Einen Kunden hinzufügen und verwalten

Auf der Seite Kunden verwaltest du alle Kundendaten und siehst auf einen Blick deren Kontaktverlauf, Angebote, Projekte und Wartung.

Einen Kunden hinzufügen

1. Gehe zu Kunden und klicke auf Neuer Kunde.
2. Wähle den Kundentyp: Privatperson oder Geschäftlich. Bei Geschäftlich kannst du auch einen Firmennamen eingeben.
3. Fülle Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aus — diese drei Felder sind immer erforderlich, auch bei einem Geschäftskunden (gib den Namen deines Ansprechpartners ein).
4. Ist das Kundenportal in deiner Umgebung aktiviert? Dann kannst du direkt „Zugangsdaten sofort senden (Kundenportal)" ankreuzen. Der Kunde erhält dann eine E-Mail mit einem Login-Link.
5. Klicke auf Kunde erstellen.

Kundendaten bearbeiten

Öffne den Kunden und klicke auf Bearbeiten. Hier kannst du:

• den Kundentyp ändern (und bei Geschäftlich: Firmenname, Handelsregisternummer, USt-IdNr.),
• Kontaktdaten anpassen (Anrede, Name, E-Mail, Telefon),
• die Adresse eingeben — diese Adresse wird automatisch verwendet, um den Kunden auf der Karte anzuzeigen (siehe Kunden auf der Karte anzeigen),
• interne Notizen führen.

Die Kundenakte

Jeder Kunde hat eine eigene Akte mit Tabs, abhängig davon, welche Teile des Business-Moduls in deiner Umgebung aktiviert sind:

• Übersicht — aktive Projekte, offene Angebote, letzter und nächster Termin.
• Termine — Besuchsverlauf und Planung neuer Termine.
• Projekte und Wartung — falls diese Teile aktiviert sind.
• Angebote — alle Angebote dieses Kunden, mit einer Schaltfläche für ein neues Angebot.
• Produkte — bei diesem Kunden installierte Geräte, mit Garantiestatus.
• Ansprechpartner — nur bei Geschäftskunden: mehrere Ansprechpartner, einer davon als primär markiert.
• Kommunikation — ein Protokoll der mit diesem Kunden ausgetauschten E-Mails.
• Dokumente.
• Kundenportal — falls das Kundenportal aktiviert ist: hier gewährst oder entziehst du den Zugang zum Bautagebuch für diesen Kunden.

Portalzugang gewähren oder entziehen

Im Tab Kundenportal:

1. Klicke auf Zugang gewähren.
2. Gib Vorname, Nachname und die persönliche E-Mail-Adresse dieser Person ein.
3. Diese Person erhält sofort eine E-Mail mit einem Login-Link.

Möchtest du jemandes Zugang entziehen? Klicke auf Zugang entziehen neben dem jeweiligen Namen. Das Konto selbst bleibt bestehen, nur die Verknüpfung mit diesem Kunden verschwindet.

Hinweis: Das Kundenportal gewährt Zugang zum Bautagebuch, nicht zu einer Übersicht der Angebote. Angebote sieht und bestätigt ein Kunde über den Link in der Angebots-E-Mail selbst.

Einen Kunden löschen

Klicke oben in der Kundenakte auf Löschen und bestätige. Dies löscht den Kunden, seine Dokumente und verknüpften Daten endgültig — dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich einen Geschäftskunden ohne Personennamen anlegen? Nein, das Anlegeformular fragt immer nach Vor- und Nachname, auch bei einer Firma — gib den Ansprechpartner ein.
• Warum sehe ich den Tab Kundenportal nicht? Das Kundenportal ist eine separate Einstellung, die dein Administrator in den Einstellungen aktivieren muss.
• Warum sehe ich keine Angebote im Tab Angebote? Dieser Tab sucht anhand der E-Mail-Adresse des Kunden. Fehlt eine (korrekte) E-Mail-Adresse beim Kunden, können hier keine Angebote gefunden werden.
• Kann ich bestehende Kunden importieren? Ja, nutze Importieren oberhalb der Kundenliste. Lade zuerst die Vorlage-Excel-Datei herunter, damit die Spalten korrekt zugeordnet werden.