Désigner les arbitres en tant qu'administrateur

Les arbitres se désignent depuis Gérer les matchs. En haut, Sans arbitre indique combien de matchs n'en ont pas encore ; le filtre Uniquement sans arbitre ne laisse que ceux-là. Dans le tableau, l'arbitre a sa propre colonne, avec son numéro de téléphone en dessous.

Étape 1 : déterminer qui est arbitre

Clique sur Gérer les arbitres et ajoute des membres. Seuls les membres ayant ce rôle apparaissent comme candidats. Si personne n'y figure, l'application ne peut ni désigner ni proposer quoi que ce soit.

Clique sur un nom dans cette même liste et tu obtiens son profil : Disponibilités (la grille hebdomadaire et les exceptions ponctuelles), Préférences d'équipe et une Note pour toi. Pratique quand quelqu'un t'écrit qu'il ne peut pas en mai : tu l'enregistres aussitôt sans quitter la page. Ce que tu remplis apparaît sur la page du membre avec la mention rempli par le planificateur, et il peut le remplacer. Tu ne peux pas modifier ses réglages de notification : c'est son propre choix et cela se trouve dans Mon compte.

Tu peux aussi activer le rôle par membre via la liste des membres → membre → Droits.

Étape 2 : désigner un arbitre pour un match

1. Clique sur le match — la fiche de travail s'ouvre.
2. Déplie Arbitre. La liste des candidats se charge et tient compte d'une répartition équitable (celui qui a beaucoup arbitré récemment descend dans la liste), des préférences d'équipe, des disponibilités et des conflits.
3. Choisis s'il s'agit de l'arbitre principal ou d'un assistant, puis clique sur un nom.
4. Clique en bas sur Enregistrer.

Cette dernière étape n'est pas une formalité. Cliquer sur un nom ne fait que préparer le choix — la mention Ce choix ne s'applique qu'après Enregistrer est d'ailleurs affichée. Tu peux donc encore changer d'avis sans que personne n'ait été prévenu. L'assistant fait exception : il est ajouté dès que tu cliques sur son nom.

Tu veux que l'arbitre soit informé de sa désignation ? Ouvre le bloc Informer les membres avant d'enregistrer et active l'interrupteur. En dessous, tu vois qui reçoit le message ; clique sur la rangée de noms pour dérouler la liste complète. C'est la véritable liste d'envoi, pas une estimation : celui qui a désactivé la notification n'y figure pas, et pour un match déjà joué ou annulé, rien ne part. Si tu modifies aussi un terrain ou un vestiaire dans le même écran, toute l'équipe en est informée — ces noms apparaissent alors également.

Si quelqu'un apparaît en grisé, la raison est indiquée — par exemple jamais disponible le dimanche matin ou absent jusqu'au 21 sep. Si tu recliques sur le nom actuellement désigné, tu le retires — comme avec le bouton Retirer la désignation en bas du panneau. Là aussi, cela ne s'applique qu'après Enregistrer, et la personne retirée n'en est pas informée. La fédération s'occupe de l'arbitre pour ce match ? Active alors l'interrupteur La fédération fournit l'arbitre ; ce match ne compte plus comme travail en attente.

Étape 3 : faire proposer une répartition en une fois

Au-dessus du tableau se trouve la carte repliée Générer la répartition, dont l'en-tête indique l'état : combien de matchs il y a, combien tu as remplis toi-même et combien restent ouverts. Déplie-la avec la flèche ou le bouton à côté. Choisis en haut une période : seuls les matchs qui s'y trouvent participent.

Que dois-je remplir ?

En haut du panneau se trouvent trois interrupteurs : Désigner les arbitres, Répartir les terrains et Répartir les vestiaires. Tout ce que ton club a configuré est activé par défaut — tu ouvres ce panneau pour boucler un samedi, pas pour n'en faire qu'un des trois. Si un volet n'est pas possible, l'interrupteur est désactivé avec la raison à côté (par exemple Vous n'avez pas encore configuré de terrains.) et ce que tu peux y faire.

Si tu actives les terrains ou les vestiaires, des colonnes s'ajoutent et la liste s'allonge : apparaissent aussi les matchs qui ont déjà un arbitre, car ils ont encore besoin d'un terrain et d'un vestiaire.

La valeur est le bouton

Il n'y a plus de colonne d'actions séparée. Si une place est vide, tu vois un bouton Choisir ; s'il y a quelque chose, ce nom ou ce terrain est le bouton — tu cliques dessus pour changer, et au survol une icône d'échange apparaît. Un clic ouvre une liste de choix, avec un champ de recherche dès qu'il y a plus de dix options.

Pour les arbitres, sous chaque nom figure la raison pour laquelle la personne peut ou non : 3 matchs cette saison, arbitre déjà à cette heure, joue lui-même ce jour-là, ou la raison de son indisponibilité. Celui qui arbitre déjà à cette heure figure bien dans la liste, mais n'est pas sélectionnable — sinon il te reste exactement la question « pourquoi Peter n'y est-il pas ? ».

Pour retirer ton propre choix, choisis dans cette même liste Laisse Planny choisir. Cette option n'apparaît que s'il y a quelque chose de toi à retirer.

Ce que les couleurs signifient

• Vert avec un cadenas — c'est déjà réellement dans le match. Dans la colonne arbitre tu lis alors déjà désigné ou via la fédération.
• Cyan — une proposition du générateur, pas encore enregistrée.
• Gris avec un cadenas — ton propre choix ; le générateur n'y touche pas.
• Jaune avec un bord pointillé — il reste quelque chose à faire ici.
• Rouge — le calcul a eu lieu, mais personne n'a été trouvé.

Générer et ajuster

Clique sur Générer. Les noms se posent un à un, et les compteurs en haut montrent combien sont désignés, combien tu as fixés toi-même et combien n'ont pas pu être remplis. Ces compteurs sont cliquables : c'est ainsi que tu filtres la liste sur exactement ces lignes.

À côté de chaque nom figure qui était le deuxième et pourquoi c'est celui-ci, par exemple sinon ç'aurait été Sanne — elle en a trois de plus cette saison. Si un match ne passe pas, la raison est indiquée (par exemple sur 11 : 4 indisponibles, 3 arbitrent déjà à cette heure). Pas satisfait ? Ajuste quelque chose et clique sur Regénérer — seul ce qui change bouge.

Ce que tu fixes toi-même survit à un rechargement. Ces choix sont conservés dans ton propre navigateur, pas sur le serveur : si tu appuies par erreur sur F5, ils sont toujours là. Au bout de deux semaines ils expirent — ils porteraient alors sur des matchs joués depuis longtemps. Si tu préfères repartir de zéro, utilise Vider à côté de Générer : ce bouton apparaît dès qu'il y a quelque chose dans le panneau et supprime la proposition ainsi que tes propres choix. Cela ne change rien aux matchs eux-mêmes.

Sous la liste, Planny ajoute en langage courant comment cette répartition est sortie — et si quelque chose n'a pas abouti, il commence par là, avec ce qui aiderait. Il connaît les disponibilités indiquées et les préférences d'équipe, il peut donc vraiment dire pourquoi c'est cette personne et pas une autre. S'il n'a pas pu écrire cette note, le bloc reste simplement absent ; la proposition elle-même reste correcte.

Cette note apparaît d'elle-même la première fois. Si tu appuies ensuite sur Regénérer, elle ne suit pas automatiquement — il y a alors un bouton Demander une explication à Planny. C'est voulu : refaire le calcul ne doit rien coûter, pour que tu puisses essayer librement ce qui se passe quand tu fixes quelqu'un.

Enregistrer — et qui en est averti

Jusqu'ici, rien n'est enregistré ni envoyé. Ce n'est qu'après Enregistrer que la répartition existe vraiment — tu reçois d'abord une question de confirmation indiquant combien de personnes seront averties. Si cela ne te convient pas, clique sur Rejeter.

Ce message ne concerne que les arbitres. Les terrains et vestiaires sont renseignés sans avertir les équipes ; c'est écrit ainsi à l'écran et c'est un choix délibéré — sinon la moitié d'une équipe reçoit une notification sur une répartition de vestiaires dont elle n'a rien à faire.

Autre chose que Planny devrait savoir ?

Les disponibilités arrivent comme elles arrivent : un message, un mail, une remarque au bord du terrain. Tu n'as pas à tout retaper une par une. Au-dessus de la liste se trouve le champ Autre chose que Planny devrait savoir ? — colle-y ce que tu as entendu ou lu, par exemple « Anouk et Peter sont absents toutes les vacances. Youri préfère ne pas arbitrer les U13. Le terrain 3 est hors service jusqu'au 20 octobre. »

Le champ est facultatif et n'a pas de bouton à lui : tu cliques simplement sur Générer, et Planny en tient compte directement dans cette répartition. Si tu le laisses vide, il calcule avec ce qui figure déjà dans l'application.

Sous la proposition, tu vois ensuite Voici ce que j'ai retenu de tes remarques, avec une case à cocher par ligne. Ces lignes valaient pour cette proposition et ne sont pas encore enregistrées chez les arbitres. Pour les conserver — afin que la prochaine répartition les connaisse aussi et que l'arbitre les voie lui-même — coche ce qui est correct et clique sur Enregistrer les lignes cochées.

Un terrain ou un vestiaire temporairement inutilisable a aussi sa place ici. « Le terrain 3 est hors service jusqu'au 20 octobre » retire ce terrain de la répartition pour ces jours-là. Une telle ligne ne vaut que pour cette proposition et n'est enregistrée nulle part — c'est pourquoi elle est la seule sans case à cocher dans la liste. Si ton texte ne mentionne aucune date (« va être repeint prochainement »), la phrase se retrouve sous Je n'ai pas pu convertir ceci, avec la demande de la période : une date inventée immobiliserait un terrain un jour où personne ne l'a demandé.

Ce que Planny n'a pas pu convertir par ailleurs apparaît dans ce même bloc. C'est voulu : tu sais ainsi ce qu'il te reste à faire, au lieu de croire que tout a été traité. Les noms qui ne sont pas membres de ton club ne sont jamais proposés comme ligne.

Convertir ce texte consomme un peu du crédit Planny de ton club. Recalculer est gratuit : laisse le champ vide et aucun Planny n'est nécessaire. La note non plus n'apparaît plus d'elle-même après la première fois — un bouton est là pour ça.

Qui peut faire cela ?

Outre les administrateurs, tu peux attribuer à un ou plusieurs membres le rôle Coordinateur des arbitres (liste des membres → membre → Droits, sous Arbitre). Un coordinateur peut désigner, tenir à jour les disponibilités et générer la répartition, mais ne peut pas modifier le match lui-même : date, heure, adversaire, statut et résultat restent du ressort de l'administrateur. Il voit bien ces champs, mais verrouillés.

Questions fréquentes

• Pourquoi ne vois-je pas les matchs à l'extérieur ? Seuls les matchs à domicile se planifient ici ; pour un match à l'extérieur, c'est l'adversaire qui fournit l'arbitre.
• Puis-je aussi désigner un arbitre sur un match venant de Sportlink ? Oui, sur chaque match à domicile. La date, l'heure et l'adversaire viennent de Sportlink et continuent d'en venir, mais l'arbitre se gère dans 4planning — même sur un match que tu ne peux pas modifier par ailleurs.
• Je me suis désigné moi-même et je vois mon propre nom dans la liste des destinataires. C'est normal : tu reçois bien cette notification de désignation, comme tout autre arbitre. Si tu préfères l'éviter, désactive-la dans Mon compte → Notifications.
• Je clique sur Générer et j'obtiens un message disant que personne n'est désigné. C'est qu'aucun membre n'est encore coché comme arbitre — fais-le d'abord dans Gérer les arbitres.
• Puis-je remplir moi-même quelques matchs et faire compléter le reste ? Oui. Ce que tu as attribué toi-même, le générateur n'y touche pas ; il ne remplit que les places libres. Et c'est possible dès avant la première génération.
• Les équipes sont-elles averties d'un terrain ou d'un vestiaire renseigné par le générateur ? Non. À l'enregistrement, seuls les arbitres reçoivent un message.
• Puis-je exporter la planification ? Oui, avec Exporter. Tu obtiens un CSV sans numéros de téléphone.
• Planny invente-t-il parfois quelqu'un ? Non. Il ne peut choisir que parmi les membres cochés chez toi comme arbitres ; un nom qui n'en fait pas partie atterrit sous Je n'ai pas pu convertir ceci et jamais comme ligne proposée.
• Planny lit-il ce que les membres écrivent au sujet de leur absence ? La raison indiquée lors d'une absence n'est jamais transmise à Planny. Il voit uniquement quand quelqu'un peut ou ne peut pas.
• Mon crédit Planny est épuisé — puis-je encore répartir ? Oui. La répartition elle-même est un simple calcul et fonctionne toujours ; seuls la conversion de tes remarques et le résumé ont besoin de Planny. Tu obtiens alors la répartition avec un message indiquant que tes remarques n'ont pas été traitées.
• L'ancien lien vers « Planifier les arbitres » fonctionne-t-il encore ? Oui, il te mène directement à cette vue.