Systemadministrator, Administrator und Standardnutzer

In 4planning arbeiten verschiedene Rollen zusammen, um die Organisation sicher und effizient zu verwalten. In diesem Artikel liest du, was die Rollen Systemadministrator, Administrator und Standardnutzer bedeuten und wann du sie verwendest.

Systemadministrator

Der Systemadministrator hat die höchsten Rechte innerhalb der Organisation. Diese Rolle ist für Endverantwortliche oder die IT-Verwaltung gedacht.

• Hat vollen Zugang zu allen Teilen von 4planning.
• Kann als Einziger die Einstellungen öffnen und damit die Organisationseinstellungen anpassen.
• Kann Rollen und Rechte verwalten (Registerkarte Berechtigungen eines Mitglieds).
• Kann Nutzer, Gruppen und Kommunikation verwalten.
• Kann Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen verwalten.

Beschränke die Zahl der Systemadministratoren, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Administrator

Der Administrator unterstützt die tägliche Verwaltung der Organisation in 4planning.

• Kann Nutzer und Gruppen verwalten.
• Kann Kommunikation, Veranstaltungen und Dokumente verwalten.
• Kann Gruppenadministratoren benennen (Registerkarte Gruppen eines Mitglieds).
• Hat keinen Zugang zu den Einstellungen und kann daher keine Organisationseinstellungen ändern.
• Kann keine Rollen vergeben: die Registerkarte Berechtigungen sieht nur ein Systemadministrator.

Diese Rolle eignet sich für Vorstandsmitglieder, Teamleiter oder Projektverantwortliche.

Gruppenadministrator

Neben diesen dreien gibt es den Gruppenadministrator: ein gewöhnliches Mitglied mit Verwaltungsrechten innerhalb einer oder mehrerer Gruppen. Er verwaltet die Mitglieder, die Kommunikation, die Veranstaltungen und die Dokumente dieser Gruppen, sieht über Veranstaltungen › Veranstaltungen verwalten seine eigenen Entwürfe und kann dort die Anwesenheit seiner eigenen Veranstaltungen exportieren — mit nur den Mitgliedern seiner Gruppen darin. Vereinsweite Veranstaltungen ohne verknüpfte Gruppe fallen heraus. Die vollständige Liste steht in Rollen und Rechte an Mitglieder/Nutzer vergeben.

Standardnutzer

Der Standardnutzer hat Zugang zu den Teilen, für die er eingeladen wurde.

• Kann an Gruppen teilnehmen.
• Kann Kommunikation lesen und beantworten.
• Kann Veranstaltungen ansehen und sich anmelden.
• Kann Dokumente ansehen, für die ihm Zugang gegeben wurde.

Diese Rolle ist für die meisten Mitglieder einer Organisation gedacht.

Warum Rollen wichtig sind

Wenn du Rollen richtig einrichtest, sorgst du für:

• Klare Verantwortlichkeiten.
• Bessere Sicherheit.
• Effiziente Verwaltung.
• Gezielten Zugang zu Informationen.

Tipps für effektive Nutzung

• Beschränke die Zahl der Systemadministratoren.
• Nutze Administratoren für tägliche Aufgaben.
• Prüfe die Rollenverteilung regelmäßig.

Wichtig zu wissen

• Rollen bestimmen Zugang und Rechte.
• Du kannst Rollen jederzeit anpassen.
• Eine gute Rollenverteilung verringert Risiken und Fehler.