Ce que Planny peut faire pour ton entreprise

Si tu travailles avec le module professionnel, Planny est plus qu'un service d'assistance : il peut rechercher et mettre à jour tes clients, devis, projets, planning et entretien. Demande-le-lui simplement avec tes propres mots.

Qui peut quoi

Planny peut exactement ce que ton rôle peut faire dans l'application. En tant qu'administrateur, tu peux faire tout ce qui suit. En tant que collaborateur, tu peux via Planny consulter ton propre planning, voir qui est disponible, planifier des rendez-vous et des visites d'entretien, déplacer tes propres rendez-vous, clôturer tes propres visites d'entretien, consulter et enregistrer des demandes, et ouvrir un projet et en mettre à jour les tâches. Les clients, les devis, le chiffre d'affaires, l'aperçu de l'entretien et la liste des projets sont, comme dans l'application, réservés aux administrateurs. Un membre ordinaire ne voit aucune donnée client, même s'il le demande.

Ce que Planny peut faire dépend en outre des modules activés chez toi. Si tu n'utilises pas l'entretien, les questions sur l'entretien n'existent pas non plus pour Planny — il dit simplement que cette branche n'est pas activée.

Tout ce que Planny modifie ou crée ne se fait qu'après ton clic sur Uitvoeren (« Exécuter », voir ci-dessous) et est consigné dans le journal de ton environnement : au nom de la personne qui l'a confirmé, marqué comme action Planny. Tu peux donc toujours revoir ce qui s'est passé via l'assistant.

Rechercher

Clients

• « Cherche le client Jansen » · « Combien de clients avons-nous ? »
• « Que sait-on de la Boulangerie De Molen ? » — y compris les appareils liés, avec un lien vers le dossier client.
• « Quels clients se trouvent à Venlo ? » — peut aussi se faire par zone de code postal, par exemple 5911.
• « Combien avons-nous facturé à Jansen ? » · « Quand a eu lieu le dernier contact avec Jansen ? »
• « Ai-je des demandes en attente ? »

Planning

• « Qu'y a-t-il la semaine prochaine dans mon agenda ? » · « Où va Ahmed demain ? » — seul un administrateur voit les rendez-vous des collègues ; en tant que collaborateur, tu obtiens ton propre planning.
• « Qui est disponible demain ? » — Planny montre qui n'a aucun rendez-vous et qui en a combien.
• « Donne-moi les adresses de mes rendez-vous d'aujourd'hui. »

Devis et chiffre d'affaires

• « Quels devis sont en attente ? » · « Que contient le devis pour Jansen ? »
• « Quels clients attendent une réponse à un devis depuis longtemps ? »
• « Quel est notre chiffre d'affaires ce mois-ci ? »

Projets

• « Quels projets sont en cours ? » · « Qu'avons-nous décroché ce mois-ci ? »
• « Où en est le projet Salle de bain Jansen ? » — avec la progression et les tâches en attente.

Entretien

• « Quels clients n'ont pas encore eu d'entretien ? »
• « Que dois-je encore planifier pour la semaine 33 ? » — contrats actifs arrivant à échéance et pour lesquels rien n'est encore prévu.
• « Quand est le prochain entretien chez Jansen ? »

Attention avec les chiffres de chiffre d'affaires : Planny calcule à partir des devis approuvés, à la date à laquelle ils ont été approuvés. Ce n'est donc pas la même chose que ce qui a été facturé ou payé.

Le laisser agir

Planny n'exécute rien lui-même. Pour chaque demande, il prépare une proposition : une carte qui montre exactement ce qui va se passer, avec le client, la date et les montants tels qu'ils seront enregistrés. Ce n'est que lorsque tu cliques sur Uitvoeren que cela se fait. Un client, un devis ou un rendez-vous que tu viens de créer peut encore être annulé pendant dix minutes avec Ongedaan maken (« Annuler l'action »). Voir Que peut faire Planny pour toi ?.

• Clients — créer ou mettre à jour un client, associer un appareil à un client (« ajoute chez Jansen une chaudière au grenier »), noter un contact (« note que je suis passé cet après-midi chez Jansen »), ou préparer une demande.
• Devis — rédiger un devis provisoire, y compris les lignes et les prix basés sur tes devis précédents ; ou passer un statut à envoyé, approuvé ou refusé. Voir Rédiger un devis avec Planny.
• Projets — créer un projet, mettre à jour le statut ou la progression, ajouter et cocher des tâches. Via Planny, tu peux aussi attribuer une tâche à un collaborateur et y ajouter une explication ; ce n'est pas possible dans l'écran lui-même.
• Planning — planifier, déplacer ou annuler un rendez-vous. En tant que collaborateur, tu ne peux déplacer ou annuler que tes propres rendez-vous. Chez un client, Planny remplit automatiquement l'adresse.
• Entretien — planifier une visite pour un contrat en cours, ou clôturer une visite avec tes constatations.

Planny n'envoie pas de devis provisoire : c'est toi qui le contrôles et l'envoies depuis la page du devis. Si tu demandes à Planny de passer le statut à envoyé, seul le statut change ; ton client ne reçoit pas d'e-mail. Et un rendez-vous que Planny planifie n'envoie aucun e-mail au client — cette case ne se trouve que dans les écrans eux-mêmes.

Ce à quoi Planny n'a pas accès

En toute franchise, voici ce qu'il ne peut pas faire :

• Matériaux d'un projet — Planny ne peut ni les lire ni les ajouter dans le chat. Il existe en revanche un bouton séparé sur l'onglet Matériaux ; voir Matériaux d'un projet.
• Bons de travail et relevés d'heures — il ne les recherche pas, ne les crée pas, ne les signe pas. Il peut par contre t'y orienter.
• Factures — il n'y a pas accès.
• Supprimer — Planny ne supprime ni client, ni projet, ni devis, ni tâche.
• Calculer un itinéraire. Il peut te donner les arrêts d'une journée avec les adresses complètes, à peu près dans l'ordre géographique, mais il ne calcule pas le chemin le plus court et ne tient pas compte du temps de trajet ni des routes. La navigation proprement dite se fait dans ta propre application de cartes — depuis la fiche client, tu ouvres une adresse en un clic dans Google Maps.

Questions fréquentes

• Mon collègue reçoit des réponses différentes des miennes. Ce que Planny peut montrer dépend de ton rôle et des modules activés dans ton environnement.
• Planny dit qu'un module n'est pas activé. Cette branche (devis, projets ou entretien) est alors désactivée pour ton environnement. Un administrateur peut l'activer dans les paramètres.
• Puis-je revoir ce que Planny a modifié ? Oui, chaque modification est consignée dans le journal de ton environnement, au nom de la personne qui l'a confirmée avec Uitvoeren.
• Comment faire en sorte que Planny propose de meilleurs devis et suggestions de matériaux ? Plus il y a de devis et de lignes de matériaux précédents chez ce client, mieux il s'ajuste — il n'apprend qu'à partir de tes propres données.