Importer des membres/utilisateurs via Excel ou CSV

Dans 4planning, tu peux ajouter plusieurs membres ou utilisateurs en une fois via un fichier Excel ou CSV. Cela fait gagner du temps et évite la saisie manuelle. Cet article explique comment importer des utilisateurs.

Étape 1 : Va dans Membres

1. Connecte-toi à ton environnement 4planning.
2. Va dans le menu vers Organisation.
3. Clique sur Membres.

Étape 2 : Importer des utilisateurs

1. Clique en haut à droite sur Créer un utilisateur.
2. Choisis ensuite Importer des utilisateurs.

Étape 3 : Télécharger le modèle

Tu peux télécharger un fichier d'exemple dans lequel tous les champs et groupes nécessaires sont déjà repris.

• Télécharge le modèle.
• Remplis-y les données des utilisateurs.

Conseils importants pour remplir le fichier

• Utilise le modèle pour que tous les champs soient correctement reconnus.
• Le fichier Excel mentionne tous les groupes.
• N'importe que lorsque tous les groupes ont déjà été créés dans 4planning.
• Sous les groupes souhaités, indique par exemple x, o, 1, oui ou true.
• La ligne 3 est un exemple. Laisse l'adresse e-mail vide pour ignorer cet exemple.
• Le modèle s'adapte à ton organisation : si la liaison Sportlink est activée, il contient une colonne sportlink_id pour le code de relation. Un code de relation qui appartient déjà à un autre membre n'est pas repris — tu le vois sur la page de contrôle.

Étape 4 : Téléverser le fichier

1. Téléverse le fichier Excel ou CSV rempli.
2. Clique sur Importer. Tu arrives maintenant sur la page de contrôle — rien n'est encore enregistré.

Étape 5 : Vérifie l'aperçu

En haut, tu vois combien de lignes 4planning a trouvées par statut :

• Nouveau – cette personne n'existe pas encore dans 4planning et sera créée.
• Ajouter – cette personne a déjà un compte 4planning et sera ajoutée à ton organisation.
• Déjà membre – figure déjà dans cette organisation ; la ligne est ignorée.
• Ignoré – la ligne n'a pas d'adresse e-mail (par exemple la ligne d'exemple du modèle).
• Erreur – l'adresse e-mail n'est pas valide.

Les lignes avec le statut Déjà membre, Ignoré ou Erreur ne peuvent pas être cochées. Le reste est sélectionné par défaut ; décoche celles que tu ne veux pas encore importer.

Étape 6 : Choisir la langue et l'e-mail d'invitation

Dans la barre en bas, tu fais les derniers choix :

• Langue – détermine la langue de l'e-mail d'invitation. Si tu utilises plusieurs langues, importe par langue.
• E-mail d'invitation – Envoyer envoie directement une invitation ; Ne pas envoyer signifie que tu le feras plus tard via les invitations en attente.

Si ton organisation travaille avec des collaborateurs, Importer en tant que (collaborateur ou membre) apparaît aussi ici.

Étape 7 : Finaliser l'importation

1. Clique sur Importer les membres sélectionnés.

Les utilisateurs sont ajoutés à l'organisation.

Conseils pour une utilisation efficace

• Vérifie toujours les adresses e-mail avant d'importer.
• Travaille avec une structure de groupes claire.
• Utilise les importations pour de grandes quantités de membres.

Bon à savoir

• Les utilisateurs peuvent se connecter directement après activation.
• Tu peux envoyer les invitations plus tard.
• Les groupes doivent exister au préalable.