Créer et gérer un projet

Un projet regroupe tout ce qui concerne un chantier pour un client : tâches, planning, matériaux et les mises à jour du projet (anciennement : Journal de chantier).

Comment naît un projet

• Automatiquement — dès qu'un client approuve un devis, ou que tu enregistres un accord avec Accord reçu, un projet en est immédiatement créé, avec les lignes du devis reprises comme matériaux. Voir Créer et envoyer un devis.
• Manuellement — va sur Projets et clique sur Nouveau. Renseigne un titre, un client, une description, une date de début et une échéance. Tu veux que Planny réfléchisse avec toi ? Utilise Avec Planny : décris le chantier en langage courant et Planny propose un titre, un planning et un certain nombre de tâches suggérées.

Si le devis est lié à une demande, le projet reprend aussi l'objet de la demande comme titre (suivi du nom du client), le message comme description et l'adresse comme lieu. Les photos de la demande et les notes de la visite sur place apparaissent comme première mise à jour interne, Situation de départ, dans les mises à jour du projet — voir Publier des mises à jour du projet pour ton client. Sans demande, le projet s'appelle « Depuis le devis » suivi du numéro de devis et du nom du client.

Numéro de projet

Chaque projet reçoit automatiquement un numéro à sa création, par exemple P-2026-0001 : le préfixe, l'année et un numéro d'ordre qui recommence à 1 chaque année. Tu le vois en haut du projet et sous le nom dans la liste des projets, et tu peux faire une recherche dessus. Il figure aussi dans l'e-mail de clôture envoyé au client.

Tu règles le préfixe dans Projets, dans le bloc Numéros de projet : lettres et chiffres, 10 au maximum. Un nouveau préfixe ne s'applique qu'aux nouveaux projets ; les numéros existants restent tels quels, car un client y a peut-être déjà fait référence.

Statuts

Statut	Signification
Planifié	Statut de départ, pas encore commencé.
En cours	Les travaux ont commencé.
En attente de matériel	Temporairement en pause, en attente de matériel.
Terminé	Terminé.
Annulé	N'a pas eu lieu.

Prévenir le client que c'est terminé

Quand tu passes le statut à Terminé, la case Envoyer un e-mail au client indiquant que le projet est terminé apparaît en dessous. Elle est désactivée par défaut : toute clôture n'est pas un moment pour écrire au client, par exemple quand tu fais le ménage dans d'anciens projets.

1. Passe le statut à Terminé.
2. Coche Envoyer un e-mail au client indiquant que le projet est terminé.
3. Sous À, tu vois qui reçoit l'e-mail. Par défaut, c'est l'adresse e-mail du client lui-même. Si le client a des personnes de contact avec une adresse e-mail, tu peux aussi les cocher (ou décocher le client).
4. Clique sur Enregistrer.

Le client reçoit un court e-mail indiquant que le travail est terminé. Si les mises à jour du projet sont activées pour le client, il contient un bouton vers les mises à jour du projet. Le point d'interrogation à côté de la case affiche un aperçu de l'e-mail au préalable.

Si le projet était déjà terminé, la case n'apparaît plus : enregistrer à nouveau n'envoie d'e-mail à personne. À la place, le projet affiche Client informé par e-mail que le projet est terminé, avec pour chaque destinataire la date d'envoi et si l'e-mail est bien arrivé. Si tu n'as pas écrit au client en terminant le projet, tu vois Le client ne sait pas encore que le projet est terminé. Choisis-y les destinataires et clique sur Envoyer l'e-mail de clôture pour le faire après coup.

Une facture brouillon dans Rompslomp

Si tu as connecté Rompslomp (bouton Comptabilité dans Projets), tu vois aussi, en tant qu'administrateur, la case Créer une facture brouillon dans Rompslomp au moment de terminer le projet. Si tu la coches, 4planning prépare une facture brouillon avec les matériaux du projet, les heures des bons de travail et un éventuel acompte reçu en déduction. Tu la vérifies et l'envoies toi-même dans Rompslomp. Voir Connecter Rompslomp et créer une facture brouillon.

Onglets du projet

• Détails — titre, statut, lieu, dates, description et (si Produits est activé) équipements liés.
• Tâches et planning — une liste de contrôle avec des tâches et un agenda avec des moments de travail planifiés. La progression découle automatiquement des tâches cochées. Voir Tâches et moments de travail d'un projet.
• Matériaux — des lignes avec description, quantité, unité et prix, avec un total en continu. Tu peux aussi y demander des suggestions à Planny. Voir Matériaux d'un projet.
• Projectupdates — les mises à jour de ce projet, voir Publier des mises à jour du projet pour ton client.
• Documenten (documents) — plans, photos et fichiers de ce projet (administrateurs uniquement). Ils sont aussi rangés chez le client, dans un dossier au nom du projet ; ce dossier y apparaît dès qu'il contient quelque chose.
• Bons de travail et heures — visible uniquement si Bons de travail est activé.

Questions fréquentes

• Puis-je définir moi-même la progression d'un projet ? Pas dans l'écran ; elle découle des tâches cochées. Si tu demandes à Planny d'y mettre un pourcentage, cela écrase le calcul.
• J'ai désactivé Produits et maintenant les produits liés ont disparu. C'est normal : si Produits est désactivé, le lien entre le projet et les équipements disparaît aussi lors de l'enregistrement. Réactive Produits pour revoir le lien.
• Puis-je choisir un autre client si je démarre un projet depuis une page client ? Non, si tu démarres un nouveau projet depuis un dossier client, le client est déjà fixé.
• Où vois-je qu'un projet provient d'un devis ? En haut du projet apparaît alors un badge « Depuis le devis #... », qui renvoie vers le devis correspondant. Dans la colonne latérale, tu vois en outre Depuis le devis avec le numéro de devis (et l'acompte, s'il y en avait un) et, si une demande l'a précédé, Depuis la demande.