Configurer un contrat d'entretien pour l'entretien périodique

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Avec un contrat d'entretien, tu enregistres qu'un client bénéficie d'un entretien périodique, par exemple une révision annuelle d'une chaudière. Voici comment cela se présente chez une entreprise d'installation ou d'entretien.

Comment ça marche

Un contrat est un accord dans les grandes lignes : un titre, la fréquence de récurrence et la date de la prochaine échéance. De ce contrat découlent des visites individuelles — les rendez-vous réels dans l'agenda.

Dès que la date de la prochaine visite approche, 4planning planifie lui-même une visite. Si tu la clôtures, la date cible avance et le cycle recommence. Le cycle continue ainsi sans que tu aies à le suivre toi-même.

Seuls les administrateurs peuvent gérer les contrats. Les techniciens voient bien sûr leurs propres visites dans leur propre planning.

Créer un contrat

  1. Ouvre le client et va à l'onglet Entretien.
  2. Clique sur Nouvel entretien.
  3. Renseigne un titre, par exemple « Révision chaudière ».
  4. Choisis éventuellement un projet lié. Attention : cela ne pourra plus être modifié par la suite.
  5. Choisis la fréquence : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
  6. Renseigne la date souhaitée de la première visite.
  7. Ajoute éventuellement une description ou des instructions.
  8. Enregistre.

Le contrat passe immédiatement au statut Actif.

Lier des équipements

Si la fonction Produits est activée dans ton environnement, tu peux indiquer sur le contrat à quels appareils il se rapporte. Sous Équipements / produits liés, tu coches lesquels des appareils de ce client en font partie.

L'appareil n'y figure pas encore ? Clique sur Nouveau et renseigne nom, emplacement, marque, modèle, numéro de série, date d'installation et date de garantie. L'appareil est alors enregistré chez le client et immédiatement lié à ce contrat.

Si tu désactives plus tard la fonction Produits, cette section disparaît mais les liaisons restent.

Où retrouver tes contrats

Il n'y a pas de page de synthèse séparée listant tous les contrats d'entretien. Tu les retrouves de trois façons :

  • Par client — ouvre le client et va à l'onglet Entretien. C'est la voie principale.
  • Tableau de bord — le bloc Entretien en retard affiche les contrats dont la visite est dépassée et pour lesquels rien n'est planifié. Cinq maximum à la fois.
  • Klanten (la page n'est pas encore traduite) — il y a une colonne Dernier entretien, sur laquelle tu peux trier et filtrer.

Tu peux aussi demander à Planny quels clients n'ont pas encore eu d'entretien, ou ce que tu dois planifier pour une semaine donnée.

Pour aller plus loin

Bon à savoir

  • La fréquence est un choix fixe ; un intervalle personnalisé comme « toutes les huit semaines » n'est pas possible.
  • Aucun montant n'est associé à un contrat et rien n'est facturé automatiquement — c'est purement de la planification.
  • Ton client ne peut pas consulter ni déplacer en ligne son propre contrat ou ses visites.
  • Il n'y a pas d'export des contrats ou des visites.

Est-ce que cela t'a été utile ?

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