4planning voor cateringbedrijven

Bij een cateraar draagt elk evenement een ander merk: dat van de opdrachtgever, niet dat van jou. Het foodfestival van juni heeft niets te maken met het kerstdiner van december, en toch moeten allebei kaarten, bevestigingsmails, crew, dieetwensen en uren opleveren. In de meeste ticketsystemen betekent dat: overal jouw logo, of overal geen logo.

In 4planning ontwerp je per evenement — en zelfs per tickettype — een eigen kaart, met een eigen huisstijl in de bevestigingsmail en in de wallet-pass op de telefoon van de gast. Daarnaast draait de bedrijfskant gewoon door: offertes, klussen, crew-planning en werkbonnen.

Zo ziet een cateringbedrijf in 4planning eruit

• Eigen ticketontwerp per evenement — het kerstdiner krijgt een andere kaart dan het festival, VIP een andere dan regulier.
• Huisstijl per evenement — logo en accentkleur in de bevestigingsmail en de wallet-pass van de gast.
• Scanners per evenement — een scan-account voor de crew van dát evenement, dat alleen die tickettypes controleert.
• Crew-shifts — diensten met datum, tijd, locatie en "zes mensen nodig"; zelf claimen of toewijzen, ruilen en afmelden met deadline.
• Oproepkrachten zonder account — je kunt iemand als gast met naam, e-mail en telefoon op een shift zetten.
• Dieetwensen en allergieën — staan bij de gast en komen mee in de deelnemersexport voor de keuken.
• Werkbonnen en weekstaten — de uren van de klus rollen door naar de werkbon voor de opdrachtgever én de weekstaat voor kantoor.
• Draaiboek op een planbord — mise en place, uitgifte, afbouw: als lijstjes met verantwoordelijken.

Zo richt je het in

1. Zet je medewerkers en oproepkrachten erin en geef ze de juiste rechten.
2. Voeg je opdrachtgever toe als klant en maak een offerte.
3. Zet de klus om in een project en plan de afspraken in.
4. Maak het evenement aan en zet er tickets op; personaliseer het ontwerp in de huisstijl van de opdrachtgever.
5. Vraag dieetwensen en allergieën uit via aanmeldvelden.
6. Maak een ticketscanner voor de crew bij de ingang.
7. Plan de crew met diensten en stel het afmeldbeleid in.
8. Laat de uren via werkbonnen en weekstaten binnenkomen.

Wat bij een cateringbedrijf anders werkt

Het onderscheidende stuk is de kaartverkoop onder andermans merk. Ticket Studio werkt per evenement én per tickettype: je ontwerpt de kaart zelf, met logo, kleuren en de tekst van de opdrachtgever. Diezelfde huisstijl gaat mee in de bevestigingsmail en in de pass die de gast in zijn telefoon zet. Voor jou is het één omgeving; voor de gast lijkt het het evenement van de opdrachtgever. Dat is precies wat je wilt.

De tweede eigen kant is de flexpool. Een cateringklus heeft geen vaste bezetting maar een shift met een aantal plekken. Zet die shift klaar met datum, tijd, locatie en het aantal mensen dat je nodig hebt; crew claimt zelf of wordt toegewezen, kan ruilen, en moet zich vóór een deadline afmelden — daarna escaleert het naar de planner in plaats van dat het stil blijft. Oproepkrachten zonder account zet je er als gast op, met naam en telefoonnummer.

Voor de keuken telt maar één ding: hoeveel couverts en welke uitzonderingen. Dieetwensen en allergieën staan bij de gast en komen mee in de deelnemersexport, zodat de briefing niet uit losse mailtjes hoeft te worden opgebouwd.

En als de klus gedraaid is, wil je hem kunnen factureren. De medewerker vult één urenregel in; daar rolt zowel de werkbon uit die de opdrachtgever op locatie ondertekent, als de weekstaat die kantoor accordeert en exporteert. Wat 4planning niet doet: kassa en afrekenen ter plekke, voorraad- en menucalculatie, materieelverhuur en salarisverwerking.

Veelgestelde vragen

Kan elk evenement een eigen huisstijl krijgen? Ja — kaartontwerp, bevestigingsmail en wallet-pass per evenement, en het ontwerp zelfs per tickettype.

Kunnen oproepkrachten zonder account op een shift? Ja, als gast met naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Rekent 4planning ter plekke af? Nee, er is geen kassafunctie. Voorverkoop en toegangscontrole wel.

Kunnen we de uren exporteren naar ons salarispakket? Je exporteert de geaccordeerde weekstaten; de salarisverwerking zelf doe je in je eigen pakket.