Bardienstrooster maken en diensten inplannen

Wil je weten hoe je een bardienstplanning maakt? Dat doe je dienst voor dienst: je maakt een bardienst aan met datum, tijd en het aantal mensen dat je nodig hebt, en je bepaalt hoe leden zich kunnen inschrijven. Zoveel diensten als je aanmaakt, vormen samen het rooster. Bekijk hoe dit uitpakt bij een tennisvereniging of, als zaaldienst, bij een basketbalvereniging.

Stap 1: Ga naar Bardiensten

Open Bardiensten in het menu en klik op Nieuwe Dienst.

Stap 2: Vul de gegevens van de dienst in

Op de pagina Nieuwe Bardienst Inplannen vul je in:

• Datum — de dag waarop de dienst plaatsvindt (verplicht).
• Starttijd en eindtijd — hoe laat de dienst begint en eindigt (verplicht).
• Locatie — bijvoorbeeld de kantine, het clubhuis of een evenemententerrein.
• Aantal mensen nodig — hoeveel personen je voor deze dienst zoekt (verplicht).
• Omschrijving / instructies — extra informatie, zoals bijzonderheden of wat er die dienst moet gebeuren.

Wil je het niet allemaal zelf uittypen? Gebruik dan Met Planny: typ in gewone taal wat je bedoelt — bijvoorbeeld "zaterdag 14 september van 19 tot 23 uur, kantine, 3 mensen nodig voor de thuiswedstrijd" — en Planny vult de velden voor je in. Je controleert en past aan waar nodig, net als bij handmatig invullen.

Stap 3: Bepaal hoe leden zich inschrijven

Bij Mogen leden direct claimen? kies je:

• Ja, direct gegarandeerd — een lid dat zich inschrijft, staat meteen vast op de dienst.
• Nee, beheerder moet goedkeuren — een aanmelding komt eerst bij jou terecht; je keurt hem goed of af voordat de plek definitief is.

Stap 4: Plan eventueel alvast leden in (optioneel)

Bij Mensen alvast inplannen zoek je leden op naam of e-mailadres en voeg je ze direct toe aan de dienst, zonder dat ze zich zelf hoeven in te schrijven. Handig als je al weet wie er die dag draait.

Stap 5: Kies of je de leden een bericht stuurt

Onderaan staat de schakelaar Leden informeren. Die staat standaard aan: iedereen met de bardienstrol die deze melding aan heeft staan, krijgt een pushbericht dat er een nieuwe dienst klaarstaat. Daaronder zie je precies wie dat zijn — klik op de rij om de volledige lijst uit te klappen.

Zet je de schakelaar uit, dan gaat er géén pushbericht uit. De dienst verschijnt gewoon in het rooster en in de app, alleen krijgt niemand er een melding van. Handig als je in één zitting meerdere diensten aanmaakt, of als je het rooster eerst nog wilt nalopen.

Bij Bericht (optioneel) kun je zelf de tekst van de melding schrijven — bijvoorbeeld "Extra handen gezocht, het wordt een drukke avond". Daaronder zie je meteen hoe het bericht op een telefoon binnenkomt. Laat je het veld leeg, dan gaat de standaardtekst mee. De kop van de melding ligt vast, zodat leden altijd zien waar het over gaat.

Stap 6: Sla de dienst op

Klik op Opslaan. De dienst verschijnt meteen in het rooster, en leden die aan de beurt zijn kunnen zich erop inschrijven.

Veelgestelde vragen

Kan iedereen een bardienst aanmaken? Nee, alleen beheerders: de omgevingsbeheerder, iemand met de rol bardienstbeheerder, of een superadmin. Zie je de knop Nieuwe Dienst niet, vraag dan je bestuur om de rol bardienstbeheerder.

Kan ik een dienst laten terugkeren, zoals elke zaterdag? Ja — via een bardienstreeks leg je het patroon één keer vast (dagen, tijden, aantal mensen) en zet 4planning daaruit alle diensten voor het hele seizoen in één keer klaar. Deze pagina is voor één losse dienst.

Kan ik punten aan een dienst koppelen? Niet bij het aanmaken zelf. Werkt jouw omgeving met een puntensysteem, dan lopen punten via het puntensysteem en scoreboard.

Kan ik het aantal mensen of de tijd later nog wijzigen? Ja, via bardienst beheren pas je een bestaande dienst aan.

Wat gebeurt er als niemand zich op tijd inschrijft? De dienst blijft gewoon open staan totdat het benodigde aantal mensen is bereikt; in het overzicht zie je in één oogopslag welke diensten nog niet vol zijn.