Offerte maken en versturen

Bijgewerkt op

Op Offertes stel je offertes samen, verstuur je ze naar je klant en volg je wat er gebeurt tot aan het akkoord. Elke offerte krijgt automatisch een nummer, bijvoorbeeld OFF-2026-0001. Het voorvoegsel en de andere standaarden stel je in via Offerte-instellingen.

Stap 1: Een nieuwe offerte starten

  1. Ga naar Offertes en klik op Nieuw.
  2. Kies Leeg om zelf een offerte op te bouwen (wil je dat Planny een concept voor je opstelt, zie Een offerte opstellen met Planny).
  3. Zoek en selecteer de klant.
  4. Klik op Aanmaken — je komt in de offerte-editor.

Komt de klus uit een aanvraag, klik dan op de aanvraag op Offerte maken. De offerte zit dan aan de aanvraag vast, en de status van de aanvraag loopt mee. Zie Een aanvraag opvolgen en omzetten naar klant.

Stap 2: De offerte samenstellen

Vul de Ontvanger (bij een zakelijke klant ook de contactpersoon), het Factuuradres, de Offertedatum, Geldig tot en de Betaaltermijn (dagen) in.

Voeg regels toe met Regel toevoegen: omschrijving, aantal (ook decimaal, bijvoorbeeld 2,5 uur), prijs en een interne inkoopprijs die de klant nooit ziet. Via het menu ⋮ vooraan een regel kies je Optioneel maken of Prijs verbergen voor de klant. Je krijgt eerst een korte uitleg van wat er gebeurt; na bevestigen is het meteen opgeslagen, en op de regel staat dan een label Optioneel of Prijs verborgen.

  • Secties — onder elke omschrijving kies je een Sectie, bijvoorbeeld Materiaal of Arbeid. Staat de sectie er nog niet tussen, kies dan + Nieuwe sectie… en typ een naam; die is daarna bij elke regel te kiezen. Gebruik je minstens twee secties, dan groepeert de offerte de regels per sectie, met een subtotaal per sectie.
  • Optionele regels — kies in het menu ⋮ van een regel Optioneel maken. Die regel telt niet mee in het totaal; de klant vinkt zelf aan of hij hem erbij wil, en het totaal rekent dan mee. Met Niet meer optioneel zet je hem terug.
  • Aanbetaling — kies Geen aanbetaling, Percentage van het totaal of Vast bedrag, met de Waarde ernaast. De klant betaalt die na zijn akkoord direct online, rechtstreeks op je eigen Mollie-rekening. Dit kan alleen als je Mollie hebt gekoppeld.

Onderaan stel je eventueel een korting (bedrag of percentage) en het btw-percentage in, en voeg je een Notitie voor klant toe. Klik op Opslaan om tussentijds te bewaren; je ziet meteen een melding en de pagina blijft gewoon staan.

Stap 3: Versturen naar de klant

Klik op Verstuur per e-mail, controleer het onderwerp en het bericht en klik op Versturen. De klant krijgt een mail met de knop Bekijk offerte online, waarmee hij de offerte bekijkt en digitaal accordeert (zie Wat je klant ziet bij een offerte). De status springt naar Verstuurd.

Statussen

Status Betekenis
Concept Nog niet verstuurd, vrij te bewerken. Je klant kan nog geen akkoord geven.
Verstuurd Bij de klant, wacht op reactie.
Goedgekeurd De klant heeft akkoord gegeven, online of via Akkoord ontvangen.
Afgewezen De klant heeft de offerte afgewezen.
Verlopen De datum bij Geldig tot is voorbij zonder reactie. De klant kan dan niet meer accorderen.

Een verstuurde, afgewezen of verlopen offerte opent vergrendeld. Klik op Aanpassen om hem te wijzigen, en verstuur hem opnieuw. Een goedgekeurde offerte staat vast: met Naar project open je het project dat eruit ontstond, en wil je iets veranderen, klik dan op Maak een kopie.

Zegt de klant telefonisch of per mail ja? Kies dan onder Meer voor Akkoord ontvangen. Vul in Wie gaf akkoord? en de Datum akkoord in, kies of de klant een bevestiging per e-mail krijgt en klik op Akkoord vastleggen. De offerte wordt vastgezet en er wordt automatisch een project van gemaakt. Een nee leg je vast met Afwijzing vastleggen, eventueel met een reden.

Geschiedenis en vastlegging

Onder de offerte staat de Geschiedenis: wanneer hij is verstuurd, hoe vaak de klant hem heeft bekeken, herinneringen, het akkoord of de afwijzing en de aanbetaling.

Na een akkoord verschijnt ook de kaart Vastlegging van het akkoord: wie akkoord gaf en wanneer, online of handmatig vastgelegd, de handtekening, de voorwaarden die toen golden, de Getekende offerte (PDF) (de offerte met onderaan het akkoord en de handtekening) en een vingerafdruk van het document (SHA-256), waarmee je kunt aantonen dat het niet meer is veranderd.

Overige acties

  • Download PDF — de offerte als document. Is hij goedgekeurd, dan krijg je de getekende versie.
  • Meer › Bekijk klantweergave — precies wat je klant ziet, in een nieuw tabblad.
  • Meer › Kopiëren — een nieuwe conceptofferte op basis van deze offerte.
  • Meer › Verwijderen — verwijdert de offerte en de bijbehorende PDF's definitief.

Veelgestelde vragen

  • Wat gebeurt er als een offerte wordt goedgekeurd? Als bij jouw omgeving Projecten aan staat, wordt er automatisch een project aangemaakt — zie Een project aanmaken en beheren. Je krijgt een melding; die zet je aan of uit in Mijn account, bij de meldingen onder Offertes.
  • Kan ik zien of mijn offerte al bekeken is? Ja, in de Geschiedenis staat hoe vaak de klant hem heeft bekeken.
  • Wat als de klant niet reageert vóór de vervaldatum? Dan zet een dagelijkse controle de offerte op Verlopen. Wil je hem toch nog laten accorderen, klik dan op Aanpassen, zet een nieuwe datum bij Geldig tot en verstuur hem opnieuw.
  • Ik zie geen "Bekijk project" onder Meer. Die verschijnt pas zodra de offerte is goedgekeurd én er daadwerkelijk een project van is gemaakt.

Had je hier iets aan?

Gerelateerde artikelen