Tâches et moments de travail d'un projet

Sur l'onglet Tâches et planning d'un projet se trouvent deux éléments faciles à confondre : la liste de tâches et les moments de travail planifiés.

En bref : une tâche est une case à cocher sans horaire, un moment de travail est un créneau horaire sans case à cocher. La liste de tâches détermine ton pourcentage de progression ; les moments de travail déterminent qui se rend où et quand.

La liste de tâches

Tape dans le champ Ajouter une nouvelle tâche... ce qu'il faut faire et clique sur le +. Clique ensuite sur le rond devant une tâche pour la cocher (elle reçoit une barre de rayure), ou sur la corbeille pour la supprimer. Tout est appliqué immédiatement ; la page ne se recharge pas.

La liste de tâches est volontairement simple. Par tâche, il n'y a pas de date, pas de description, pas d'attribution à un technicien et pas d'ordre propre — les tâches apparaissent dans l'ordre où tu les ajoutes et tu ne peux pas les faire glisser. Il n'est pas non plus possible de modifier après coup le texte d'une tâche ; supprime-la et retape-la.

Tu veux quand même attribuer une tâche à quelqu'un ou y ajouter une explication ? C'est possible via Planny (par exemple : « ajoute au projet Salle de bain Jansen la tâche 'commander du carrelage' et attribue-la à Ahmed »). Voir Ce que Planny peut faire pour ton entreprise.

Comment la progression est calculée

La progression dans la barre latérale et la tuile Tâches en haut sont du pur calcul :

tâches cochées ÷ nombre total de tâches × 100

Il n'y a rien de plus derrière : aucune pondération selon la difficulté, aucune heure, aucun matériau. Si un projet n'a pas encore de tâches, la progression est à 0 %. Le pourcentage est mis à jour à chaque tâche que tu ajoutes, coches ou supprimes.

Attention : si tu supprimes une tâche encore ouverte, ton pourcentage augmente. Quatre tâches terminées sur huit, c'est 50 % ; si tu supprimes deux tâches ouvertes, cela affiche soudain 67 % alors que tu n'as rien fait.

Si tu demandes à Planny de fixer la progression à un pourcentage donné, ou si tu marques le projet comme Terminé, le pourcentage est écrasé. À partir de ce moment-là, il ne correspond plus à ta liste de tâches, jusqu'à ce que tu coches ou décoches à nouveau une tâche.

Moments de travail planifiés

Un moment de travail est un véritable rendez-vous dans l'agenda, lié à ce projet. Ce que tu planifies ici apparaît immédiatement dans Planning et dans Mon planning du technicien ; et inversement, un rendez-vous d'agenda que tu lies à ce projet apparaît ici dans la chronologie.

Voici comment en créer un :

1. Clique sur Nouveau moment.
2. Choisis un technicien / collaborateur, ou laisse vide et attribue-le plus tard.
3. Clique sur un jour dans le calendrier à droite. Tu vois immédiatement ce que ce collaborateur a déjà de prévu.
4. Définis l'heure de début et l'heure de fin.
5. Ajoute éventuellement une note interne, par exemple « prendre un escabeau supplémentaire ». Elle est réservée à ta propre équipe.
6. Tu veux informer le client ? Coche Informer le client par e-mail. Le point d'interrogation à côté te permet de voir d'abord à quoi ressemble cet e-mail.
7. Clique sur Planifier.

Le client reçoit alors un e-mail avec la date, l'heure et un bouton pour ajouter le rendez-vous à son propre agenda. Ta note interne n'y figure pas. Si le client n'a pas d'adresse e-mail, la case est désactivée. La case est désactivée par défaut — aucun e-mail n'est donc jamais envoyé sans que tu t'en rendes compte.

Déplacer un moment de travail

Sur l'écran du projet, tu peux seulement supprimer un moment de travail, pas le modifier. Si tu veux le déplacer ou le donner à quelqu'un d'autre, fais-le dans Planning (tu peux aussi simplement y faire glisser le rendez-vous) ou demande-le à Planny. Voir Planifier des rendez-vous dans l'agenda.

Bon à savoir

• Les quatre tuiles en haut du projet comptent tes tâches (terminées/total), tes moments de travail, la valeur de vente de tes matériaux et l'échéance.
• Les contrats d'entretien n'ont pas de liste de tâches ni de pourcentage de progression ; ils fonctionnent avec des visites. Voir Configurer un contrat d'entretien.
• Ton client ne voit pas tes tâches ni tes moments de travail. Ce que le client peut en revanche suivre, c'est le Journal de chantier — voir Tenir le Journal de chantier pour ton client.

Questions fréquentes

• Puis-je attribuer une tâche à un technicien ? Pas dans l'écran lui-même, mais oui via Planny. Dans la liste de tâches, cette attribution n'est ensuite pas visible.
• Ma progression ne correspond plus. Le pourcentage a probablement été défini une fois manuellement ou via Planny, ou le projet a été mis sur Terminé. Coche ou décoche une tâche et le calcul se refait automatiquement.
• Pourquoi mon moment de travail n'apparaît-il pas dans le planning du technicien ? Aucun collaborateur n'y est alors lié. Attribue-le via Planning.
• Puis-je lier une tâche à un moment de travail ? Non, les deux sont indépendants l'un de l'autre.