Gruppen und Rollen an Mitglieder/Nutzer vergeben

In 4planning kannst du mehrere Mitglieder oder Nutzer gleichzeitig hinzufügen und direkt mit den richtigen Gruppen und Rollen verknüpfen über eine Excel- oder CSV-Datei. Das spart Zeit und vermeidet manuelle Verwaltung. In diesem Artikel liest du, wie du Nutzer in die richtige Gruppe importierst.

Lies hier alles darüber, wie du Nutzer über Excel oder CSV importierst.

Warum Gruppen und Rollen über den Import einrichten?

Durch das direkte Zuweisen von Gruppen und Rollen beim Import erhalten Nutzer sofort Zugang zur richtigen Kommunikation, den Dokumenten und Aktivitäten. Das vermeidet zusätzliche Verwaltung im Nachhinein.

• Schnelles Onboarding neuer Mitglieder.
• Direkter Zugang zu relevanten Informationen.
• Weniger Fehlerquellen.

Wichtige Tipps beim Ausfüllen der Datei

• Verwende immer die Vorlage, damit alle Felder korrekt erkannt werden.
• In der Excel-Datei stehen alle Gruppen aufgeführt.
• Importiere nur, wenn alle Gruppen bereits in 4planning erstellt wurden.
• Trage unter den gewünschten Gruppen zum Beispiel x, j, 1, ja oder true ein.
• Lasse die Zelle leer, wenn ein Nutzer keinen Zugang zu einer Gruppe benötigt.
• Zeile 3 ist ein Beispiel. Lasse die E-Mail-Adresse leer, um dieses Beispiel zu ignorieren.

Gruppen einrichten

Jede Spalte in der Importdatei repräsentiert eine Gruppe. Durch das Eintragen eines Werts wird der Nutzer automatisch zu dieser Gruppe hinzugefügt.

Nach dem Import erhält der Nutzer sofort Zugang zu:

• Kommunikation innerhalb der Gruppe.
• Veranstaltungen und Aktivitäten.
• Dokumenten und Informationen.

Kontrolle nach dem Import

Nach dem Importieren ist es ratsam zu prüfen, ob die Gruppen und Rollen korrekt eingestellt sind.

• Prüfe einige Nutzer.
• Prüfe Gruppenadministrator-Rechte.
• Prüfe den Zugang zu Kommunikation und Dokumenten.

Tipps für effektive Nutzung

• Arbeite mit klaren und konsistenten Gruppennamen.
• Verwende den Import bei großen Nutzerzahlen.
• Prüfe regelmäßig, ob die Gruppenstruktur noch aktuell ist.

Wichtig zu wissen

• Nutzer erhalten sofort Zugang zu ihren Gruppen.
• Gruppen müssen vorher bestehen.
• Du kannst Rollen und Gruppen später anpassen.