Mettre à jour les membres depuis Nexxchange

Si tu gères tes membres dans Nexxchange, tu n'as pas besoin de les mettre à jour à la main dans 4planning. Tu télécharges la liste des membres depuis Nexxchange et tu l'importes ici. 4planning compare le fichier avec l'application et montre ce qui change : nouveaux membres, données modifiées, autre type d'adhésion et membres qui sont partis. Rien ne se passe tant que tu ne l'as pas approuvé.

Avant de commencer

• C'est nous qui activons cette importation pour ton club. Si tu vois encore le modèle Excel habituel lors de l'importation, contacte-nous.
• Crée d'abord tes plans de cotisation, par exemple un par type d'adhésion. Voir Percevoir la cotisation : créer un plan de cotisation.
• N'exporte que tes membres actifs. Toute personne absente du fichier est proposée comme partie.

Le fichier doit contenir au moins ces colonnes : le numéro NGF (GSN), le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le type d'adhésion. Le code personnel, la particule, le numéro de téléphone et la date d'adhésion peuvent y figurer. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.

Étape 1 : Importe ta liste de membres

1. Va dans le menu vers Organisation et clique sur Membres.
2. Clique en haut à droite sur Créer un utilisateur et choisis Importer des utilisateurs.
3. Fais glisser le fichier de Nexxchange dans la zone, ou appuie dessus pour le choisir. Excel (.xls, .xlsx) et CSV fonctionnent tous les deux.

Étape 2 : Colonnes

La première fois, tu indiques quelle colonne de ton fichier correspond à quel champ. En général, 4planning les reconnaît tout seul ; vérifie et ajuste si nécessaire. À côté de chaque champ, tu vois un exemple tiré de ton fichier.

L'application retient ton choix. Si l'export suivant a la même forme, tu sautes cette étape.

Étape 3 : Adhésions

Pour chaque type d'adhésion venant de Nexxchange (par exemple GL, BL et JL), tu choisis :

• Plan de cotisation : le plan que paient ces membres. Choisis Pas de cotisation si ce type d'adhésion ne paie rien.
• Groupe (facultatif) : place aussi les membres dans un groupe.
• Jeunes : active cette option pour les adhésions jeunes. C'est nécessaire pour les familles qui partagent une adresse e-mail, voir plus bas.

L'application retient cela aussi. Si un nouveau type d'adhésion apparaît plus tard dans le fichier, elle ne pose la question que pour ce nouveau type.

Étape 4 : L'aperçu

Tu vois toutes les modifications par groupe :

• Nouveaux membres : dans le fichier, pas encore dans l'application.
• Lier à un membre existant : déjà dans l'application. Ils reçoivent leur numéro NGF pour que nous les reconnaissions à l'avenir. Tu le vois surtout lors de la première importation.
• Données modifiées : le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone est différent.
• Autre adhésion : la cotisation change.
• De nouveau membre : étaient partis et figurent à nouveau dans le fichier. Ils conservent leurs propres données.
• Partis : ne figurent plus dans le fichier. Ils passent à membre : non et leur cotisation s'arrête.
• À vérifier : ici, nous ne pouvons pas être sûrs, par exemple parce qu'un numéro NGF figure deux fois dans le fichier. Ces lignes ne sont pas appliquées. Corrige-le dans Nexxchange ; elles réapparaîtront à la prochaine importation.

Chaque ligne a une case à cocher. Ce que tu décoches n'est pas appliqué, et nous ne le proposerons plus la fois suivante, sauf si quelque chose change dans Nexxchange.

Avec Envoyer une invitation à l'application aux nouveaux membres, tu décides si les nouveaux membres reçoivent tout de suite une invitation. En bas, tu vois exactement qui recevra un message : une invitation à l'application ou une demande d'autoriser le prélèvement automatique.

Clique sur Appliquer les modifications et confirme. Tu vois ensuite ce qui s'est passé.

Membres partis

Un membre parti n'est pas supprimé. Il passe à membre : non, sa cotisation s'arrête et un montant impayé est annulé ; tu vois ce montant à l'avance dans l'aperçu. S'il revient plus tard, nous le reconnaissons à son numéro NGF et il retrouve ses propres données et son historique.

Si soudain beaucoup plus de membres que d'habitude manquent dans le fichier, l'application demande d'abord s'il s'agit vraiment de la liste complète. Si le fichier semble clairement incomplet, les membres partis ne sont pas traités du tout cette fois-là.

Familles avec une seule adresse e-mail

Dans 4planning, une adresse e-mail appartient à un seul compte. Si un parent et un enfant partagent la même adresse dans Nexxchange, l'enfant devient un compte enfant sous le parent : pas de connexion propre, et le parent gère tout dans l'application. Une demande de mandat pour l'enfant est envoyée au parent.

Pour cela, l'adhésion de l'enfant doit être sur Jeunes et la fonction Comptes familiaux doit être activée. Si deux adultes partagent une adresse, le second apparaît sous À vérifier : donne à cette personne sa propre adresse e-mail dans Nexxchange.

Quand un membre paie-t-il ?

Les nouveaux membres reçoivent un abonnement au plan de leur adhésion. Si ce plan a une date de paiement fixe, par exemple le 1er février :

• un nouveau membre paie à son inscription, puis chaque année à cette date ;
• un membre existant qui reçoit un abonnement pour la première fois lors de la liaison ne paie qu'à la prochaine date fixe.

L'aperçu indique pour chaque ligne quand une personne paie pour la première fois. Si ton club utilise le prélèvement automatique, un membre sans mandat reçoit une demande pour le donner.

Questions fréquentes

• Et si un code personnel change dans Nexxchange ? Nous reconnaissons les membres à leur numéro NGF, pas au code personnel. Un nouveau code personnel est simplement mis à jour.
• Puis-je importer deux fois le même export ? Oui. Ce qui est déjà correct figure sous Inchangé et rien ne se passe.
• Une nouvelle adresse e-mail change-t-elle aussi la connexion ? Oui, l'adresse e-mail sert de connexion. Si quelqu'un utilise le même compte dans un autre club, la modification passe sous À vérifier et nous ne l'appliquons pas automatiquement.
• Les membres sans numéro NGF sont-ils arrêtés ? Non. L'importation ne touche pas aux personnes sans numéro NGF dans l'application, par exemple un membre du bureau qui ne figure pas dans Nexxchange.