Projekt-Updates für deinen Kunden pflegen

Projekt-Updates (früher: Bautagebuch) sind eine Fototimeline pro Projekt, mit der du deinen Kunden am Fortschritt des Auftrags teilhaben lässt — ohne Telefonate oder einzelne WhatsApp-Nachrichten. Unverzichtbar bei Arbeiten, die dein Kunde selbst nicht sehen kann, etwa bei einem Bauunternehmen oder einem Dachdeckerbetrieb.

Ein Update posten

1. Öffne das Projekt und gehe zum Tab Projekt-Updates.
2. Klicke auf Neues Update.
3. Füge bis zu 12 Fotos hinzu (png, jpg oder webp, max. 15 MB pro Foto).
4. Schreibe optional eine kurze Beschreibung dessen, was gemacht wurde.
5. Schalte Für Kunden sichtbar ein oder aus (standardmäßig an) und markiere das Update optional als Meilenstein.
6. Klicke auf Veröffentlichen.

Ein Update muss mindestens Text oder ein Foto enthalten. Ein Update, das du beginnst, aber nicht abschließt, wird nach 24 Stunden automatisch aufgeräumt.

Für Kunden sichtbar oder intern

Jedes Update erhält ein Label: ein Augen-Symbol mit „Kunde" (sichtbar) oder ein Schloss-Symbol mit „Intern". Interne Updates sind für den Kunden nie sichtbar, auch nicht über den teilbaren Link — praktisch für Fotos oder Notizen, die nur für dein eigenes Team gedacht sind.

Postest du ein für den Kunden sichtbares Update, erhalten alle mit Portalzugang zu diesem Projekt eine Push-Benachrichtigung — höchstens einmal pro Projekt und 24 Stunden, damit der Kunde nicht von mehreren Updates hintereinander überflutet wird.

Das erste Update: Ausgangssituation

Entsteht ein Projekt aus einem angenommenen Angebot, das zu einer Anfrage gehört, steht bereits ein Update bereit: Ausgangssituation. Darin stehen die Fotos der Anfrage — die vom Kunden und die vom Vor-Ort-Termin — sowie die Notizen, die du bei der Anfrage mit der Art Vor-Ort-Termin angelegt hast. Sind es mehr als 12 Fotos, werden daraus mehrere Updates.

Dieses Update ist immer Intern. Fotos von einem Vor-Ort-Termin können Messnotizen oder die Sachen anderer Leute zeigen, deshalb ist Teilen eine bewusste Entscheidung: Schalte es selbst auf sichtbar, wenn dein Kunde es sehen darf.

Wie dein Kunde mitverfolgt

Es gibt zwei Wege, die unabhängig voneinander funktionieren:

• Über das Kundenportal — hat dein Kunde Portalzugang (siehe Einen Kunden hinzufügen und verwalten)? Dann sieht er nach dem Login direkt die Timeline seiner Projekte.
• Über einen teilbaren Link, ohne Login — klicke im Tab Updates auf Link teilen, um einen eindeutigen Link zu erstellen. Du kannst diesen Link aus der App heraus per E-Mail senden (mit einer Vorschau der E-Mail vorab), per Messenger schicken oder anders teilen. Jeder mit dem Link sieht die Timeline, ohne sich anmelden zu müssen.

Über den teilbaren Link sieht der Kunde immer nur die Updates, die als für Kunden sichtbar markiert sind. Links, die du schon früher geteilt hast, funktionieren weiterhin.

Den Link verwalten

Im Tab Updates kannst du:

• den Link mit Link aktiv ein- oder ausschalten, ohne den Link selbst zu ändern,
• einen Neuen Link erstellen — der alte Link funktioniert dann sofort nicht mehr.

Ein inaktiver oder widerrufener Link zeigt dem Kunden einen freundlichen Hinweis, dass der Link nicht mehr aktiv ist.

Wer darf ein Update bearbeiten?

Nur der Ersteller eines Updates oder ein Administrator kann es nachträglich bearbeiten oder löschen. Ein Kollege kann also nicht einfach das Update eines anderen ändern.

Häufig gestellte Fragen

• Wo ist das Bautagebuch geblieben? Es heißt jetzt Projekt-Updates. Es funktioniert genau gleich, und Links, die dein Kunde schon hat, funktionieren weiterhin.
• Kann ich auch Videos oder PDFs zu einem Update hinzufügen? Nein, Projekt-Updates unterstützen nur Fotos.
• Mein Kunde hat keine Zugangsdaten — kann er trotzdem mitverfolgen? Ja, nutze den teilbaren Link; dafür ist kein Konto nötig.
• Erhält mein Kunde bei jedem Foto eine Benachrichtigung? Nein, höchstens eine Push-Benachrichtigung pro Projekt und 24 Stunden, auch wenn du mehrere Updates postest.
• Könnte mein Kunde interne Updates trotzdem sehen, wenn er den Link eines Fotos errät? Nein, interne Updates sind immer abgeschirmt, auch über den teilbaren Link.