4planning voor rugbyclubs

Een rugbyclub is meestal kleiner dan een voetbalvereniging, maar draait op precies dezelfde schouders: een handjevol vrijwilligers dat de kantine bemant, de toernooidag organiseert en de contributie achter mensen aan haalt. Omdat de club klein is, is er ook weinig ruimte voor administratie die dubbel werk oplevert.

4planning zet je ledenlijst, je contributie, je clubhuisdiensten en je communicatie in één omgeving — en je toernooidag verkoop je erbij via tickets.

Zo ziet een rugbyclub in 4planning eruit

• Teams van mini's tot senioren — elke leeftijdsgroep een eigen groep met chat, documenten en agenda.
• Clubhuisdiensten — kantine- en keukendiensten rond thuiswedstrijden, met zelf claimen, ruilen en een herinnering vooraf.
• Toernooien met kaartverkoop — een toernooidag of jeugdtoernooi met entree, ook voor bezoekende clubs en publiek.
• Wedstrijden — het programma bijhouden, met oefen- en bekerwedstrijden erbij.
• Contributie per incasso — per leeftijdsgroep, met gezinsaccounts voor spelende broers en zussen.
• Aanwezigheid bij trainingen — bij contactsport wil je vooraf weten hoeveel spelers er staan.
• Sponsoren — bordsponsors en pakketten met een looptijd, inclusief aflopende contracten.

Zo richt je het in

1. Zet je spelers erin met importeren via Excel of CSV.
2. Maak groepen per team en geef coaches de juiste rechten.
3. Stel je contributieplannen in en koppel kind- en ouderaccounts.
4. Zet trainingen klaar met een evenement aanmaken en laat ze wekelijks terugkeren.
5. Plan de clubhuisdiensten rond thuiswedstrijden met bardiensten inplannen.
6. Verkoop je toernooidag met tickets en zet de ticketshop openbaar.
7. Scan de kaarten bij de ingang met een ticketscanner.

Wat bij een rugbyclub anders werkt

Bij rugby zit het zwaartepunt op de toernooidag en op de derde helft. Een toernooi trekt spelers en publiek van andere clubs — mensen die geen account bij jou hebben en dat ook niet moeten krijgen. Verkoop de dag als ticket: je int de entree of het inschrijfgeld online, je vraagt via aanmeldvelden uit wat je nodig hebt, en aan de poort scan je de kaarten met een scanner-account dat verder nergens bij kan.

Het tweede verschil is de schaal. Eén veld, meerdere teams en een clubhuis dat door dezelfde twintig mensen draaiend wordt gehouden: dan wil je dat het dienstrooster zichzelf vult. Zet de diensten klaar rond de thuiswedstrijden, laat leden zelf claimen en ruilen, en hang er desnoods een puntenwaarde aan zodat je aan het eind van het seizoen kunt laten zien wie wat gedaan heeft.

Voor de trainingen is aanwezigheid geen administratief detail. Bij contactsport bepaalt de opkomst wat je die avond kunt trainen. Met terugkerende trainingen waarop spelers zich alleen hoeven af te melden, weet de coach op woensdagmiddag al hoe de donderdagavond eruitziet.

Veelgestelde vragen

Wij zijn een kleine club — is dit niet te veel? Je zet alleen aan wat je gebruikt. Veel kleine clubs beginnen met de ledenlijst, contributie en de agenda, en voegen de rest later toe.

Kunnen bezoekende clubs kaarten kopen voor een toernooi? Ja, met een openbare ticketshop kan iedereen kopen zonder account.

Kunnen we drankjes of consumpties bijhouden? Nee, 4planning heeft geen kassa- of streepsysteem; dat blijft in je kassa.

Kunnen we per team communiceren? Ja, elke groep heeft een eigen groepschat en eigen documenten.