Anwesenheit verwalten

Mit der Funktion Anwesenheit verwalten kannst du einfach sehen, wer sich für eine Veranstaltung angemeldet hat, und den Status der Teilnehmer anpassen. Das ist praktisch, um die Teilnahme zu verfolgen und Begleitpersonen und Teilnehmer zu verwalten.

Schritt 1: Gehe zu Veranstaltungen

1. Melde dich in deiner 4planning-Umgebung an.
2. Klicke im Menü auf Kommunikation.
3. Klicke anschließend auf Veranstaltungen.

Schritt 2: Öffne die Veranstaltung

1. Suche in der Übersicht die Veranstaltung, für die du die Anwesenheit verwalten möchtest.
2. Klicke auf die Veranstaltung, um die Detailseite zu öffnen.

Schritt 3: Gehe zur Übersicht der An- und Abmeldungen

Scrolle in diesem Bildschirm nach unten, hier siehst du unter anderem:

• Die Teilnehmer, die sich an- oder abgemeldet haben.
• Eventuelle Begleitpersonen.

Hier kannst du einfach prüfen, wer anwesend ist, wer abwesend ist und wer noch reagieren muss.

Anwesenheit entfernen

Pro Teilnehmer kannst du die Anwesenheit entfernen, indem du rechts beim Namen auf das Kreuz klickst (wenn du mit der Maus über diesen Nutzer fährst). Das ist praktisch, wenn Teilnehmer sich mündlich oder auf einem anderen Weg abgemeldet haben.

Änderungen speichern

Die Anpassungen werden automatisch gespeichert.

Anwesenheit einer einzelnen Veranstaltung exportieren

Du kannst die Anwesenheit nach Excel exportieren, um leicht den Überblick zu behalten. Klicke bei allen Anwesenden, Partnern oder Begleitpersonen auf die Download-Schaltfläche rechts. Die Abwesenheit kannst du auf dieselbe Weise exportieren.

Alle offenen Veranstaltungen auf einmal exportieren

Wenn du nicht jede Veranstaltung einzeln anklicken willst, holst du dir alles, was noch kommt, in einer einzigen Datei.

1. Gehe im Menü zu Kommunikation und klicke auf Veranstaltungen.
2. Klicke oben rechts auf Veranstaltungen verwalten.
3. Klicke oben rechts auf Export und wähle unter Teilnahme an allem, was noch kommt eine Form:
   • Teilnahme — ein Blatt pro Veranstaltung: jede Veranstaltung bekommt ein eigenes Arbeitsblatt mit Name, E-Mail-Adresse und Status pro eingeladener Person.
   • Teilnahme — eine Tabelle, Mitglieder × Veranstaltungen: ein Arbeitsblatt mit den Mitgliedern als Zeilen und den Veranstaltungen als Spalten.

Der Export enthält alle Veranstaltungen mit einem Startdatum in der Zukunft. Entwürfe, abgesagte und vergangene Veranstaltungen bleiben außen vor. Eine leere Zelle in der Kreuztabelle bedeutet, dass jemand zu dieser Veranstaltung nicht eingeladen war — das ist etwas anderes als „nicht reagiert".

Als Gruppenadministrator exportieren

Verwaltest du eine Gruppe, darfst du diesen Export auch erstellen, aber strikt innerhalb deines eigenen Kreises:

• Du bekommst nur die Veranstaltungen, die du selbst erstellt hast oder an denen eine Gruppe hängt, die du verwaltest.
• Darin bekommst du nur die Mitglieder der Gruppen, die du verwaltest.
• Vereinsweite Veranstaltungen ohne verknüpfte Gruppe fallen also heraus. Das ist Absicht; ein kurzer oder sogar leerer Export bedeutet nicht, dass etwas kaputt ist.
• Der Name deiner Gruppe(n) steht im Dateinamen und über jedem Blatt, damit zwei Exporte nicht durcheinandergeraten.

Siehst du die Schaltfläche Veranstaltungen verwalten nicht? Dann verwaltest du keine Gruppe und bist auch kein Administrator der Umgebung.

Was du von jemandem siehst

Ein Mitglied kann seine Anwesenheit verbergen (Mein Konto, bei seiner Anwesenheit). So jemand steht sehr wohl in der Liste, aber mit Verborgen statt seiner Antwort — die Einstellung betrifft deine Antwort, nicht deinen Namen. Deshalb steht über jedem Blatt „davon verborgen": diese Zahl überschneidet sich mit den Zählungen darüber.

• Als Administrator der Umgebung siehst du die Antworten von allen, die ihre Anwesenheit nicht vollständig verborgen haben.
• Als Gruppenadministrator siehst du deine eigenen Gruppenmitglieder immer; darüber hinaus nur Mitglieder, die ihre Anwesenheit öffentlich stehen haben.
• E-Mail-Adressen bekommt ein Gruppenadministrator nur von seinen eigenen Gruppenmitgliedern.

Tipps für effektive Nutzung

• Verwende diese Funktion vor der Veranstaltung, um eine aktuelle Übersicht zu haben.
• Prüfe die Anwesenheit am Tag selbst.
• Nutze die Daten im Nachhinein für Auswertung oder Berichterstattung.

Wichtig zu wissen

• Anpassungen wirken sich direkt auf die Übersicht der Teilnehmer aus.
• Diese Informationen können für Kommunikation oder Nachverfolgung genutzt werden.

Häufig gestellte Fragen

• Mein Export ist leer, was nun? Dann ist derzeit nichts mehr in der Zukunft geplant, oder du bist Gruppenadministrator und an keiner Gruppe, die du verwaltest, hängt eine künftige Veranstaltung. Entwürfe und vergangene Veranstaltungen kommen nie in diesen Export.
• Warum steht bei jemandem „Verborgen"? Dieses Mitglied hat seine Anwesenheit unter Mein Konto verborgen. Der Name bleibt stehen, die Antwort nicht.
• Warum fehlt ein Teil meiner Mitglieder? Als Gruppenadministrator bekommst du nur die Mitglieder der Gruppen, die du verwaltest — auch bei einer Veranstaltung, die du selbst erstellt hast.
• Wo ist die Export-Schaltfläche geblieben? Sie stand früher auf der Veranstaltungsseite und sitzt jetzt unter Veranstaltungen verwalten — Exportieren ist Administratorenarbeit.