Ein Projekt anlegen und verwalten

Ein Projekt hält alles rund um einen Auftrag für einen Kunden fest: Aufgaben, Planung, Materialien und die Projekt-Updates (früher: Bautagebuch).

Wie ein Projekt entsteht

• Automatisch — sobald ein Kunde ein Angebot annimmt oder du eine Zustimmung mit Zustimmung erhalten festhältst, wird sofort ein Projekt daraus erstellt, wobei die Angebotspositionen als Materialien übernommen werden. Siehe Ein Angebot erstellen und versenden.
• Manuell — gehe zu Projekte und klicke auf Neu. Gib Titel, Kunde, Beschreibung, Startdatum und Deadline ein. Soll Planny mitdenken, nutze Mit Planny: beschreibe den Auftrag in normaler Sprache, und Planny schlägt einen Titel, eine Planung und mehrere Aufgaben vor.

Gehört das Angebot zu einer Anfrage, übernimmt das Projekt auch den Betreff der Anfrage als Titel (mit dem Kundennamen dahinter), die Nachricht als Beschreibung und die Adresse als Ort. Die Fotos der Anfrage und die Notizen vom Vor-Ort-Termin landen als erstes, internes Update Ausgangssituation in den Projekt-Updates — siehe Projekt-Updates für deinen Kunden pflegen. Ohne Anfrage heißt das Projekt „Aus Angebot" mit der Angebotsnummer und dem Kundennamen.

Projektnummer

Jedes Projekt bekommt beim Anlegen automatisch eine Nummer, zum Beispiel P-2026-0001: das Präfix, das Jahr und eine laufende Nummer, die jedes Jahr wieder bei 1 beginnt. Du siehst sie oben im Projekt und unter dem Namen in der Projektliste, und du kannst danach suchen. Sie steht auch in der Abschluss-E-Mail an den Kunden.

Das Präfix legst du unter Projekte im Block Projektnummern fest: Buchstaben und Ziffern, höchstens 10. Ein neues Präfix gilt nur für neue Projekte; bestehende Nummern bleiben, wie sie sind, denn ein Kunde hat sich vielleicht schon darauf bezogen.

Status

Status	Bedeutung
Geplant	Startstatus, noch nicht begonnen.
In Bearbeitung	Arbeiten haben begonnen.
Wartet auf Material	Vorübergehend pausiert, wartet auf Material.
Abgeschlossen	Fertig.
Storniert	Nicht durchgeführt.

Dem Kunden mitteilen, dass es fertig ist

Wenn du den Status auf Abgeschlossen setzt, erscheint darunter das Kästchen Dem Kunden mailen, dass das Projekt abgeschlossen ist. Es ist standardmäßig aus: Nicht jeder Abschluss ist ein Anlass, dem Kunden zu schreiben, zum Beispiel wenn du alte Projekte aufräumst.

1. Setze den Status auf Abgeschlossen.
2. Hake Dem Kunden mailen, dass das Projekt abgeschlossen ist an.
3. Unter An siehst du, wer die E-Mail bekommt. Standardmäßig ist das die E-Mail-Adresse des Kunden selbst. Hat der Kunde Kontaktpersonen mit E-Mail-Adresse, kannst du diese zusätzlich anhaken (oder den Kunden abwählen).
4. Klicke auf Speichern.

Der Kunde bekommt eine kurze E-Mail, dass die Arbeit fertig ist. Sind die Projekt-Updates für den Kunden aktiviert, enthält sie einen Button zu den Projekt-Updates. Über das Fragezeichen neben dem Kästchen siehst du vorab eine Vorschau der E-Mail.

War das Projekt schon abgeschlossen, erscheint das Kästchen nicht mehr: Erneutes Speichern schickt niemandem eine E-Mail. Stattdessen zeigt das Projekt Kunde per E-Mail informiert, dass das Projekt abgeschlossen ist, mit pro Empfänger, wann die E-Mail gesendet wurde und ob sie zugestellt wurde. Hast du den Kunden beim Abschließen nicht angeschrieben, steht dort Der Kunde weiß noch nicht, dass das Projekt fertig ist. Wähle dort die Empfänger und klicke auf Abschluss-E-Mail senden, um es nachzuholen.

Ein Rechnungsentwurf in Rompslomp

Hast du Rompslomp verbunden (Button Buchhaltung unter Projekte), siehst du als Administrator beim Abschließen auch das Kästchen Rechnungsentwurf in Rompslomp anlegen. Hakst du es an, legt 4planning einen Rechnungsentwurf mit den Materialien des Projekts, den Stunden aus den Arbeitsscheinen und einer eventuell erhaltenen Anzahlung als Abzug an. Du prüfst und versendest ihn selbst in Rompslomp. Siehe Rompslomp verbinden und einen Rechnungsentwurf erstellen.

Tabs im Projekt

• Details — Titel, Status, Ort, Daten, Beschreibung und (falls Produkte aktiviert ist) verknüpfte Geräte.
• Aufgaben & Planung — eine Checkliste mit Aufgaben und ein Kalender mit geplanten Arbeitsterminen. Der Fortschritt ergibt sich automatisch aus den abgehakten Aufgaben. Siehe Aufgaben und Arbeitstermine im Projekt.
• Materialien — Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis, mit laufender Summe. Auch hier kannst du Planny um Vorschläge bitten. Siehe Material im Projekt.
• Projekt-Updates — die Projekt-Updates für dieses Projekt, siehe Projekt-Updates für deinen Kunden pflegen.
• Dokumente — Zeichnungen, Fotos und Dateien zu diesem Projekt (nur für Administratoren). Sie liegen auch beim Kunden, in einem Ordner mit dem Namen des Projekts; dieser Ordner erscheint dort, sobald etwas darin liegt.
• Arbeitsscheine & Stunden — nur sichtbar, wenn Arbeitsscheine aktiviert ist.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich den Fortschritt eines Projekts selbst einstellen? Nicht im Bildschirm; er ergibt sich aus den abgehakten Aufgaben. Bittest du Planny, dort einen Prozentsatz einzutragen, überschreibt das die Berechnung.
• Ich habe Produkte deaktiviert, und jetzt sind die verknüpften Produkte weg. Das stimmt: Ist Produkte aus, wird beim Speichern auch die Verknüpfung zwischen Projekt und Geräten entfernt. Aktiviere Produkte wieder, um die Verknüpfung erneut zu sehen.
• Kann ich einen anderen Kunden wählen, wenn ich ein Projekt von einer Kundenseite aus starte? Nein, startest du ein neues Projekt aus einer Kundenakte, steht der Kunde bereits fest.
• Wo sehe ich, dass ein Projekt aus einem Angebot stammt? Oben im Projekt steht dann ein Badge „Aus Angebot #...", das zum betreffenden Angebot zurückverlinkt. In der Seitenspalte siehst du außerdem Aus Angebot mit der Angebotsnummer (und der Anzahlung, falls es eine gab) und, wenn eine Anfrage vorausging, Aus Anfrage.