Een project aanmaken en beheren

Een project houdt alles bij rond een klus voor een klant: taken, planning, materialen en de projectupdates (vroeger: Bouwjournaal).

Hoe een project ontstaat

• Automatisch — zodra een klant een offerte accordeert, of jij een akkoord vastlegt met Akkoord ontvangen, wordt er direct een project van gemaakt, met de offerteregels overgenomen als materialen. Zie Een offerte opstellen en versturen.
• Handmatig — ga naar Projecten en klik op Nieuw. Vul een titel, klant, omschrijving, startdatum en deadline in. Wil je dat Planny meedenkt, gebruik dan Met Planny: beschrijf de klus in gewone taal en Planny stelt een titel, planning en een aantal voorgestelde taken voor.

Hoort de offerte bij een aanvraag, dan neemt het project ook het onderwerp van de aanvraag over als titel (met de klantnaam erachter), het bericht als omschrijving en het adres als locatie. De foto's van de aanvraag en de notities van het locatiebezoek komen als eerste, interne update Situatie bij aanvang in de projectupdates te staan — zie Projectupdates bijhouden voor je klant. Zonder aanvraag heet het project "Uit offerte" met het offertenummer en de klantnaam.

Projectnummer

Elk project krijgt bij het aanmaken automatisch een nummer, bijvoorbeeld P-2026-0001: het voorvoegsel, het jaar en een volgnummer dat elk jaar opnieuw bij 1 begint. Je ziet het bovenaan het project en onder de naam in de projectenlijst, en je kunt erop zoeken. Het staat ook in de afrondmail aan de klant.

Het voorvoegsel stel je in op Projecten, in het blok Projectnummers: letters en cijfers, maximaal 10. Een ander voorvoegsel geldt alleen voor nieuwe projecten; bestaande nummers blijven zoals ze zijn, want een klant kan er al naar verwezen hebben.

Statussen

Status	Betekenis
Ingepland	Startstatus, nog niet begonnen.
In uitvoering	Werkzaamheden zijn gestart.
Wacht op materiaal	Tijdelijk gepauzeerd, in afwachting van materiaal.
Afgerond	Klaar.
Geannuleerd	Niet doorgegaan.

De klant laten weten dat het klaar is

Zet je de status op Afgerond, dan verschijnt eronder het vinkje Klant mailen dat het project is afgerond. Het staat standaard uit: niet elke afronding is een moment om de klant te mailen, bijvoorbeeld als je oude projecten opruimt.

1. Zet de status op Afgerond.
2. Vink Klant mailen dat het project is afgerond aan.
3. Onder Naar zie je wie de mail krijgt. Standaard is dat het e-mailadres van de klant zelf. Heeft de klant contactpersonen met een e-mailadres, dan kun je die erbij aanvinken (of de klant uitvinken).
4. Klik op Opslaan.

De klant krijgt een korte e-mail dat het werk klaar is. Staan de projectupdates voor de klant aan, dan zit er een knop in naar de projectupdates. Met het vraagteken naast het vinkje zie je vooraf een voorbeeld van de mail.

Was het project al afgerond, dan zie je het vinkje niet meer: opnieuw opslaan mailt niemand. In plaats daarvan zie je op het project Klant gemaild dat het project is afgerond, met per ontvanger wanneer de mail is verstuurd en of hij is aangekomen. Heb je de klant bij het afronden niet gemaild, dan staat er De klant weet nog niet dat het project klaar is. Kies daar de ontvangers en klik op Afrondmail versturen om het alsnog te doen.

Een conceptfactuur in Rompslomp

Heb je Rompslomp gekoppeld (knop Boekhouding op Projecten), dan zie je bij het afronden als beheerder ook het vinkje Conceptfactuur in Rompslomp zetten. Vink je dat aan, dan zet 4planning een conceptfactuur klaar met de materialen van het project, de uren van de werkbonnen en een eventueel ontvangen aanbetaling als aftrek. Je controleert en verstuurt hem zelf in Rompslomp. Zie Rompslomp koppelen en een conceptfactuur maken.

Tabbladen in het project

• Details — titel, status, locatie, data, omschrijving en (indien Producten aan staat) gekoppelde apparatuur.
• Taken & planning — een checklist met taken en een agenda met ingeplande werkmomenten. De voortgang volgt automatisch uit de afgevinkte taken. Zie Taken en werkmomenten bij een project.
• Materialen — regels met omschrijving, aantal, eenheid en prijs, met een lopend totaal. Ook hier kun je Planny om suggesties vragen. Zie Materialen bij een project.
• Projectupdates — de projectupdates voor dit project, zie Projectupdates bijhouden voor je klant.
• Documenten — tekeningen, foto's en bestanden bij dit project (alleen voor beheerders). Ze staan ook bij de klant, in een map met de naam van het project; die map verschijnt daar zodra er iets in staat.
• Werkbonnen & uren — alleen zichtbaar als Werkbonnen aan staat.

Veelgestelde vragen

• Kan ik de voortgang van een project zelf instellen? Niet in het scherm; die volgt uit de afgevinkte taken. Vraag je Planny om er een percentage neer te zetten, dan overschrijft dat de berekening.
• Ik heb Producten uitgezet en nu zijn de gekoppelde producten weg. Dat klopt: staat Producten uit, dan verdwijnt ook de koppeling tussen project en apparatuur bij het opslaan. Zet Producten weer aan om de koppeling terug te zien.
• Kan ik een andere klant kiezen als ik een project start vanaf een klantpagina? Nee, start je een nieuw project vanaf een klantdossier, dan ligt de klant al vast.
• Waar zie ik dat een project uit een offerte komt? Bovenaan het project staat dan een badge "Uit offerte #...", die terug linkt naar de betreffende offerte. In de zijkolom zie je bovendien Uit offerte met het offertenummer (en de aanbetaling, als die er was) en, als er een aanvraag aan voorafging, Uit aanvraag.