4planning voor schutterijen en gilden

Een schutterij of gilde is een traditievereniging met een eigen kalender: het koningsschieten, de bondsfeesten, de teerdag. Onderdelen als de drumband, de vendeliers en de marketentsters draaien elk hun eigen schema naast de schutters, en het uniform en het vaandel gaan van generatie op generatie mee. Dat is een heel andere administratie dan een competitierooster.

In 4planning zet je elk onderdeel neer als eigen groep, en volgen deelname en contributie het schuttersjaar in plaats van het kalenderjaar of een sportseizoen.

Zo ziet een schutterij of gilde in 4planning eruit

• Onderdelen als groepen — schutters, drumband, vendeliers, marketentsters en bestuur, elk met eigen chat, documenten en agenda.
• Koningsschieten en bondsfeesten als evenement — met aanmelding vooraf en, waar er kaartverkoop bij hoort, een ticket.
• Seizoenen — het schuttersjaar loopt niet gelijk met het kalenderjaar; aanwezigheid en deelname volgen dat eigen ritme.
• Ledenpas — leden komen met een QR-code op de telefoon binnen bij feesten en optochten.
• Contributie en donateurs — leden per incasso, beschermers en donateurs apart bijgehouden.
• Documenten per onderdeel — reglementen, statuten, historie en foto's per jaar op de juiste plek.
• Communicatie per onderdeel — een bericht aan de drumband bereikt niet automatisch de schutters, en andersom.

Zo richt je het in

1. Zet je leden erin en nodig ze uit.
2. Maak een groep per onderdeel: schutters, drumband, vendeliers, marketentsters.
3. Stel je seizoen in zodat het schuttersjaar apart wordt bijgehouden.
4. Zet je logo en kleuren op de kleuren van de schutterij.
5. Stel je contributieplan in en laat leden hun machtiging afgeven.
6. Maak het koningsschieten, de bondsfeesten en de teerdag als evenement, met aanmeldvelden waar nodig.
7. Verkoop je kaarten bij een feest, maak dan een ticket en een ticketscanner voor bij de deur.
8. Zet reglementen en historisch materiaal in documenten, gedeeld per onderdeel.

Wat bij een schutterij of gilde anders werkt

Er is geen competitieritme zoals bij een sportclub — geen wedstrijdrooster, geen scheidsrechters. De kalender bestaat uit losse, terugkerende evenementen: het koningsschieten, de bondsfeesten, de teerdag. Elk daarvan zet je als eigen evenement neer, met de aanmeldvelden die je nodig hebt (bijvoorbeeld wie er als vaandeldrager meeloopt).

De onderdelen zijn het andere eigen stuk. Een schutterij is zelden één club met één agenda — de drumband repeteert wekelijks, de schutters trainen voor het koningsschieten, en het bestuur vergadert apart. Door elk onderdeel als eigen groep neer te zetten, krijgt iedereen precies de chat, de documenten en de agenda die bij zijn eigen onderdeel hoort, zonder dat het bericht van de drumband tussen de schietoefeningen van de schutters verdwijnt.

En het materiaal weegt hier zwaarder dan bij de meeste andere verenigingen: uniformen, het vaandel, de trom en historische stukken gaan van generatie op generatie mee. Zet de vaste afspraken en overzichten daarover in documenten, zodat wie er in een onderdeel komt meteen weet wat er is en waar het hoort.

Veelgestelde vragen

Kunnen we per onderdeel apart communiceren? Ja, elk onderdeel is een eigen groep met eigen chat, documenten en agenda.

Kunnen we het koningsschieten als evenement met aanmelding zetten? Ja, met de aanmeldvelden die je nodig hebt, en met een ticket als er kaartverkoop bij hoort.

Loopt het schuttersjaar gelijk met het kalenderjaar? Nee, stel je eigen seizoen in zodat aanwezigheid en deelname het schuttersjaar volgen.

Kunnen donateurs en beschermers apart van de leden staan? Ja, met een eigen contributieplan of als aparte groep.