Rollen und Rechte an Mitglieder/Nutzer vergeben

In 4planning bestimmst du mit Rollen, welche Rechte ein Nutzer hat. Wenn du Rollen richtig vergibst, sorgst du für klare Verantwortlichkeiten und eine sichere Umgebung. In diesem Artikel liest du, welche Rollen es gibt und wie du sie vergibst.

Übersicht der Rollen

Die Registerkarte Berechtigungen eines Mitglieds besteht aus zwei Teilen. Die Namen unten sind genau die Namen, die du in der App siehst.

Nimmt teil an — wofür diese Person eingeplant werden kann und in welchen Listen sie erscheint: Mitarbeiter, Kollege, Bardienste und Schiedsrichter.

Darf verwalten — was diese Person für die ganze Umgebung ändern darf: Administrator und Systemadministrator, dazu einige Rollen, die nur einen einzelnen Bereich öffnen (siehe Verwalter-Rollen pro Bereich weiter unten).

Der Gruppenadministrator steht nicht auf dieser Registerkarte: den schaltest du auf der Registerkarte Gruppen des Mitglieds ein.

Gruppenadministrator

Ein Gruppenadministrator hat Rechte innerhalb einer oder mehrerer Gruppen. Alles, was er darf, gilt nur innerhalb dieser Gruppen — nie für den ganzen Verein.

• Kann Mitglieder innerhalb der Gruppe verwalten.
• Kann Kommunikation, Veranstaltungen und Dokumente verwalten.
• Kann Gruppeneinstellungen anpassen.
• Kann bei Nachrichten, Umfragen und Veranstaltungen nur die Gruppen wählen, die er selbst verwaltet.
• Kann seine eigenen Veranstaltungen bearbeiten und löschen: die, die er selbst erstellt hat, oder die an einer seiner Gruppen hängen.
• Kann über Veranstaltungen › Veranstaltungen verwalten seine eigenen Entwürfe wiederfinden. Andere Bildschirme zeigen Entwürfe nicht.
• Kann dort auch die Anwesenheit exportieren seiner eigenen Veranstaltungen, mit nur den Mitgliedern seiner Gruppen darin. Vereinsweite Veranstaltungen ohne verknüpfte Gruppe fallen heraus. Siehe Anwesenheit verwalten.

Der erste Gruppenadministrator wird von einem Administrator oder einem Systemadministrator eingerichtet, auf der Registerkarte Gruppen dieses Mitglieds.

Administrator

Ein Administrator hat umfangreiche Rechte innerhalb der Umgebung.

• Kann Mitglieder verwalten.
• Kann Gruppen verwalten und Gruppenadministratoren benennen.
• Kann Kommunikation und Inhalte verwalten.
• Hat Zugang zu allen Teilen der Anwendung.

Ein Administrator kann jedoch nicht in die Einstellungen und damit nicht an die Organisationseinstellungen — und er kann auch keine Rollen vergeben: die Registerkarte Berechtigungen ist für ihn nicht sichtbar.

Systemadministrator

Der Systemadministrator hat vollen Zugang.

• Kann alle Einstellungen und Teile verwalten.
• Hat als Einziger Zugang zu den Einstellungen.
• Kann Administratoren und Systemadministratoren einsetzen (Registerkarte Berechtigungen).

Du machst jemanden zum Systemadministrator, indem du ihn zuerst zum Administrator machst: erst dann erscheint darunter der Schalter Systemadministrator.

Verwalter-Rollen pro Bereich

Unter Darf verwalten stehen neben Administrator und Systemadministrator auch Rollen, die nur einen einzelnen Bereich öffnen. So gibst du jemandem genau genug Rechte für seine Aufgabe, ohne ihn zum Administrator der ganzen Umgebung zu machen. Sie wirken unabhängig voneinander und unabhängig von Administrator: du kannst sie jemandem geben, der sonst überhaupt keine Verwaltungsrechte hat.

• Veranstaltungsverwalter — darf Veranstaltungen für die ganze Umgebung anlegen, bearbeiten und mit Tickets versehen. Nicht die Finanzen.
• Bardienst-Verwalter — darf den Bardienstplan verwalten und anpassen. Erscheint erst, wenn bei dieser Person Bardienste eingeschaltet ist.
• Scheidsrechtercoördinator (Schiedsrichter-Koordinator) — darf Schiedsrichter einteilen und ihre Verfügbarkeit pflegen, kann das Spiel selbst aber nicht ändern. Erscheint erst, wenn bei dieser Person Schiedsrichter eingeschaltet ist.
• Shop-Verwalter — kann Artikel, Bestellrunden und Bestellungen des Shops verwalten.
• Sponsorenverwalter — hat Zugang zur Sponsorenübersicht und kann Sponsorendaten verwalten.

Jeder Schalter erscheint nur, wenn dieser Bereich in deiner Umgebung eingeschaltet ist. Siehst du einen nicht, dann ist die zugehörige Funktion aus — es liegt nicht an deiner eigenen Rolle.

Schaltest du Administrator ein, verschwinden diese Schalter und es steht dort Im Administrator enthalten. Das ist keine Einschränkung, sondern die Wahrheit: ein Administrator darf diese Bereiche ohnehin. Schaltest du Administrator später wieder aus, kommen die Schalter genau in dem Zustand zurück, den du vorher gewählt hattest.

Wo arbeitet ein Veranstaltungsverwalter?

Er macht alles vom Bildschirm Veranstaltungen verwalten aus und kommt auf drei Wegen dorthin:

• über den Menüpunkt Veranstaltungen verwalten (wo der genau steht, ist je Umgebung verschieden — die Menüaufteilung ist einstellbar, und der Punkt kann in einer Gruppe stecken, die du erst aufklappst);
• über die Schaltfläche Veranstaltungen verwalten auf dem Dashboard und im Kalender;
• über dieselbe Schaltfläche auf der Veranstaltungsseite.

Auf diesem Bildschirm sitzt auch die Schaltfläche Neue Veranstaltung, darunter Über Excel importieren. Er sieht dort alle Veranstaltungen der Umgebung, Entwürfe eingeschlossen.

Einem Mitglied eine Rolle geben

1. Gehe zu Organisation > Mitglieder.
2. Öffne das Mitglied.
3. Gehe zur Registerkarte Berechtigungen.
4. Schalte die Rolle ein, die du geben möchtest.
5. Klicke auf Speichern.

Siehst du die Registerkarte Berechtigungen nicht? Dann bist du selbst kein Systemadministrator; nur diese Rolle darf Rollen vergeben.

Jemanden zum Gruppenadministrator machen

1. Gehe zu Organisation > Mitglieder und öffne das Mitglied.
2. Gehe zur Registerkarte Gruppen.
3. Schalte bei der Gruppe Mitglied ein; darunter erscheint der Schalter Administrator.
4. Schalte ihn ein und klicke auf Speichern.

Tipps für effektive Nutzung

• Beschränke die Zahl der Systemadministratoren.
• Nutze Gruppenadministratoren für tägliche Aufgaben.
• Prüfe die Rollenverteilung regelmäßig.

Wichtig zu wissen

• Rollen bestimmen Zugang und Sicherheit.
• Du kannst Rollen jederzeit anpassen.
• Eine gute Rollenverteilung verhindert Fehler und Datenlecks.