Mitglieder aus Nexxchange aktualisieren

Verwaltest du deine Mitglieder in Nexxchange, musst du sie in 4planning nicht von Hand aktualisieren. Du lädst die Mitgliederliste aus Nexxchange herunter und hier hoch. 4planning vergleicht die Datei mit der App und zeigt, was sich ändert: neue Mitglieder, geänderte Daten, eine andere Mitgliedschaft und ausgetretene Mitglieder. Es passiert nichts, bis du es bestätigst.

Bevor du beginnst

• Diesen Import schalten wir für deinen Verein ein. Siehst du beim Importieren noch die normale Excel-Vorlage, nimm bitte Kontakt mit uns auf.
• Lege zuerst deine Beitragspläne an, zum Beispiel einen pro Mitgliedschaft. Siehe Beitragsplan anlegen.
• Exportiere nur deine aktiven Mitglieder. Wer nicht in der Datei steht, schlägt der Import als ausgetreten vor.

Die Datei muss mindestens diese Spalten enthalten: die NGF-Nummer (GSN), Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Art der Mitgliedschaft. Personencode, Namenszusatz, Telefonnummer und Mitglied seit dürfen dabei sein. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle.

Schritt 1: Lade deine Mitgliederliste hoch

1. Gehe im Menü zu Organisation und klicke auf Mitglieder.
2. Klicke oben rechts auf Nutzer erstellen und wähle Nutzer importieren.
3. Ziehe die Datei aus Nexxchange in das Feld oder tippe darauf, um sie auszuwählen. Excel (.xls, .xlsx) und CSV funktionieren beide.

Schritt 2: Spalten

Beim ersten Mal gibst du an, welche Spalte deiner Datei zu welchem Feld gehört. Meistens erkennt 4planning sie selbst; prüfe es und passe es bei Bedarf an. Neben jedem Feld siehst du ein Beispiel aus deiner Datei.

Die App merkt sich deine Wahl. Sieht der nächste Export genauso aus, überspringst du diesen Schritt.

Schritt 3: Mitgliedschaften

Für jede Art von Mitgliedschaft aus Nexxchange (zum Beispiel GL, BL und JL) wählst du:

• Beitragsplan: welchen Plan diese Mitglieder zahlen. Wähle Kein Beitrag, wenn diese Mitgliedschaft nichts zahlt.
• Gruppe (optional): setze die Mitglieder auch in eine Gruppe.
• Jugend: schalte das bei Jugendmitgliedschaften ein. Das brauchst du für Familien, die sich eine E-Mail-Adresse teilen, siehe weiter unten.

Auch das merkt sich die App. Taucht später eine neue Art von Mitgliedschaft in der Datei auf, fragt sie nur nach dieser neuen Art.

Schritt 4: Die Übersicht

Du siehst alle Änderungen pro Gruppe:

• Neue Mitglieder: stehen in der Datei, noch nicht in der App.
• Mit bestehendem Mitglied verknüpfen: stehen schon in der App. Sie bekommen ihre NGF-Nummer, damit wir sie künftig erkennen. Das siehst du vor allem beim ersten Hochladen.
• Daten geändert: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ist anders.
• Andere Mitgliedschaft: der Beitrag ändert sich.
• Wieder Mitglied: waren ausgetreten und stehen wieder in der Datei. Sie behalten ihre eigenen Daten.
• Ausgetreten: stehen nicht mehr in der Datei. Sie werden Mitglied: nein und ihr Beitrag endet.
• Prüfen: hier können wir nicht sicher sein, zum Beispiel weil eine NGF-Nummer zweimal in der Datei steht. Diese Zeilen werden nicht übernommen. Löse es in Nexxchange; beim nächsten Hochladen erscheinen sie wieder.

Jede Zeile hat ein Häkchen. Was du abwählst, übernehmen wir nicht, und wir schlagen es beim nächsten Mal auch nicht erneut vor, es sei denn, in Nexxchange ändert sich etwas.

Mit Neuen Mitgliedern eine Einladung zur App senden entscheidest du, ob neue Mitglieder sofort eine Einladung bekommen. Unten siehst du genau, wer eine Nachricht erhält: eine Einladung zur App oder eine Anfrage, das Lastschriftmandat zu erteilen.

Klicke auf Änderungen übernehmen und bestätige. Danach siehst du, was passiert ist.

Ausgetretene Mitglieder

Ein ausgetretenes Mitglied wird nicht gelöscht. Es steht auf Mitglied: nein, sein Beitrag endet und ein offener Betrag verfällt; diesen Betrag siehst du vorher in der Übersicht. Kommt es später zurück, erkennen wir es an seiner NGF-Nummer und es bekommt seine eigenen Daten und seine Historie zurück.

Fehlen plötzlich viel mehr Mitglieder in der Datei als sonst, fragt die App zuerst, ob es wirklich die vollständige Liste ist. Wirkt die Datei deutlich unvollständig, werden ausgetretene Mitglieder dieses Mal gar nicht verarbeitet.

Familien mit einer E-Mail-Adresse

In 4planning gehört eine E-Mail-Adresse zu einem Konto. Teilen sich ein Elternteil und ein Kind in Nexxchange dieselbe Adresse, wird das Kind ein Kinderkonto unter dem Elternteil: kein eigenes Login, und das Elternteil regelt alles in der App. Eine Mandatsanfrage für das Kind geht an das Elternteil.

Dafür muss die Mitgliedschaft des Kindes auf Jugend stehen und die Funktion Familienkonten eingeschaltet sein. Teilen sich zwei Erwachsene eine Adresse, landet der zweite unter Prüfen: Gib dieser Person in Nexxchange eine eigene E-Mail-Adresse.

Wann zahlt ein Mitglied?

Neue Mitglieder bekommen ein Abonnement auf den Plan ihrer Mitgliedschaft. Hat dieser Plan einen festen Zahlungstermin, zum Beispiel den 1. Februar, dann:

• zahlt ein neues Mitglied bei der Anmeldung und danach jedes Jahr an diesem Termin;
• zahlt ein bestehendes Mitglied, das beim Verknüpfen zum ersten Mal ein Abonnement bekommt, erst am nächsten festen Termin.

Die Übersicht zeigt pro Zeile, wann jemand zum ersten Mal zahlt. Nutzt dein Verein die Lastschrift, bekommt ein Mitglied ohne Mandat eine Anfrage, es zu erteilen.

Häufig gestellte Fragen

• Was, wenn sich ein Personencode in Nexxchange ändert? Wir erkennen Mitglieder an ihrer NGF-Nummer, nicht am Personencode. Ein neuer Personencode wird einfach aktualisiert.
• Kann ich denselben Export zweimal hochladen? Ja. Was schon stimmt, steht unter Unverändert, und damit passiert nichts.
• Ändert eine neue E-Mail-Adresse auch das Login? Ja, die E-Mail-Adresse ist das Login. Nutzt jemand dasselbe Konto auch bei einem anderen Verein, landet die Änderung unter Prüfen und wir übernehmen sie nicht automatisch.
• Werden Mitglieder ohne NGF-Nummer beendet? Nein. Wer in der App keine NGF-Nummer hat, zum Beispiel ein Vorstandsmitglied, das nicht in Nexxchange steht, bleibt vom Import unberührt.