Contributie innen: een contributieplan aanmaken

Een contributieplan bepaalt wat een groep leden betaalt en hoe vaak. In dit artikel lees je hoe je een plan aanmaakt en welke keuzes je daarbij maakt.

Hoe contributie is opgebouwd

Contributie in 4planning bestaat uit drie lagen. Snap je die, dan snap je de rest:

1. Een contributieplan — wat er betaald wordt: een naam, een bedrag en een interval.
2. Een abonnement — welk lid aan welk plan gekoppeld is, en met welke betaalmethode.
3. Een termijn — de losse betaling die per periode automatisch ontstaat.

Je maakt dus eerst een plan, koppelt daar leden aan, en het systeem maakt vervolgens vanzelf de termijnen aan.

Stap 1: Ga naar Contributie

1. Open in het menu Financieel.
2. Klik op Contributie.

Stap 2: Een nieuw plan aanmaken

1. Klik op Plan aanmaken.
2. Geef het plan een herkenbare naam, bijvoorbeeld Senioren, Jeugd of Steunend lid. Deze naam ziet het lid terug op zijn betaalpagina en in de e-mails.
3. Vul het bedrag in dat per periode betaald wordt.
4. Kies het interval: jaarlijks, maandelijks, wekelijks of eenmalig.
5. Bij een jaarplan kun je Vaste betaaldatum per jaar aanzetten. Zie hieronder.
6. Sla het plan op.

De betaalmethode hoort bij het abonnement

Hoe een lid betaalt, stel je niet bij het plan in maar per abonnement. Zo kunnen leden op hetzelfde plan verschillend betalen: de meesten kiezen zelf tussen incasso en iDEAL, een enkeling betaalt alleen via incasso of buiten de app. Zie Abonnement instellen en Incasso, iDEAL of buiten de app.

Een vaste betaaldatum per jaar

Zonder vaste datum betaalt elk lid op zijn eigen dag: wie in oktober lid wordt, betaalt daarna elk jaar in oktober. Wil je dat iedereen op dezelfde dag betaalt, bijvoorbeeld op 1 februari, zet dan bij een jaarplan Vaste betaaldatum per jaar aan en kies de dag en de maand.

• Een nieuw lid betaalt bij aanmelding en daarna elk jaar op de vaste datum.
• Met Late aanmelders betalen pas op de vaste datum betaalt wie vanaf een gekozen datum lid wordt niet bij aanmelding, maar voor het eerst op de vaste datum. Kies je 1 november bij een vaste datum van 1 februari, dan betaalt wie in november, december of januari lid wordt voor het eerst op 1 februari.
• Met Nieuw lid slaat de eerste datum over als die binnen zoveel maanden valt voorkom je dat iemand twee keer kort na elkaar betaalt. Zet je dit op 3, dan betaalt wie in december 2026 lid wordt daarna pas in februari 2028: februari 2027 valt binnen die drie maanden en wordt overgeslagen. Op 0 slaat niemand iets over.
• Lopende abonnementen gaan na hun eerstvolgende termijn over op de vaste datum.

Stap 3: Leden koppelen

Een plan doet nog niets zolang er geen leden aan hangen. Koppel leden via een abonnement en kies daarbij hoe ze betalen: het lid kiest zelf tussen incasso en iDEAL, alleen automatische incasso, of buiten de app. Zie Abonnement instellen.

Tips voor effectief gebruik

• Maak liever een paar duidelijke plannen dan veel uitzonderingen. Een plan per lidsoort werkt in de praktijk het prettigst.
• Kies het interval bewust: maandelijks incasseren verlaagt de drempel voor leden, jaarlijks scheelt jou werk en servicekosten. Zet leden op een maandplan bij voorkeur op automatische incasso, anders krijgen ze elke maand een betaalverzoek.
• Wijzig je het bedrag van een plan, controleer dan wat dat doet met de lopende abonnementen — bestaande termijnen die al klaarstaan veranderen niet met terugwerkende kracht.

Veelgestelde vragen

• Kan ik leden in termijnen laten betalen? Ja, kies het interval maandelijks of wekelijks. Het systeem maakt dan elke periode een nieuwe termijn aan.
• Kan een lid meerdere plannen hebben? Ja, een lid kan aan meer dan één abonnement gekoppeld zijn, bijvoorbeeld een basiscontributie plus een bijdrage voor een extra activiteit.
• Wat gebeurt er met een plan dat ik verwijder? Verwijder een plan niet zolang er nog lopende abonnementen aan hangen. Stop eerst die abonnementen.