4planning voor bouw- en verbouwbedrijven

Bij een verbouwing gaat het zelden mis op het werk zelf. Het gaat mis in wat eromheen hangt: de klant die niet weet hoe ver het is, het meerwerk dat mondeling is afgesproken en achteraf niet meer hard te maken valt, en de uren die op vrijdagmiddag uit vier busjes bij elkaar geraapt moeten worden. Daar is het Bouwjournaal voor gemaakt — en de werkbon en weekstaat eromheen.

Deze pagina is geschreven voor aannemers, verbouw- en klusbedrijven, timmerbedrijven en de afbouwvakken die op dezelfde manier werken.

Zo ziet een bouwbedrijf in 4planning eruit

• Aanvraag → klant → offerte — een aanvraag van je website wordt een klant, en die krijgt een offerte die hij online bekijkt en accordeert.
• Project per klus — het werk zelf, met afspraken in de agenda en je eigen mensen erop.
• Bouwjournaal — een fototijdlijn per project waarin je klant de voortgang volgt, met interne updates die hij nooit ziet.
• Werkbonnen — uren, kilometers en materiaal per dag, ondertekend door de klant: het bewijs onder je meerwerk.
• Weekstaten — dezelfde uren per medewerker per week, ingediend en geaccordeerd.
• Documenten per project — tekeningen, vergunningen en opleveringslijsten op één plek.
• Spraaknotities — na een bouwvergadering inspreken en automatisch laten samenvatten.

Zo richt je het in

1. Zet je medewerkers klaar met de juiste rechten.
2. Koppel je website aan de aanvragen-inbox en zet een aanvraag om naar een klant.
3. Maak een offerte en bekijk wat je klant daarvan ziet.
4. Zet de klus om in een project en plan de afspraken in de agenda.
5. Houd de voortgang bij met het Bouwjournaal en deel de link met je klant.
6. Zet werkbonnen aan en leg je soorten werk, materialen en tarieven vast.
7. Laat de bon op locatie invullen en tekenen, en accordeer de weekstaten op kantoor.

Wat bij een bouwbedrijf anders werkt

Het Bouwjournaal is letterlijk voor dit vak gebouwd. Per project plaats je updates met maximaal twaalf foto's en een korte omschrijving; je markeert er eventueel een mijlpaal in (fundering gestort, dak dicht, oplevering). Je klant volgt die tijdlijn in het klantportaal of via een deelbare link waarvoor hij niet hoeft in te loggen, en krijgt hooguit één melding per project per dag — ook als je er drie achter elkaar plaatst.

Wat het in de praktijk oplost, is niet alleen communicatie. Elke update is gedateerd en heeft foto's. Ontstaat er later discussie over hoe iets erbij lag of wanneer iets is gedaan, dan is die tijdlijn je dossier. Zet updates die daar niet voor bedoeld zijn op intern: die zijn nooit zichtbaar voor de klant, ook niet via de deelbare link.

Het tweede eigen stuk is meerwerk. Dat is bij een verbouwing de grootste bron van gedoe, en het gaat vrijwel altijd over hetzelfde: "dit was toch afgesproken?" Vul het als werkbon in op de dag zelf, laat de klant op het scherm tekenen en je hebt een ondertekende PDF met de uren, de kilometers en het materiaal erbij. Bedragen en facturatie op die bon zijn alleen zichtbaar voor beheerders; je timmerman ziet de bon wel, de marge niet.

En dan de vrijdagmiddag. Dezelfde urenregels die op de bon staan, vormen de weekstaat per medewerker. Die dient hij in, kantoor accordeert hem en exporteert het geheel. Wat 4planning niet doet: calculatie- en begrotingssoftware zijn, en de salarisverwerking — die geaccordeerde uren gaan je eigen pakket in.

Veelgestelde vragen

Kan mijn klant meekijken zonder account? Ja, met de deelbare link van het Bouwjournaal. Interne updates blijven daarbij verborgen.

Kan ik meerwerk vastleggen met een handtekening? Ja, op de werkbon tekent de klant op het scherm; je krijgt er een PDF van.

Zien mijn medewerkers de bedragen? Nee, bedragen, verschot en facturatie zijn alleen voor beheerders zichtbaar.

Doet 4planning ook de calculatie of begroting? Nee. Je maakt offertes en houdt uren en materiaal bij, maar het is geen calculatiepakket.