Aufgaben und Arbeitstermine im Projekt

Auf dem Tab Aufgaben & Planung eines Projekts stehen zwei Dinge, die man leicht durcheinanderbringt: die Aufgabenliste und die geplanten Arbeitstermine.

Kurz gesagt: Eine Aufgabe ist ein Häkchen ohne Zeit, ein Arbeitstermin ist ein Zeitfenster ohne Häkchen. Die Aufgabenliste bestimmt deinen Fortschritt in Prozent; Arbeitstermine bestimmen, wer wann hinfährt.

Die Aufgabenliste

Tippe im Feld Neue Aufgabe hinzufügen... ein, was zu tun ist, und klicke auf das +. Klicke danach auf den Kreis vor einer Aufgabe, um sie abzuhaken (sie wird durchgestrichen), oder auf das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen. Alles wird sofort übernommen; die Seite lädt nicht neu.

Die Aufgabenliste ist bewusst einfach gehalten. Pro Aufgabe gibt es kein Datum, keine Beschreibung, keine Zuweisung an einen Monteur und keine eigene Reihenfolge — Aufgaben stehen in der Reihenfolge, in der du sie hinzufügst, und lassen sich nicht verschieben. Den Text einer Aufgabe nachträglich ändern geht auch nicht; lösche sie und tippe sie neu.

Willst du eine Aufgabe doch jemandem zuweisen oder eine Erläuterung dazuschreiben, geht das über Planny (zum Beispiel: "füge beim Projekt Badezimmer Jansen die Aufgabe 'Fliesen bestellen' hinzu und weise sie Ahmed zu"). Siehe Was Planny für dein Unternehmen tun kann.

Wie der Fortschritt berechnet wird

Der Fortschritt in der Seitenleiste und die Kachel Aufgaben oben sind reine Rechenarbeit:

abgehakte Aufgaben ÷ Gesamtzahl der Aufgaben × 100

Mehr steckt nicht dahinter: keine Gewichtung nach Aufwand, keine Stunden, kein Material. Hat ein Projekt noch keine Aufgaben, steht der Fortschritt auf 0 %. Der Prozentsatz wird bei jeder Aufgabe aktualisiert, die du hinzufügst, abhakst oder wegwirfst.

Achtung: Löschst du eine Aufgabe, die noch offen war, steigt dein Prozentsatz. Vier von acht Aufgaben fertig sind 50 %; wirfst du zwei offene Aufgaben weg, stehen plötzlich 67 % da, ohne dass du etwas getan hast.

Bittest du Planny, den Fortschritt auf einen bestimmten Prozentsatz zu setzen, oder markierst du das Projekt als Abgeschlossen, wird der Prozentsatz überschrieben. Ab dann passt er nicht mehr zu deiner Aufgabenliste, bis du wieder eine Aufgabe an- oder abhakst.

Geplante Arbeitstermine

Ein Arbeitstermin ist ein echter Termin im Kalender, mit diesem Projekt verknüpft. Was du hier planst, steht sofort in Planung und in Meine Planung des Monteurs; und umgekehrt erscheint ein Kalendertermin, den du mit diesem Projekt verknüpfst, hier in der Zeitleiste.

So legst du einen an:

1. Klicke auf Neuer Termin.
2. Wähle einen Monteur / Mitarbeiter, oder lass das Feld leer und weise ihn später zu.
3. Klicke rechts einen Tag im Kalender an. Du siehst sofort, was dieser Mitarbeiter schon stehen hat.
4. Stelle Startzeit und Endzeit ein.
5. Trage bei Bedarf eine interne Notiz ein, zum Beispiel "große Leiter mitnehmen". Die ist nur für dein eigenes Team.
6. Willst du den Kunden informieren? Setze das Häkchen bei Kunden per E-Mail benachrichtigen. Mit dem Fragezeichen daneben siehst du vorher, wie diese E-Mail aussieht.
7. Klicke auf Einplanen.

Der Kunde bekommt dann eine E-Mail mit Datum, Uhrzeit und einem Button, um den Termin in seinen eigenen Kalender zu übernehmen. Deine interne Notiz geht dabei nicht mit. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, ist das Häkchen deaktiviert. Standardmäßig ist es aus — es geht also nie unbemerkt eine E-Mail raus.

Einen Arbeitstermin verschieben

Auf dem Projektbildschirm kannst du einen Arbeitstermin nur löschen, nicht ändern. Willst du ihn verschieben oder jemand anderem geben, mach das in Planung (dort kannst du den Termin auch einfach ziehen) oder frag Planny. Siehe Termine im Kalender einplanen.

Gut zu wissen

• Die vier Kacheln oben im Projekt zählen deine Aufgaben (fertig/gesamt), deine Arbeitstermine, den Verkaufswert deines Materials und die Deadline.
• Wartungsverträge haben keine Aufgabenliste und keinen Fortschritt in Prozent; die arbeiten mit Terminen. Siehe Einen Wartungsvertrag einrichten.
• Dein Kunde sieht deine Aufgaben und Arbeitstermine nicht. Was der Kunde wohl verfolgen kann, ist das Bautagebuch — siehe Das Bautagebuch für deinen Kunden führen.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich eine Aufgabe einem Monteur zuweisen? Nicht im Bildschirm selbst, über Planny aber schon. In der Aufgabenliste ist diese Zuweisung danach übrigens nicht sichtbar.
• Mein Fortschritt stimmt nicht mehr. Wahrscheinlich wurde der Prozentsatz einmal von Hand oder über Planny gesetzt, oder das Projekt wurde auf Abgeschlossen gestellt. Hake eine Aufgabe an oder ab, dann rechnet er sich neu aus.
• Warum steht mein Arbeitstermin nicht in der Planung des Monteurs? Dann ist kein Mitarbeiter damit verknüpft. Weise ihn über Planung zu.
• Kann ich eine Aufgabe mit einem Arbeitstermin verknüpfen? Nein, die beiden stehen getrennt voneinander.