Eine Anfrage nachverfolgen und in einen Kunden umwandeln

Eine Anfrage in deinem Posteingang ist der Anfang eines Verlaufs: vom ersten Kontakt über einen Vor-Ort-Termin und ein Angebot bis zu einem gewonnenen oder verlorenen Auftrag. In der Anfrage selbst siehst du, wo sie steht und was schon passiert ist.

Der Status läuft automatisch mit

Status	Bedeutung
Neu	Gerade eingegangen.
In Bearbeitung	Du bist dran, oder ein Angebotsentwurf liegt bereit.
Vor-Ort-Termin	Ein Vor-Ort-Termin ist geplant.
Angebot versendet	Ein Angebot wurde an den Kunden versendet.
Gewonnen	Der Kunde hat ein Angebot angenommen.
Verloren	Alle Angebote wurden abgelehnt oder sind abgelaufen.
Erledigt	Manuell geschlossen.
Spam	Automatisch oder manuell als Spam markiert.

Planst du einen Vor-Ort-Termin, versendest du ein Angebot oder wird es angenommen, rückt der Status automatisch weiter und bei den Notizen kommt ein Eintrag hinzu. Er geht nie von selbst zurück. Du kannst den Status jederzeit selbst über die Auswahlliste oben in der Anfrage ändern. Im Posteingang filtert Offen auf alles, womit noch etwas zu tun ist.

Einen Kunden anlegen

1. Öffne die Anfrage und klicke auf Kunde anlegen.
2. Das Formular ist bereits mit Name, Firmenname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus der Anfrage vorausgefüllt.
3. Prüfe die Daten und bestätige.

Gibt es bereits einen Kunden mit derselben E-Mail-Adresse, wird die Anfrage mit diesem Kunden verknüpft, statt einen doppelten Kunden anzulegen. Danach siehst du den Button Kunde ansehen. Die Anfrage bleibt einfach im Verlauf: Einen Kunden anzulegen ist kein Status mehr.

Ein Angebot erstellen

Klicke auf Angebot erstellen. Gibt es noch keinen Kunden, wird er zuerst angelegt. Du landest direkt im Angebots-Editor, mit einem Angebotsentwurf, der mit der Anfrage verknüpft ist und den Betreff der Anfrage als erste Position enthält. Siehe Ein Angebot erstellen und versenden.

Ist Planny aktiviert und gibt es schon einen Kunden, kannst du auch Angebot mit Planny wählen: Planny erstellt dann einen Entwurf für dich, siehe Ein Angebot mit Planny erstellen.

Einen Vor-Ort-Termin planen

Mit Vor-Ort-Termin planen setzt du einen Termin beim Kunden in die Planung, fest mit dieser Anfrage verknüpft. Wie das funktioniert, liest du in Einen Vor-Ort-Termin planen.

Verlauf, Fotos und Notizen

• Verlauf — sobald ein Vor-Ort-Termin, ein Angebot oder ein Projekt zur Anfrage gehört, steht es hier in einer Reihe. Klicke darauf, um es zu öffnen.
• Fotos — ein Raster. Mit Fotos hinzufügen wählst du eines oder mehrere; sie erscheinen sofort, ohne dass die Seite neu lädt. Während oder kurz vor einem Vor-Ort-Termin bekommen sie automatisch das Label Vor-Ort-Termin, sonst sind es eigene Fotos (ohne Label). Hat der Kunde das Foto geschickt, wähle im Menü (⋮) auf dem Foto Vom Kunden. Über dasselbe Menü löschst du ein Foto, und per Ziehen bringst du die Fotos in die gewünschte Reihenfolge. Tippe ein Foto an, um es groß anzusehen.
• Notizen — wähle bei jeder Notiz die Art: Notiz, Telefongespräch, E-Mail oder Vor-Ort-Termin, und gib optional ein Rückrufdatum an. Sind Aufnahmen und Planny aktiviert, kannst du eine Notiz auch mit dem Mikrofon-Button einsprechen.

Spam

Eine Anfrage, die über der Spam-Schwelle liegt, bekommt automatisch den Status Spam. Stellt sie sich doch als echt heraus? Klicke auf Kein Spam, um sie auf Neu zurückzusetzen. Umgekehrt markierst du eine Anfrage mit Spam selbst.

Häufig gestellte Fragen

• Wo ist der Status „Umgewandelt" geblieben? Den gibt es nicht mehr. Ob es einen Kunden gibt, siehst du am Button Kunde ansehen. Alte Anfragen mit diesem Status stehen jetzt auf In Bearbeitung.
• Was, wenn die Anfrage keine E-Mail-Adresse enthält? Dann wird immer ein neuer Kunde angelegt; es kann dann nicht auf einen bestehenden Kunden geprüft werden.
• Kann Planny selbst eine Anfrage in einen Kunden umwandeln? Nein, das machst du selbst mit Kunde anlegen oder Angebot erstellen.
• Ein zweites Angebot wurde abgelehnt, aber das erste war schon angenommen. Ist die Anfrage jetzt verloren? Nein, eine gewonnene Anfrage bleibt gewonnen.