4planning voor toneelverenigingen

Een toneelvereniging leeft van een handvol voorstellingen per jaar. Maanden repeteren, en dan moet de zaal in een paar weken vol — anders klopt de begroting voor de rest van het seizoen niet meer. Ondertussen loopt er een heel eigen schema naast de speeldata: repetities elke week, decorbouw in het weekend, en een regisseur die precies wil weten wie er dinsdag wél en niet is.

In 4planning verkoop je elke voorstelling apart, met een eigen kaartontwerp per productie, en houd je spel, techniek en decor uit elkaar zonder dat het drie aparte administraties worden.

Zo ziet een toneelvereniging in 4planning eruit

• Kaartverkoop per voorstelling — elke speeldatum een eigen ticket, met een eigen prijs; de vrijdagavond loopt vaak anders dan de zondagmatinee.
• Eigen ontwerp per productie — het affichebeeld op de kaart, in de bevestigingsmail en in de wallet-pass op de telefoon van de bezoeker.
• Openbare ticketshop — publiek koopt online, zonder account en zonder kaartverkoop aan de deur.
• Groepen per onderdeel — spelers, techniek, decor en kostuums, elk met eigen chat, documenten en agenda.
• Repetities met aanwezigheid — een herhalend evenement waarop leden zich afmelden in plaats van aanmelden, zodat de regisseur in één oogopslag ziet wie er ontbreekt.
• Documenten per productie — script, regieaanwijzingen, decorplan en licentiepapieren op de juiste plek.
• Contributie en donateurs — leden per incasso, begunstigers van de vereniging apart bijgehouden.

Zo richt je het in

1. Zet je leden erin en nodig ze uit.
2. Maak groepen voor spel, techniek, decor en kostuums.
3. Zet de wekelijkse repetitie klaar met een evenement aanmaken en laat hem herhalen.
4. Stel je contributieplan in en laat leden hun machtiging afgeven.
5. Zet je logo en kleuren op de huisstijl van de vereniging of de productie.
6. Maak per speeldatum een ticket en geef elke productie zijn eigen ontwerp met Ticket Studio.
7. Zet de ticketshop openbaar zodat ook niet-leden kaarten kopen.
8. Maak een ticketscanner voor bij de deur.

Wat bij een toneelvereniging anders werkt

Een productie loopt over meerdere speeldata, maar is voor de kaartverkoop geen los evenement per keer — het is één productie met een aantal voorstellingen. Zet elke speeldatum als apart evenement onder hetzelfde seizoen weg, dan zie je per productie de totale kaartverkoop en per avond hoe vol de zaal zit. Ticket Studio ontwerpt de kaart per evenement en zelfs per tickettype, inclusief het affichebeeld dat terugkomt in de bevestigingsmail en de wallet-pass — dat is het verschil tussen "een kaartje uit een systeem" en een kaart die bij de productie hoort.

Wat 4planning niet doet: genummerde plaatsen of een zaalindeling met stoelnummers. Werkt jouw vereniging met vaste rijen, dan blijft die indeling naast het systeem bestaan — de verkoop, de betaling en de controle bij de deur lopen wel via 4planning.

De repetities zijn het andere eigen stuk. Anders dan bij een evenement waarvoor je je aanmeldt, staat een lid bij een repetitie standaard op aanwezig en meldt hij zich juist af als hij niet kan. Zo ziet de regisseur in één scherm wie er die dinsdag ontbreekt, zonder dat elke speler eerst een aanmelding moet doen voor iets dat toch al vaststaat.

Veelgestelde vragen

Kunnen we per voorstelling een ander kaartontwerp maken? Ja, per evenement en zelfs per tickettype — inclusief de huisstijl in de bevestigingsmail en de wallet-pass.

Kunnen we genummerde plaatsen of rijen verkopen? Nee, de kaartverkoop kent geen stoel- of rijnummers.

Kunnen niet-leden kaarten kopen? Ja, met een openbare ticketshop koopt iedereen een kaart zonder account.

Hoe houden we decor en techniek apart van de spelers? Als eigen groepen met eigen chat, documenten en agenda — handig, want de decorbouw draait vaak een heel ander schema dan de repetities.