Wie Wartungstermine automatisch geplant werden

Siehst du einen Wartungstermin im Kalender, den niemand geplant hat? Dann hat 4planning ihn selbst angelegt. Jede Nacht wird geprüft, welche Verträge fällig sind.

Wann automatisch ein Termin entsteht

Ein Termin wird angelegt, sobald all das zutrifft:

• Der Vertrag steht auf Aktiv.
• Das Datum nächster Termin fällt in die kommenden drei Wochen (oder liegt bereits in der Vergangenheit). Ist deine erste Erinnerung an den Kunden weiter als zwei Wochen im Voraus eingestellt, schaut die Automatik weiter: eine Woche vor dieser Erinnerung.
• Es ist kein zukünftiger Termin für diesen Vertrag offen.

Ist bereits ein Termin geplant, passiert nichts — du bekommst von der Automatik also nie doppelte Termine.

Wie so ein Termin aussieht

Die App übernimmt, was beim letzten Termin dieses Vertrags stand. Das ist der letzte Termin, der bereits stattgefunden hat, wobei ein abgeschlossener Vorrang hat; ein abgesagter Termin zählt nicht.

• Dieselbe Uhrzeit und Dauer. Kam der Monteur beim letzten Mal von 13:30 bis 15:00 Uhr, steht auch der neue Termin von 13:30 bis 15:00 Uhr — am Zieldatum.
• Derselbe Monteur bzw. dieselben Monteure. Außer wer inzwischen kein Mitarbeiter mehr ist; der wird übersprungen.
• Dieselbe Notiz, zum Beispiel wo der Schlüssel liegt oder wo man parken kann.

Am Vertrag trägt so ein Termin das Label Automatisch eingeplant. Öffne den Termin, prüfe, ob alles stimmt, und klicke auf Speichern — dann verschwindet das Label.

Gibt es noch keinen letzten Termin (ein neuer Vertrag)? Dann gibt es nichts zu übernehmen. Der Termin kommt dann auf 09:00 bis 11:00 Uhr und ohne Monteur: er erscheint im Kalender mit rot gestricheltem Rand und einem Warnzeichen sowie in der Liste der nicht zugewiesenen Termine. Du weist ihn zu.

Lag das Zieldatum schon in der Vergangenheit? Dann wird der Termin auf morgen gesetzt, nicht rückwirkend.

Das ist immer aktiv

Das automatische Planen lässt sich nicht ausschalten — es gibt keine Einstellung dafür, weder pro Vertrag noch für deine gesamte Umgebung. Möchtest du nicht, dass ein Termin erscheint, gibt es zwei Wege:

• Setze den Vertrag auf Gekündigt. Dann wird nichts mehr geplant.
• Verschiebe das Datum nächster Termin weiter nach vorne, außerhalb dieses Horizonts.

Achtung bei Erinnerungsmails

Die Automatik legt einen Termin mindestens eine Woche vor der ersten Erinnerung an den Kunden an. So hast du Zeit, ihn zu prüfen, bevor der Kunde Datum und Uhrzeit per E-Mail bekommt. Weil die App die Uhrzeit des letzten Termins übernimmt, bekommt der Kunde die Zeit, zu der ihr normalerweise kommt. Weicht es diesmal ab, verschiebe den Termin, bevor die Erinnerung rausgeht.

Häufig gestellte Fragen

• In meinem Kalender steht ein Termin, den ich nicht angelegt habe. Das ist die Automatik; siehe oben, wann das passiert.
• Kann ich die Standardzeit von 09:00–11:00 Uhr ändern? Sie gilt nur, solange es noch keinen letzten Termin gibt. Danach übernimmt die App die Uhrzeit des letzten Termins. Jeden Termin kannst du nach dem Einplanen einfach verschieben.
• Kann ich sehen, welche Termine automatisch angelegt wurden? Ja: Am Vertrag tragen sie das Label Automatisch eingeplant, bis jemand den Termin gespeichert hat.
• Beim neuen Termin steht eine alte Notiz. Die Notiz kommt vom letzten Termin. Pass sie an oder leere sie und klicke auf Speichern.
• Ich habe einen Termin gelöscht und in der nächsten Nacht steht wieder einer da. Das stimmt: solange das Zieldatum im Horizont liegt und kein Termin offen ist, wird ein neuer angelegt. Verschiebe das Zieldatum oder kündige den Vertrag.