Créer et gérer des groupes

Mis à jour le 6 octobre 2026

Avec les groupes dans 4planning, tu organises la communication, les documents, les événements et la collaboration au sein de ton organisation. Tu décides toi-même qui peut participer, qui peut voir le groupe et qui a des droits dans le groupe.

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Étape 1 : Va dans Groupes

Connecte-toi à ton environnement 4planning.
Dans le menu de gauche, va dans Paramètres.
Clique sur Groupes.

Les paramètres et la création de groupes sont réservés à un administrateur système. Si tu es administrateur et que tu ne vois pas Paramètres dans le menu, demande à un administrateur système de créer le groupe.

Tu vois maintenant un aperçu de tous les groupes de l'organisation.

Aperçu des groupes

Dans l'aperçu, tu vois par groupe entre autres :

Nom
Qui peut participer ? (par exemple Tout le monde ou Sur invitation)
Qui peut voir ce groupe ? (par exemple Tout le monde ou Uniquement les membres de ce groupe)

Étape 2 : Ouvrir et gérer un groupe

Clique sur un groupe pour l'ouvrir.

Tu vois maintenant toutes les parties de ce groupe, telles que :

Événements – Consulte et gère les activités du groupe.
Actualités – Découvre les dernières actualités du groupe.
Sondages – Consulte et vote sur des sondages.
Chat de groupe – Communique avec les membres du groupe.
Documents – Partage et gère des fichiers.
Membres – Consulte et gère les membres du groupe.
Paramètres – Ajuste les paramètres du groupe.

Étape 3 : Ajuster les paramètres du groupe

Dans les paramètres du groupe, tu peux gérer plusieurs éléments :

Nom du groupe
Qui peut participer ? – Par exemple Tout le monde ou Sur invitation.
Visibilité – Tout le monde ou uniquement les membres du groupe.
Qui peut ajouter des documents ?
Photo du groupe – Téléverse une image (PNG, JPG ou WebP, 5 Mo maximum).

Après avoir ajusté les paramètres, enregistre les modifications.

Désactiver des fonctions dans un groupe

Un groupe n'utilise pas tout ? Désactive alors ce qui n'est pas nécessaire dans les paramètres du groupe.

Ouvre le groupe et clique sur Paramètres.
Sous Fonctions de ce groupe, désactive ce que le groupe n'utilise pas, par exemple Événements ou Actualités.
Clique sur Enregistrer.

La fonction disparaît alors du groupe pour tout le monde. Tu peux la réactiver au même endroit.

Bon à savoir :

Tu ne vois ici que les fonctions activées dans ton environnement.
Les événements et les actualités pour ce groupe restent visibles dans l'agenda et l'aperçu des actualités. Seule la fonction dans le groupe disparaît.
Si tu désactives le Chat de groupe, plus personne ne peut ouvrir le chat de ce groupe.
Cela se règle sur un groupe existant, pas lors de sa création.
Les gestionnaires du groupe, les administrateurs et les administrateurs système peuvent le modifier.

Étape 4 : Créer un nouveau groupe

Tu peux aussi ajouter un nouveau groupe depuis l'aperçu de tous les groupes.

Clique en haut à droite sur Créer un groupe.
Renseigne le Nom du groupe.
Définis qui peut participer :

Tout le monde (ainsi, toute personne qui voit ce groupe peut le rejoindre)
Sur invitation (il s'agit d'une action manuelle que les administrateurs doivent effectuer)

Détermine qui peut voir le groupe :

Tout le monde
Uniquement les membres du groupe

Enregistre le groupe.

Le groupe est maintenant disponible au sein de l'organisation.

Étape 5 : Définir l'ordre des groupes

Par défaut, les groupes sont classés par nom, les chiffres étant lus comme des nombres : JO8-1 vient avant JO11-1, et celui-ci avant JO19-1. Pour la plupart des clubs, c'est déjà correct.

Si tu veux ton propre ordre — la première équipe en haut, par exemple — un administrateur système peut le définir :

Clique en haut à droite sur Ordre.
Fais glisser les groupes avec la poignée à gauche dans l'ordre voulu. Tu préfères le clavier ? Place le focus sur une poignée et utilise les flèches haut et bas.
Beaucoup de groupes ? Utilise le champ de recherche en haut pour en trouver un rapidement. Ce que tu filtres reste dans la liste ; tu enregistres toujours l'ordre complet.
Clique sur Enregistrer.

Cet ordre vaut pour tout l'environnement et détermine aussi l'ordre sur la page Classement. Sur la page Groupes, les intitulés (Mes groupes, Groupes à rejoindre, Groupes sur invitation) restent autour ; à l'intérieur de chaque intitulé, les groupes suivent ton ordre.

Tu veux revenir au réglage par défaut ? Clique dans ce même écran sur Restaurer alphabétique. Un groupe créé plus tard se place automatiquement à la fin.

Étape 6 : Remplir un groupe automatiquement selon l'âge

Par exemple pour des équipes de jeunes ou un groupe de seniors, un groupe peut se remplir tout seul d'après la date de naissance de tes membres. Cela s'appelle Remplir le groupe automatiquement.

Lors de la création d'un groupe, clique sur Remplir le groupe automatiquement pour déplier le bloc.
Sous Selon l'âge, indique de combien à combien d'ans (inclus). Tu peux laisser l'un des deux vide, par exemple seulement « à partir de 65 ».
Sous Âge calculé au, choisis :
- Aujourd'hui : un membre passe au groupe suivant le jour de son anniversaire.
- 1er janvier de cette année : le groupe change une fois par an, comme les fédérations sportives fixent leurs catégories d'âge.
Sous les champs, tu vois tout de suite combien de membres entreront dans le groupe, et combien n'ont pas de date de naissance. Ces derniers n'y entrent pas.
Clique sur Créer.

Ensuite 4planning tient le groupe à jour : qui atteint l'âge y entre, qui le dépasse en sort. Cela se fait chaque nuit, et immédiatement quand tu modifies une date de naissance. Les membres ne reçoivent aucune notification.