4planning voor gymnastiek- en turnverenigingen

Een gymnastiek- of turnvereniging heeft een administratie die niemand benijdt: leden zijn vooral kinderen, de contributie verschilt per lesuur en per leeftijd, en de ouders zijn degenen die betalen én die geïnformeerd moeten worden. Als de penningmeester elk kwartaal handmatig zit te rekenen, gaat het daar mis.

In 4planning zet je de lesuren op als groepen, koppel je kinderen aan hun ouders, en int je de contributie met één machtiging per gezin — ongeacht hoeveel kinderen er turnen en in welke groep.

Zo ziet een turnvereniging in 4planning eruit

• Lesuren als groepen — recreatie, selectie, peutergym: elke groep met eigen leiding, eigen communicatie en eigen agenda.
• Gezinsaccounts — één ouder beheert de accounts van zijn kinderen en tekent één SEPA-machtiging.
• Contributie per lesuur — verschillende plannen naast elkaar, automatisch geïncasseerd per termijn.
• Aanwezigheid per les — terugkerende lessen waarop kinderen standaard aanwezig staan en zich alleen afmelden.
• De jaarlijkse uitvoering — kaartverkoop met een eigen ticketontwerp en scanners bij de zaaldeur.
• Documenten per groep — toestemmingsformulieren en informatiebrieven, alleen zichtbaar voor de juiste ouders.
• Nieuws en pushmeldingen — een afgelaste les bereikt de ouders vóór ze in de auto stappen.

Zo richt je het in

1. Zet je leden erin met importeren via Excel of CSV.
2. Maak per lesuur een groep en geef de leiding de juiste rechten.
3. Koppel kind- en ouderaccounts — dit is bij een turnvereniging de belangrijkste stap.
4. Maak een contributieplan per lesuur of leeftijdsgroep.
5. Laat ouders hun SEPA-machtiging afgeven; zij kunnen daarna zelf de contributie van hun kind volgen.
6. Zet de lessen klaar met een evenement aanmaken en laat ze wekelijks terugkeren.
7. Verkoop kaarten voor de uitvoering met tickets en personaliseer ze met Ticket Studio.

Wat bij een turnvereniging anders werkt

Het gezin is hier de eenheid, niet het lid. Een gezin met drie turnende kinderen in drie verschillende lesuren betaalt drie verschillende bedragen — maar wil één machtiging, één afschrijving en één plek waar duidelijk is wat er is afgeschreven. Met gekoppelde ouderaccounts tekent de ouder één keer, ziet hij per kind de openstaande termijnen, en handel je een mislukte incasso gericht af in plaats van dat er drie mails de deur uitgaan.

Het tweede verschil is dat je met minderjarigen werkt, en dus met toestemming. Toestemming voor beeldmateriaal, medische bijzonderheden, wie het kind mag ophalen: dat zijn geen dingen die je in een appgroep uitvraagt. Vraag ze uit bij de aanmelding, en zet de formulieren als document klaar voor precies die groep ouders die het aangaat.

En dan de uitvoering: het moment waarop de hele familie komt kijken en de zaal vol moet. Kaartverkoop via tickets scheelt het gedoe met contant geld aan de deur; het ontwerp van de kaart pas je aan in Ticket Studio, en bij de ingang scan je met een scanner-account dat alleen de kaarten van die uitvoering kan controleren. Wat 4planning niet doet, is genummerde stoelen — het is vrije zitplaatsverkoop.

Veelgestelde vragen

Kunnen we verschillende tarieven per lesuur hanteren? Ja, je maakt meerdere contributieplannen naast elkaar en koppelt elk kind aan het juiste plan.

Wat als een ouder twee kinderen in verschillende groepen heeft? Dat kan gewoon. Eén ouderaccount, één machtiging, per kind de eigen groep en het eigen bedrag.

Kunnen we een wachtlijst bijhouden voor volle lesuren? Niet als aparte functie. Wat wel werkt: zet het maximum op het evenement of gebruik een aparte groep als wachtlijst.

Kunnen we genummerde plaatsen verkopen voor de uitvoering? Nee, ticketverkoop is zonder stoelnummers.