Einen Wartungsvertrag einrichten

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Mit einem Wartungsvertrag legst du fest, dass ein Kunde regelmäßig gewartet wird, zum Beispiel eine jährliche Wartung eines Heizkessels. So sieht das bei einem Installations- und Wartungsbetrieb aus.

So funktioniert es

Ein Vertrag ist eine Vereinbarung in Grundzügen: ein Titel, wie oft es wiederkehrt und wann das nächste Mal ist. Aus diesem Vertrag ergeben sich einzelne Termine — die tatsächlichen Termine im Kalender.

Sobald das Datum des nächsten Termins in Sicht kommt, plant 4planning selbst einen Termin ein. Schließt du ihn ab, rückt das Zieldatum weiter und es beginnt von vorne. So läuft der Zyklus weiter, ohne dass du ihn nachhältst.

Verträge verwalten geht nur als Administrator. Monteure sehen ihre Termine sehr wohl in ihrer eigenen Planung.

Einen Vertrag anlegen

  1. Öffne den Kunden und gehe zum Tab Wartung.
  2. Klicke auf Neue Wartung.
  3. Gib einen Titel ein, zum Beispiel „Service Heizkessel".
  4. Wähle optional ein verknüpftes Projekt. Achtung: das kannst du später nicht mehr ändern.
  5. Wähle die Häufigkeit: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
  6. Gib das gewünschte Datum des ersten Termins ein.
  7. Trage optional eine Beschreibung oder Anweisungen ein.
  8. Speichere.

Der Vertrag steht sofort auf Aktiv.

Geräte verknüpfen

Ist in deiner Umgebung die Funktion Produkte aktiviert, kannst du im Vertrag angeben, auf welche Geräte er sich bezieht. Unter Verknüpfte Geräte / Produkte hakst du an, welche Geräte des Kunden dazugehören.

Steht das Gerät noch nicht dabei? Klicke auf Neu und gib Name, Standort, Marke, Modell, Seriennummer, Installationsdatum und Garantiedatum ein. Das Gerät wird dann beim Kunden gespeichert und sofort mit diesem Vertrag verknüpft.

Schaltest du die Funktion Produkte später aus, verschwindet dieser Abschnitt, aber die Verknüpfungen bleiben bestehen.

Wo du deine Verträge findest

Es gibt keine separate Übersichtsseite mit allen Wartungsverträgen. Du findest sie auf drei Wegen:

  • Pro Kunde — öffne den Kunden und gehe zum Tab Wartung. Das ist der Hauptweg.
  • Dashboard — der Block Wartung überfällig zeigt Verträge, deren Termin verstrichen ist und für die nichts geplant ist. Höchstens fünf auf einmal.
  • Kundenliste — dort gibt es eine Spalte Letzte Wartung, nach der du sortieren und filtern kannst.

Du kannst auch Planny fragen, welche Kunden noch keine Wartung hatten oder was du für eine bestimmte Woche einplanen musst.

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Gut zu wissen

  • Die Häufigkeit ist eine feste Auswahl; ein eigenes Intervall wie „alle acht Wochen" ist nicht möglich.
  • Am Vertrag hängt kein Betrag, und es wird nichts automatisch fakturiert — es ist reine Planung.
  • Dein Kunde kann seinen eigenen Vertrag oder seine Termine nicht online einsehen oder verschieben.
  • Es gibt keinen Export von Verträgen oder Terminen.

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