Einen Wartungstermin planen, ändern oder stornieren

Neben den Terminen, die automatisch geplant werden, kannst du selbst einen vom Vertrag aus anlegen.

Plane den Termin vom Vertrag aus

Achtung — das ist der häufigste Fehler. Legst du im Kalender einen normalen Termin vom Typ Wartung an, ist das kein Wartungstermin. So ein Termin erscheint nicht beim Vertrag, zählt nicht als „es ist schon etwas geplant", bekommt keine Erinnerungsmails und kann nicht mit der Abschließen-Schaltfläche abgeschlossen werden. Plane einen Termin deshalb immer vom Vertrag selbst aus, mit der Schaltfläche unten.

1. Öffne den Vertrag (über den Kunden, Tab Wartung).
2. Klicke auf Neuer Termin.
3. Wähle einen Mitarbeiter — oder lass es leer und weise später zu.
4. Wähle rechts im Kalender einen Tag; du siehst sofort, was dieser Mitarbeiter bereits hat. Stelle Startzeit und Endzeit ein (die Endzeit springt automatisch eine Stunde weiter).
5. Trage optional eine interne Notiz ein. Die ist nur für dein eigenes Team.
6. Möchtest du den Kunden informieren? Setze das Häkchen bei Kunde per E-Mail informieren. Mit dem Fragezeichen daneben siehst du vorab, wie diese Mail aussieht.
7. Klicke auf Einplanen.

Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, ist dieses Häkchen deaktiviert.

Was der Kunde in dieser Mail sieht

Die Bestätigungsmail enthält den Titel des Vertrags, Datum und Uhrzeit, die Adresse des Kunden und den Namen des zugewiesenen Mitarbeiters sowie eine Schaltfläche, um den Termin in den eigenen Kalender zu übernehmen. Deine interne Notiz geht nicht mit — die bleibt in deinem Team.

Ändern und stornieren

Klicke einen Termin in der Zeitleiste oder Liste im Vertrag an. Unter Termin bearbeiten passt du Status, Mitarbeiter, Zeiten und Notiz an.

• Stornieren machst du, indem du den Status auf Storniert setzt. Der Kunde erhält davon keine Nachricht — sag es ihm selbst.
• Löschen ist mit der Schaltfläche im selben Fenster möglich. Das ist endgültig.
• Du kannst einen Termin auch im Kalender verschieben.

Steht ein Termin auf Überfällig (orange)? Dann ist das geplante Datum verstrichen, während der Termin noch auf geplant steht. Das ist nur ein Signal; es geht keine Benachrichtigung raus.

Erinnerungsmails an den Kunden

Unter Einstellungen → E-Mail → Erinnerungen stellst du ein, wie viele Tage vor einem Termin der Kunde automatisch Nachricht bekommt. Es gibt zwei Erinnerungen; standardmäßig vierzehn und zwei Tage im Voraus. Trage 0 ein, um eine auszuschalten, und achte darauf, dass Wartung bei den Arten angehakt ist, für die Erinnerungen rausgehen. Die Texte passt du unter E-Mail-Vorlagen an.

Diese Einstellung gilt für deine gesamte Umgebung, nicht pro Vertrag.

Gut zu wissen

• Wartungstermine erscheinen nicht in einem verknüpften externen Kalender (Google, Apple, Outlook). Sie existieren nur in 4planning selbst.
• Ein Monteur kann nur Termine bearbeiten, die ihm zugewiesen sind. Nicht zugewiesene Termine sind für Administratoren.
• Erinnerungsmails gehen immer auf Niederländisch raus.

Häufig gestellte Fragen

• Mein Termin erscheint nicht beim Vertrag. Dann ist es ein normaler Kalendertermin vom Typ Wartung, kein Termin im Vertragssinn. Lege ihn über Neuer Termin im Vertrag neu an.
• Der Kunde hat keine Erinnerung bekommen. Prüfe, ob Wartung bei den Erinnerungen angehakt ist, ob die Anzahl Tage nicht auf 0 steht und ob der Kunde eine E-Mail-Adresse hat.
• Ich sehe die Mitarbeiterauswahl nicht. Die erscheint nur, wenn die Funktion Mitarbeiter in deiner Umgebung aktiviert ist.