Leden/gebruikers importeren via Excel of CSV

In 4planning kun je meerdere leden of gebruikers tegelijk toevoegen via een Excel- of CSV-bestand. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatig invoerwerk. In dit artikel lees je hoe je gebruikers importeert.

Stap 1: Ga naar Leden

1. Log in in je 4planning-omgeving.
2. Ga in het menu naar Organisatie.
3. Klik op Leden.

Stap 2: Gebruikers importeren

1. Klik rechtsboven op Gebruiker aanmaken.
2. Kies vervolgens Gebruikers importeren.

Stap 3: Sjabloon downloaden

Je kunt een voorbeeldbestand downloaden waarin alle benodigde velden en groepen al zijn opgenomen.

• Download het sjabloon.
• Vul hierin de gegevens van de gebruikers.

Belangrijke tips bij het invullen van het bestand

• Gebruik het sjabloon zodat alle velden correct worden herkend.
• In het Excelbestand staan alle groepen vermeld.
• Importeer alleen wanneer alle groepen al zijn aangemaakt in 4planning.
• Vul onder de gewenste groepen bijvoorbeeld x, j, 1, ja of true in.
• Rij 3 is een voorbeeld. Laat het e-mailadres leeg om dit voorbeeld te negeren.
• Het sjabloon past zich aan je organisatie aan: heb je de Sportlink-koppeling aanstaan, dan staat er een kolom sportlink_id in waarin je de relatiecode kwijt kunt. Een relatiecode die al bij een ander lid hoort, wordt niet overgenomen — dat zie je op de controlepagina.

Stap 4: Bestand uploaden

1. Upload het ingevulde Excel- of CSV-bestand.
2. Klik op Importeren. Je komt nu op de controlepagina — er is nog niets opgeslagen.

Stap 5: Controleer het overzicht

Bovenaan zie je per status hoeveel rijen 4planning gevonden heeft:

• Nieuw – deze persoon bestaat nog niet in 4planning en wordt aangemaakt.
• Toevoegen – deze persoon heeft al een 4planning-account en wordt aan jouw organisatie toegevoegd.
• Al lid – staat al in deze organisatie; de rij wordt overgeslagen.
• Overgeslagen – de rij heeft geen e-mailadres (bijvoorbeeld de voorbeeldrij uit het sjabloon).
• Fout – het e-mailadres klopt niet.

Rijen met de status Al lid, Overgeslagen of Fout kun je niet aanvinken. De rest staat standaard aan; vink uit wie je nog niet wilt importeren.

Stap 6: Taal en uitnodigingsmail kiezen

Onderin de balk maak je de laatste keuzes:

• Taal – bepaalt in welke taal de uitnodigingsmail binnenkomt. Gebruik je meerdere talen, importeer dan per taal.
• Uitnodigingsmail – Wel versturen stuurt direct een uitnodiging; Niet versturen betekent dat je dit later doet via openstaande uitnodigingen.

Werkt je organisatie met medewerkers, dan staat hier ook Importeren als (medewerker of lid).

Stap 7: Import afronden

1. Klik op Importeer geselecteerde leden.

De gebruikers worden toegevoegd aan de organisatie.

Tips voor effectief gebruik

• Controleer altijd de e-mailadressen voordat je importeert.
• Werk met een duidelijke groepsstructuur.
• Gebruik imports bij grote aantallen leden.

Belangrijk om te weten

• Gebruikers kunnen na activatie direct inloggen.
• Je kunt uitnodigingen later versturen.
• Groepen moeten vooraf bestaan.