4planning voor installatie- en onderhoudsbedrijven

Een installatiebedrijf leeft van twee stromen tegelijk: het geplande werk (de jaarlijkse servicebeurt aan een cv-ketel of warmtepomp) en het ongeplande werk (een storing die vanochtend binnenkwam). Het eerste mag je nooit vergeten, het tweede moet er tussendoor passen. In 4planning staat het geplande werk als contract vast en plant de app de beurten zelf in; de storingen komen binnen als aanvraag en worden een afspraak in dezelfde agenda.

Deze pagina is geschreven voor cv- en warmtepompmonteurs, loodgieters, elektrotechnisch installateurs en servicebedrijven — kortom: iedereen die installaties plaatst én ze daarna onderhoudt.

Zo ziet een installatiebedrijf in 4planning eruit

• Onderhoudscontract per klant — een titel als "Service cv-ketel", een frequentie (maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks) en de datum van de eerstvolgende beurt.
• Apparatuur bij het contract — naam, locatie, merk, model, serienummer, installatiedatum en garantiedatum, vastgelegd bij de klant zelf.
• Beurten die zichzelf aankondigen — komt de richtdatum binnen veertien dagen, dan maakt 4planning 's nachts de beurt aan; jij wijst alleen nog een monteur toe.
• Storingen via de aanvragen-inbox — het formulier op je website komt binnen als aanvraag, niet als losse mail.
• Werkbon op locatie — uren, kilometers en materiaal invullen, klant tekent op het scherm, PDF eruit.
• Weekstaten — dezelfde uren richting kantoor: indienen, accorderen, exporteren.
• Klanten op de kaart — zien waar je klanten zitten en je route erop plannen.

Zo richt je het in

1. Zet je medewerkers klaar en geef monteurs en kantoor de juiste rechten.
2. Koppel je website aan de aanvragen-inbox, zodat storingsmeldingen niet in een mailbox blijven hangen.
3. Voeg je klanten toe met een klant toevoegen en beheren.
4. Leg per klant een onderhoudscontract vast en koppel de apparatuur eraan.
5. Lees hoe beurten automatisch worden ingepland — dat verklaart de afspraken die "vanzelf" in je agenda verschijnen.
6. Zet werkbonnen aan en vul je soorten werk, materialen en tarieven in.
7. Laat monteurs de bon invullen en laten tekenen en daarna hun weekstaat indienen.

Wat bij een installatiebedrijf anders werkt

Het contract is hier de motor. Je legt één keer vast dat een klant jaarlijks een servicebeurt krijgt, en daarna houdt de app de cyclus bij: elke nacht wordt gekeken welke contracten aan de beurt zijn, en valt de richtdatum binnen veertien dagen, dan staat de beurt de volgende ochtend in de agenda. Rond je de beurt af, dan schuift de richtdatum een periode op en begint het opnieuw. Je hoeft dus geen lijst met "wie was er vorig jaar in oktober" meer bij te houden.

Twee dingen om te weten voordat je erop vertrouwt. Een automatisch aangemaakte beurt komt binnen zonder monteur en op een standaardtijd van 09:00 tot 11:00 — bewust, want de app weet niet wie er moet. Die toewijzing blijft bij de planner. En de frequentie is een vaste keuze: maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks. Een eigen interval als "elke acht weken" kan niet; zet zoiets dan als losse afspraken in de agenda.

De tweede eigen kant is de apparatuur. Bij een installatiebedrijf gaat onderhoud niet over een klant maar over een ketel, een warmtepomp of een unit met een serienummer. Koppel die apparaten aan het contract en leg merk, model, serienummer, installatiedatum en garantiedatum vast. Bij de volgende storing weet de monteur meteen wat er hangt en of het nog binnen de garantie valt — zonder dat iemand in een oude map hoeft te zoeken.

En dan de bon. Op locatie vult de monteur uren, reistijd, kilometers en gebruikte materialen in, de klant tekent op het scherm en er rolt een PDF uit. Dezelfde regels vormen de weekstaat die kantoor accordeert. Bedragen en facturatie zijn daarbij alleen zichtbaar voor beheerders, ook als een monteur de pagina rechtstreeks opent. Wat 4planning niet doet: voorraadbeheer van je bus, en de salarisverwerking — die uren exporteer je naar je eigen pakket.

Veelgestelde vragen

Kan ik een eigen interval instellen, zoals elke acht weken? Nee, de frequentie is maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks. Andere ritmes plan je als losse afspraken.

Waarom staat er een beurt in de agenda zonder monteur? Die is automatisch aangemaakt. De app wijst bewust niemand toe; dat doet de planner.

Kan ik per ketel bijhouden wat er hangt? Ja, koppel apparatuur aan het contract met merk, model, serienummer en garantiedatum.

Kan een monteur de bedragen op een werkbon zien? Nee, bedragen en facturatie zijn alleen voor beheerders zichtbaar.