Créer et gérer des groupes

Avec les groupes dans 4planning, tu organises la communication, les documents, les événements et la collaboration au sein de ton organisation. Tu décides toi-même qui peut participer, qui peut voir le groupe et qui a des droits dans le groupe.

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Étape 1 : Va dans Groupes

1. Connecte-toi à ton environnement 4planning.
2. Dans le menu de gauche, va dans Paramètres.
3. Clique sur Groupes.

Tu vois maintenant un aperçu de tous les groupes de l'organisation.

Aperçu des groupes

Dans l'aperçu, tu vois par groupe entre autres :

• Nom
• Qui peut participer ? (par exemple Tout le monde ou Sur invitation)
• Qui peut voir ce groupe ? (par exemple Tout le monde ou Uniquement les membres de ce groupe)

Étape 2 : Ouvrir et gérer un groupe

1. Clique sur un groupe pour l'ouvrir.

Tu vois maintenant toutes les parties de ce groupe, telles que :

• Événements – Consulte et gère les activités du groupe.
• Actualités – Découvre les dernières actualités du groupe.
• Sondages – Consulte et vote sur des sondages.
• Chat de groupe – Communique avec les membres du groupe.
• Documents – Partage et gère des fichiers.
• Membres – Consulte et gère les membres du groupe.
• Paramètres – Ajuste les paramètres du groupe.

Étape 3 : Ajuster les paramètres du groupe

Dans les paramètres du groupe, tu peux gérer plusieurs éléments :

• Nom du groupe
• Qui peut participer ? – Par exemple Tout le monde ou Sur invitation.
• Visibilité – Tout le monde ou uniquement les membres du groupe.
• Qui peut ajouter des documents ?
• Photo du groupe – Téléverse une image (PNG, JPG ou WebP, 5 Mo maximum).

Après avoir ajusté les paramètres, enregistre les modifications.

Étape 4 : Créer un nouveau groupe

Tu peux aussi ajouter un nouveau groupe depuis l'aperçu de tous les groupes.

1. Clique en haut à droite sur Créer un groupe.
2. Renseigne le Nom du groupe.
3. Définis qui peut participer :

• Tout le monde (ainsi, toute personne qui voit ce groupe peut le rejoindre)
• Sur invitation (il s'agit d'une action manuelle que les administrateurs doivent effectuer)

1. Détermine qui peut voir le groupe :

• Tout le monde
• Uniquement les membres du groupe

1. Enregistre le groupe.

Le groupe est maintenant disponible au sein de l'organisation.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise des noms de groupe clairs et reconnaissables.
• Crée des groupes séparés pour les équipes, commissions ou projets.
• Limite la visibilité des groupes confidentiels.
• Vérifie régulièrement les membres et les paramètres.

Important à savoir

• Les groupes déterminent qui a accès à la communication et aux documents.
• Les modifications sont immédiatement visibles.
• Tu peux ajuster les groupes à tout moment.