Créer un planning de services de bar

Tu veux savoir comment créer un planning de services de bar ? Ça se fait service par service : tu crées un service de bar avec une date, une heure et le nombre de personnes dont tu as besoin, et tu décides comment les membres peuvent s'inscrire. Tous les services que tu crées forment ensemble le planning. Découvre comment cela se passe dans un club de tennis ou, comme service de salle, dans un club de basket.

Étape 1 : Va dans Services de bar

Ouvre Services de bar dans le menu et clique sur Nouveau service.

Étape 2 : Remplis les données du service

Sur la page Planifier un nouveau service de bar, renseigne :

• Date — le jour où le service a lieu (obligatoire).
• Heure de début et de fin — à quelle heure le service commence et se termine (obligatoire).
• Lieu — par exemple la cantine, le club-house ou le terrain de l'événement.
• Nombre de personnes nécessaires — combien de personnes tu recherches pour ce service (obligatoire).
• Description / instructions — des informations supplémentaires, comme des particularités ou ce qu'il faut faire pendant le service.

Tu ne veux pas tout taper toi-même ? Utilise Avec Planny : tape en langage courant ce que tu veux dire — par exemple « samedi 14 septembre de 19h à 23h, cantine, 3 personnes nécessaires pour le match à domicile » — et Planny remplit les champs pour toi. Tu vérifies et ajustes si nécessaire, comme pour une saisie manuelle.

Étape 3 : Détermine comment les membres s'inscrivent

Sous Les membres peuvent-ils s'inscrire directement ?, tu choisis :

• Oui, directement garanti — un membre qui s'inscrit est placé immédiatement sur le service.
• Non, l'administrateur doit approuver — une inscription arrive d'abord chez toi ; tu l'approuves ou la refuses avant que la place soit définitive.

Étape 4 : Planifie éventuellement des membres à l'avance (facultatif)

Sous Planifier des personnes à l'avance, recherche des membres par nom ou adresse e-mail et ajoute-les directement au service, sans qu'ils aient besoin de s'inscrire eux-mêmes. Pratique si tu sais déjà qui travaille ce jour-là.

Étape 5 : Choisis si les membres reçoivent un message

Tout en bas se trouve l'interrupteur Informer les membres. Il est activé par défaut : toute personne ayant le rôle de service qui a activé cette notification reçoit un message push indiquant qu'un nouveau service est disponible. Juste en dessous, tu vois exactement de qui il s'agit — clique sur la ligne pour dérouler la liste complète.

Si tu le désactives, aucun message push n'est envoyé. Le service apparaît quand même dans le planning et dans l'application, mais personne n'en reçoit de notification. Pratique si tu crées plusieurs services d'affilée, ou si tu veux d'abord relire le planning.

Sous Message (facultatif), tu peux rédiger toi-même le texte de la notification — par exemple « On cherche des bras en plus, la soirée s'annonce chargée ». Juste en dessous, tu vois comment le message arrive sur un téléphone. Si tu laisses le champ vide, le texte standard est utilisé. Le titre de la notification est fixe, pour que les membres voient toujours de quoi il s'agit.

Étape 6 : Enregistre le service

Clique sur Enregistrer. Le service apparaît immédiatement dans le planning, et les membres dont c'est le tour peuvent s'y inscrire.

Questions fréquentes

Tout le monde peut-il créer un service de bar ? Non, seuls les administrateurs : l'administrateur de l'environnement, une personne ayant le rôle d'administrateur des services de bar, ou un super-administrateur. Tu ne vois pas le bouton Nouveau service ? Demande à ton bureau le rôle d'administrateur des services de bar.

Puis-je faire revenir un service, comme tous les samedis ? Oui — avec une série de services au bar, tu définis le schéma une seule fois (jours, horaires, nombre de personnes) et 4planning génère à partir de là tous les services pour toute la saison en une fois. Cette page concerne un service unique.

Puis-je lier des points à un service ? Pas lors de la création elle-même. Si ton environnement utilise un système de points, les points passent par le système de points et le tableau des scores.

Puis-je modifier plus tard le nombre de personnes ou l'heure ? Oui, utilise gérer un service de bar pour ajuster un service existant.

Que se passe-t-il si pas assez de personnes s'inscrivent à temps ? Le service reste simplement ouvert jusqu'à ce que le nombre de personnes requis soit atteint ; l'aperçu montre en un coup d'œil quels services ne sont pas encore complets.