Een klant toevoegen en beheren

Op de pagina Klanten beheer je alle klantgegevens en zie je in één oogopslag hun contactgeschiedenis, offertes, projecten en onderhoud.

Een klant toevoegen

1. Ga naar Klanten en klik op Nieuwe klant.
2. Kies het type klant: Particulier of Zakelijk. Bij Zakelijk kun je ook een bedrijfsnaam invullen.
3. Vul voornaam, achternaam en e-mailadres in — deze drie velden zijn altijd verplicht, ook bij een zakelijke klant (vul de naam van je contactpersoon in).
4. Heeft jouw omgeving het klantportaal aan staan? Dan kun je meteen "Stuur direct inloggegevens (klantportaal)" aanvinken. De klant krijgt dan een e-mail met een inloglink.
5. Klik op Klant aanmaken.

Klantgegevens bewerken

Open de klant en klik op Bewerken. Je kunt hier:

• het type klant wijzigen (en bij Zakelijk: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer),
• contactgegevens aanpassen (aanhef, naam, e-mail, telefoon),
• het adres invullen — dit adres wordt automatisch gebruikt om de klant op de kaart te tonen (zie Klanten op de kaart bekijken),
• interne notities bijhouden.

Het klantdossier

Elke klant heeft een eigen dossier met tabbladen, afhankelijk van welke onderdelen van de zakelijke module bij jouw omgeving aan staan:

• Overzicht — actieve projecten, openstaande offertes, laatste en volgende afspraak.
• Afspraken — bezoekhistorie en het inplannen van nieuwe afspraken.
• Projecten en Onderhoud — als deze onderdelen aan staan.
• Offertes — alle offertes van deze klant, met de knop om een nieuwe te starten.
• Producten — geïnstalleerde apparatuur bij deze klant, met garantiestatus.
• Contactpersonen — alleen bij een zakelijke klant: meerdere aanspreekpunten, met één als hoofdcontact.
• Communicatie — een logboek van mails die met deze klant zijn gewisseld.
• Documenten.
• Klantportaal — als het klantportaal aan staat: hier geef of trek je toegang in tot het Bouwjournaal voor deze klant.

Portaaltoegang geven of intrekken

Op het tabblad Klantportaal:

1. Klik op Toegang geven.
2. Vul voornaam, achternaam en het persoonlijke e-mailadres van deze persoon in.
3. Deze persoon ontvangt direct een e-mail met een inloglink.

Wil je iemands toegang intrekken? Klik op Toegang intrekken naast zijn of haar naam. Het account zelf blijft bestaan, alleen de koppeling met deze klant verdwijnt.

Let op: het klantportaal geeft toegang tot het Bouwjournaal, niet tot een overzicht van offertes. Offertes bekijkt en accepteert een klant via de link in de offerte-e-mail zelf.

Een klant verwijderen

Klik op Verwijderen boven in het klantdossier en bevestig. Dit verwijdert de klant, diens documenten en gekoppelde gegevens definitief — dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Veelgestelde vragen

• Kan ik een zakelijke klant aanmaken zonder persoonsnaam? Nee, het aanmaakformulier vraagt altijd om een voor- en achternaam, ook voor een bedrijf — vul de contactpersoon in.
• Waarom zie ik het tabblad Klantportaal niet? Het klantportaal is een aparte instelling die je beheerder moet aanzetten in Instellingen.
• Waarom zie ik geen offertes op het tabblad Offertes? Dit tabblad zoekt op het e-mailadres van de klant. Staat er geen (juist) e-mailadres bij de klant, dan kunnen offertes hier niet gevonden worden.
• Kan ik een import doen van bestaande klanten? Ja, gebruik Importeren boven de klantenlijst. Download eerst de sjabloon-Excel zodat de kolommen goed matchen.