4planning voor hockeyverenigingen

Een hockeyclub draait op ouders. Zij brengen en halen, staan in de kantine, fluiten de jongste teams en betalen de contributie. Het meeste geregel gaat dan ook niet over hockey maar over roosters: wie rijdt er zaterdag, wie staat er achter de bar, en wie fluit die wedstrijd om half tien. Dat zijn precies de dingen die nu in twaalf verschillende appgroepen leven.

In 4planning zet je die roosters op één plek, met dezelfde afspraken voor elk team: zelf inschrijven, onderling ruilen en een automatische herinnering een dag van tevoren.

Zo ziet een hockeyvereniging in 4planning eruit

• Rijschema per team — de rijbeurten als dienst: datum, tijd, "twee auto's nodig", ouders schrijven zichzelf in en ruilen onderling.
• Kantinediensten — dezelfde manier van werken voor de bardienstplicht in het clubhuis.
• Arbitrage — clubscheidsrechters en spelbegeleiders geven hun beschikbaarheid door en worden daarop ingedeeld.
• Wedstrijden — het programma per team, met of zonder bondskoppeling (zie hieronder).
• Zaalhockey als eigen seizoen — de winterperiode apart bijhouden, naast het veldseizoen.
• Contributie per gezin — één ouder tekent één machtiging voor twee of drie hockeyende kinderen.
• Groepen per team — JC1, Heren 2, de arbitragecommissie: elk met eigen chat, documenten en agenda.

Zo richt je het in

1. Zet je ledenbestand klaar met importeren via Excel of CSV.
2. Maak groepen per team en geef coaches en teammanagers rechten op alleen hun eigen team.
3. Koppel kind- en ouderaccounts — bij hockey is de ouder de gebruiker, niet het jeugdlid.
4. Zet je contributieplannen per leeftijdsgroep klaar.
5. Maak het rijschema en de kantinediensten met bardiensten inplannen en stel het aantal benodigde mensen in.
6. Bepaal hoe streng je bent met het afmeldbeleid — een rijbeurt die op vrijdagavond vrijvalt is een probleem.
7. Voer je wedstrijden in en zet de arbitrage-indeling op.

Wat bij een hockeyvereniging anders werkt

De bondskoppeling verschilt per land, en dat is het eerste dat je wilt weten. Belgische hockeyclubs werken met Sportlink: daar koppel je het wedstrijdprogramma gewoon aan 4planning en lopen teams, wedstrijden en uitslagen automatisch mee — zie Sportlink koppelen en synchroniseren. Nederlandse clubs zitten bij de KNHB, en die loopt niet via Sportlink. Dat betekent niet dat het niet kan: je voert het programma handmatig in (dat is per team een kwestie van een keer invoeren), en we denken graag mee over een koppeling met het systeem dat jouw club gebruikt. Neem daarvoor contact met ons op — we bouwen vaker koppelingen op verzoek.

Het tweede eigen stuk is het rijschema. Bij vrijwel elke andere sport gaat het dienstrooster over de kantine; bij hockey is het rijden naar uitwedstrijden minstens zo groot, en het loopt bijna overal via een appgroep waar niemand meer uitkomt. Zet de rijbeurten op als diensten per team: datum, vertrektijd, hoeveel auto's je nodig hebt. Ouders claimen zelf, kunnen onderling ruilen en krijgen een dag van tevoren automatisch een herinnering. Meldt iemand zich te laat af, dan gaat er een bericht naar de teammanager in plaats van dat het stil blijft.

Het derde is het zaalseizoen. Hockey heeft feitelijk twee competities per jaar met andere teams, andere tijden en soms andere contributie. Met seizoenen houd je die apart, zodat aanwezigheid en deelname per seizoen kloppen en je het veldseizoen niet vervuilt met zaaldata.

Veelgestelde vragen

Werkt de Sportlink-koppeling voor onze hockeyclub? Voor Belgische clubs wel — die lopen op Sportlink. Nederlandse KNHB-clubs niet; daar voer je het programma handmatig in, of we kijken samen naar een koppeling.

Kunnen we het rijschema hierin zetten? Ja, als diensten per team, met zelf inschrijven, ruilen en een herinnering vooraf.

Kunnen ouders alles voor hun kind regelen? Ja, met gekoppelde gezinsaccounts: aanmeldingen, gegevens en de contributie in één machtiging.

Hoe gaan we om met zaalhockey? Als een apart seizoen naast het veldseizoen, met eigen teams en eigen deelname.