaan

De aanpassingen worden automatisch opgeslagen.

Aanwezigheid van één evenement exporteren

Je kunt de aanwezigheid exporteren naar Excel om gemakkelijk overzicht te houden. Klik bij de alle aanwezigen, partners of introducees op de downloadknop aan de rechterkant. De afwezigheid kun je ook exporteren op deze manier.

Alle openstaande evenementen in één keer exporteren

Wil je niet per evenement klikken, dan haal je alles wat nog komt in één bestand op.

1. Ga in het menu naar Communicatie en klik op Evenementen.
2. Klik rechtsboven op Evenementen beheren.
3. Klik rechtsboven op Exporteer en kies onder Aanwezigheid van alles wat nog komt een vorm:
   • Aanwezigheid — per evenement een tabblad: elk evenement krijgt een eigen werkblad met naam, e-mailadres en status per genodigde.
   • Aanwezigheid — één tabel, leden × evenementen: één werkblad met de leden als rijen en de evenementen als kolommen.

De export bevat alle evenementen met een startdatum in de toekomst. Concepten, geannuleerde en afgelopen evenementen blijven erbuiten. Een lege cel in de kruistabel betekent dat iemand niet is uitgenodigd voor dat evenement — dat is iets anders dan "niet gereageerd".

Exporteren als groepsbeheerder

Beheer je een groep, dan mag je deze export ook maken, maar dan strikt binnen je eigen kring:

• Je krijgt alleen de evenementen die je zelf hebt aangemaakt of waaraan een groep hangt die jij beheert.
• Daarbinnen krijg je alleen de leden van de groepen die jij beheert.
• Verenigingsbrede evenementen zonder gekoppelde groep vallen er dus buiten. Dat is met opzet zo; een korte of zelfs lege export betekent niet dat er iets stuk is.
• De naam van je groep(en) staat in de bestandsnaam en boven elk tabblad, zodat twee exports niet door elkaar lopen.

Zie je de knop Evenementen beheren niet? Dan beheer je geen groep en ben je ook geen beheerder van de omgeving.

Wat je van iemand ziet

Een lid kan zijn aanwezigheid afschermen (Mijn account, bij zijn aanwezigheid). Zo iemand staat wel in de lijst, maar met Verborgen in plaats van zijn antwoord — de instelling gaat over je antwoord, niet over je naam. Boven een tabblad staat daarom "waarvan verborgen": dat aantal overlapt met de tellingen erboven.

• Als beheerder van de omgeving zie je de antwoorden van iedereen die zijn aanwezigheid niet volledig heeft afgeschermd.
• Als groepsbeheerder zie je je eigen groepsleden altijd; daarbuiten alleen leden die hun aanwezigheid openbaar hebben staan.
• E-mailadressen krijgt een groepsbeheerder alleen van zijn eigen groepsleden.

Tips voor effectief gebruik

• Gebruik deze functie voorafgaand aan het evenement om een actueel overzicht te hebben.
• Controleer de aanwezigheid op de dag zelf.
• Gebruik de gegevens na afloop voor evaluatie of rapportage.

Belangrijk om te weten

• Aanpassingen hebben direct invloed op het overzicht van deelnemers.
• Deze informatie kan gebruikt worden voor communicatie of opvolging.

Veelgestelde vragen

• Mijn export is leeg, wat nu? Dan staat er niets meer in de toekomst gepland, of je bent groepsbeheerder en hangt er geen toekomstig evenement aan een groep die jij beheert. Concepten en afgelopen evenementen komen nooit in deze export.
• Waarom staat er "Verborgen" bij iemand? Dat lid heeft zijn aanwezigheid afgeschermd in Mijn account. De naam blijft staan, het antwoord niet.
• Waarom mist een deel van mijn leden? Als groepsbeheerder krijg je alleen de leden van de groepen die jij beheert, ook bij een evenement dat je zelf hebt aangemaakt.
• Waar is de exportknop gebleven? Die stond eerder op de agenda-pagina en zit nu op Evenementen beheren — exporteren is beheerderswerk.