Percevoir la cotisation : créer un plan de cotisation

Un plan de cotisation détermine ce que paie un groupe de membres et à quelle fréquence. Cet article explique comment créer un plan et quels choix faire.

Comment la cotisation est structurée

La cotisation dans 4planning se compose de trois couches. Si tu les comprends, tu comprends le reste :

1. Un plan de cotisation — ce qui est payé : un nom, un montant et un intervalle.
2. Un abonnement — quel membre est lié à quel plan, et avec quelle méthode de paiement.
3. Une échéance — le paiement individuel qui est généré automatiquement chaque période.

Tu crées donc d'abord un plan, tu y lies des membres, et le système génère ensuite automatiquement les échéances.

Étape 1 : Va dans Cotisation

1. Ouvre dans le menu Financier.
2. Clique sur Cotisation.

Étape 2 : Créer un nouveau plan

1. Clique sur Créer un plan.
2. Donne au plan un nom reconnaissable, par exemple Seniors, Jeunes ou Membre soutien. Ce nom sera visible par le membre sur sa page de paiement et dans les e-mails.
3. Renseigne le montant payé par période.
4. Choisis l'intervalle : annuel, mensuel, hebdomadaire ou unique.
5. Pour un plan annuel, tu peux activer Date de paiement fixe chaque année. Voir ci-dessous.
6. Enregistre le plan.

Le mode de paiement appartient à l'abonnement

Tu ne règles pas la façon dont un membre paie sur le plan, mais par abonnement. Ainsi, des membres d'un même plan peuvent payer différemment : la plupart choisissent eux-mêmes entre prélèvement et iDEAL, quelques-uns paient uniquement par prélèvement ou en dehors de l'application. Voir Configurer un abonnement et Prélèvement, iDEAL ou en dehors de l'application.

Une date de paiement fixe chaque année

Sans date fixe, chaque membre paie à sa propre date : celui qui devient membre en octobre paie ensuite chaque année en octobre. Si tu veux que tout le monde paie le même jour, par exemple le 1er février, active Date de paiement fixe chaque année sur un plan annuel et choisis le jour et le mois.

• Un nouveau membre paie à son inscription, puis chaque année à la date fixe.
• Avec Les inscriptions tardives paient à la date fixe, toute personne qui devient membre à partir d'une date choisie ne paie pas à l'inscription, mais pour la première fois à la date fixe. Si tu choisis le 1er novembre avec une date fixe au 1er février, qui devient membre en novembre, décembre ou janvier paie pour la première fois le 1er février.
• Un nouveau membre saute la première date si elle tombe dans ce nombre de mois évite qu'une personne paie deux fois coup sur coup. Avec 3, celui qui devient membre en décembre 2026 paie à nouveau en février 2028 : février 2027 tombe dans ces trois mois et est sauté. Avec 0, personne ne saute rien.
• Les abonnements en cours passent à la date fixe après leur prochaine échéance.

Étape 3 : Lier des membres

Un plan ne fait encore rien tant qu'aucun membre n'y est lié. Lie des membres via un abonnement et choisis-y comment ils paient : le membre choisit lui-même entre prélèvement et iDEAL, uniquement le prélèvement automatique, ou en dehors de l'application. Voir Configurer un abonnement.

Conseils pour une utilisation efficace

• Mieux vaut créer quelques plans clairs que beaucoup d'exceptions. Un plan par type de membre fonctionne le mieux en pratique.
• Choisis l'intervalle en connaissance de cause : un prélèvement mensuel abaisse le seuil pour les membres, un prélèvement annuel t'économise du travail et des frais de service. Mets de préférence les membres d'un plan mensuel en prélèvement automatique, sinon ils reçoivent chaque mois une demande de paiement.
• Si tu modifies le montant d'un plan, vérifie l'effet sur les abonnements en cours — les échéances existantes déjà prêtes ne changent pas rétroactivement.

Questions fréquentes

• Puis-je faire payer les membres en plusieurs échéances ? Oui, choisis l'intervalle mensuel ou hebdomadaire. Le système génère alors une nouvelle échéance à chaque période.
• Un membre peut-il avoir plusieurs plans ? Oui, un membre peut être lié à plus d'un abonnement, par exemple une cotisation de base plus une contribution pour une activité supplémentaire.
• Que se passe-t-il avec un plan que je supprime ? Ne supprime pas un plan tant que des abonnements en cours y sont encore liés. Arrête d'abord ces abonnements.