Verhindern, dass Informationen versehentlich geteilt werden

4planning bietet dir mehrere Möglichkeiten zu verhindern, dass Informationen versehentlich bei den falschen Personen landen. Wenn du Gruppen, Sichtbarkeit und Rechte bewusst einsetzt, arbeitest du sicher innerhalb deiner Organisation zusammen.

Sichtbarkeit und Gruppen nutzen

Bei Kommunikation, Dokumenten und Veranstaltungen kannst du festlegen, wer Zugang hat. Prüfe die Sichtbarkeit immer, bevor du etwas veröffentlichst.

• Teile Informationen nur mit relevanten Gruppen.
• Prüfe, ob die richtige Zielgruppe ausgewählt ist.
• Vermeide, dass sensible Informationen für alle Mitglieder sichtbar sind.

Einstellungen vor dem Veröffentlichen prüfen

Nimm dir immer einen Moment, um die Einstellungen zu prüfen, bevor du eine Nachricht, ein Dokument oder eine Veranstaltung veröffentlichst.

• Sichtbarkeit.
• Gruppen.
• Anhänge.
• Benachrichtigungen.

So verhinderst du, dass Informationen sofort eine große Gruppe erreichen.

Rollen und Rechte nutzen

Nicht jeder in einer Organisation braucht Zugriff auf alle Informationen.

• Beschränke Rechte auf das Nötige.
• Gib nur Administratoren weitreichenden Zugang.
• Prüfe regelmäßig die Rollenverteilung.

Vorsicht bei sensiblen Informationen

Teile vertrauliche Daten nur, wenn es notwendig ist.

• Personenbezogene Daten.
• Finanzinformationen.
• Interne Dokumente.

Nutze 4planning als zentrale und sichere Umgebung statt externer Kanäle.

Anhänge und Links prüfen

Anhänge und externe Links können zusätzliche Informationen enthalten.

• Prüfe, ob die richtigen Dokumente angehängt sind.
• Entferne alte oder falsche Dateien.
• Verwende klare Dateinamen.

Tipps für die effektive Nutzung

• Trefft in eurer Organisation klare Absprachen zur Kommunikation.
• Arbeitet mit einer festen Struktur für Gruppen und Dokumente.
• Prüft regelmäßig, wer auf welche Informationen Zugriff hat.
• Nutzt die interne Kommunikation statt loser Nachrichten über andere Kanäle.

Gut zu wissen

• Nutzer sehen nur Informationen, für die sie eine Berechtigung haben.
• Administratoren verwalten Rollen und Rechte.
• Sichere Zusammenarbeit verringert das Risiko von Datenlecks.