Mitglieder/Nutzer über Excel oder CSV importieren

In 4planning kannst du mehrere Mitglieder oder Nutzer gleichzeitig über eine Excel- oder CSV-Datei hinzufügen. Das spart Zeit und vermeidet manuelle Eingabearbeit. In diesem Artikel liest du, wie du Nutzer importierst.

Schritt 1: Gehe zu Mitgliedern

1. Melde dich in deiner 4planning-Umgebung an.
2. Gehe im Menü zu Organisation.
3. Klicke auf Mitglieder.

Schritt 2: Nutzer importieren

1. Klicke oben rechts auf Nutzer erstellen.
2. Wähle anschließend Nutzer importieren.

Schritt 3: Vorlage herunterladen

Du kannst eine Beispieldatei herunterladen, in der alle benötigten Felder und Gruppen bereits enthalten sind.

• Lade die Vorlage herunter.
• Trage darin die Daten der Nutzer ein.

Wichtige Tipps beim Ausfüllen der Datei

• Verwende die Vorlage, damit alle Felder korrekt erkannt werden.
• In der Excel-Datei stehen alle Gruppen aufgeführt.
• Importiere nur, wenn alle Gruppen bereits in 4planning erstellt wurden.
• Trage unter den gewünschten Gruppen zum Beispiel x, j, 1, ja oder true ein.
• Zeile 3 ist ein Beispiel. Lasse die E-Mail-Adresse leer, um dieses Beispiel zu ignorieren.
• Die Vorlage passt sich deiner Organisation an: Ist die Sportlink-Verknüpfung aktiv, enthält sie eine Spalte sportlink_id für den Relationscode. Ein Relationscode, der bereits zu einem anderen Mitglied gehört, wird nicht übernommen — das siehst du auf der Kontrollseite.

Schritt 4: Datei hochladen

1. Lade die ausgefüllte Excel- oder CSV-Datei hoch.
2. Klicke auf Importieren. Du landest jetzt auf der Kontrollseite — es wurde noch nichts gespeichert.

Schritt 5: Übersicht prüfen

Oben siehst du pro Status, wie viele Zeilen 4planning gefunden hat:

• Neu – diese Person existiert noch nicht in 4planning und wird angelegt.
• Hinzufügen – diese Person hat bereits ein 4planning-Konto und wird deiner Organisation hinzugefügt.
• Bereits Mitglied – steht bereits in dieser Organisation; die Zeile wird übersprungen.
• Übersprungen – die Zeile hat keine E-Mail-Adresse (zum Beispiel die Beispielzeile aus der Vorlage).
• Fehler – die E-Mail-Adresse ist ungültig.

Zeilen mit dem Status Bereits Mitglied, Übersprungen oder Fehler kannst du nicht auswählen. Der Rest ist standardmäßig ausgewählt; hake ab, wen du noch nicht importieren möchtest.

Schritt 6: Sprache und Einladungs-E-Mail wählen

Unten in der Leiste triffst du die letzten Entscheidungen:

• Sprache – bestimmt die Sprache der Einladungs-E-Mail. Verwendest du mehrere Sprachen, importiere pro Sprache separat.
• Einladungs-E-Mail – Versenden schickt sofort eine Einladung; Nicht versenden bedeutet, dass du das später über offene Einladungen tust.

Arbeitet deine Organisation mit Mitarbeitern, erscheint hier auch Importieren als (Mitarbeiter oder Mitglied).

Schritt 7: Import abschließen

1. Klicke auf Ausgewählte Mitglieder importieren.

Die Nutzer werden der Organisation hinzugefügt.

Tipps für effektive Nutzung

• Prüfe immer die E-Mail-Adressen, bevor du importierst.
• Arbeite mit einer klaren Gruppenstruktur.
• Verwende Importe bei großen Mitgliederzahlen.

Wichtig zu wissen

• Nutzer können sich nach der Aktivierung sofort einloggen.
• Du kannst Einladungen später versenden.
• Gruppen müssen vorher bestehen.