Wie Wartungstermine automatisch geplant werden

Siehst du einen Wartungstermin im Kalender, den niemand geplant hat? Dann hat 4planning ihn selbst angelegt. Jede Nacht wird geprüft, welche Verträge fällig sind.

Wann automatisch ein Termin entsteht

Ein Termin wird angelegt, sobald all das zutrifft:

• Der Vertrag steht auf Aktiv.
• Das Datum nächster Termin fällt in die kommenden vierzehn Tage (oder liegt bereits in der Vergangenheit).
• Es ist kein zukünftiger Termin für diesen Vertrag offen.

Ist bereits ein Termin geplant, passiert nichts — du bekommst von der Automatik also nie doppelte Termine.

Wie so ein Termin aussieht

• Zeit: 09:00 bis 11:00 Uhr. Ein Standardfenster, unabhängig davon, wie lange der Auftrag normalerweise dauert.
• Kein Monteur zugewiesen. Der Termin erscheint im Kalender mit rot gestricheltem Rand und einem Warnzeichen sowie in der Liste der nicht zugewiesenen Termine. Du weist ihn zu.
• Lag das Zieldatum schon in der Vergangenheit? Dann wird der Termin auf morgen gesetzt, nicht rückwirkend.

Dass der Termin ohne Monteur hereinkommt, ist Absicht: die App weiß nicht, wer hin soll, also bleibt diese Wahl beim Planer.

Das ist immer aktiv

Das automatische Planen lässt sich nicht ausschalten — es gibt keine Einstellung dafür, weder pro Vertrag noch für deine gesamte Umgebung. Möchtest du nicht, dass ein Termin erscheint, gibt es zwei Wege:

• Setze den Vertrag auf Gekündigt. Dann wird nichts mehr geplant.
• Verschiebe das Datum nächster Termin weiter nach vorne, außerhalb des Vierzehn-Tage-Horizonts.

Achtung bei Erinnerungsmails

Die Automatik schaut vierzehn Tage voraus. Ist deine erste Erinnerung weiter als vierzehn Tage im Voraus eingestellt, existiert der Termin zu diesem Zeitpunkt noch nicht und diese erste Erinnerung geht nicht raus. Halte die erste Erinnerung bei vierzehn Tagen oder weniger.

Häufig gestellte Fragen

• In meinem Kalender steht ein Termin, den ich nicht angelegt habe. Das ist die Automatik; siehe oben, wann das passiert.
• Kann ich die Standardzeit von 09:00–11:00 Uhr ändern? Nicht vorab. Du kannst den Termin nach dem Einplanen aber einfach verschieben.
• Kann ich sehen, welche Termine automatisch angelegt wurden? Nein, das ist in der App nicht sichtbar. Das deutlichste Kennzeichen ist, dass kein Monteur daran hängt.
• Ich habe einen Termin gelöscht und in der nächsten Nacht steht wieder einer da. Das stimmt: solange das Zieldatum im Horizont liegt und kein Termin offen ist, wird ein neuer angelegt. Verschiebe das Zieldatum oder kündige den Vertrag.