Ein Angebot erstellen und versenden

Unter Angebote stellst du Angebote zusammen, versendest sie an deinen Kunden und verfolgst, was bis zur Zustimmung passiert. Jedes Angebot bekommt automatisch eine Nummer, zum Beispiel OFF-2026-0001. Das Präfix und die anderen Standardwerte legst du über die Angebotseinstellungen fest.

Schritt 1: Ein neues Angebot starten

1. Gehe zu Angebote und klicke auf Neu.
2. Wähle Leer, um selbst ein Angebot aufzubauen (soll Planny einen Entwurf für dich erstellen, siehe Ein Angebot mit Planny erstellen).
3. Suche den Kunden und wähle ihn aus.
4. Klicke auf Erstellen — du gelangst in den Angebots-Editor.

Kommt der Auftrag aus einer Anfrage, klicke in der Anfrage auf Angebot erstellen. Das Angebot ist dann mit der Anfrage verknüpft, und der Status der Anfrage läuft mit. Siehe Eine Anfrage nachverfolgen und in einen Kunden umwandeln.

Schritt 2: Das Angebot zusammenstellen

Fülle Empfänger (bei einem Geschäftskunden auch die Kontaktperson), Rechnungsadresse, Angebotsdatum, Gültig bis und das Zahlungsziel (Tage) aus.

Füge Positionen mit Position hinzufügen hinzu: Beschreibung, Menge (auch Dezimalzahlen, z. B. 2,5 Stunden), Preis und ein interner Einkaufspreis, den der Kunde nie sieht. Im Menü ⋮ am Anfang einer Position wählst du Optional machen oder Preis für den Kunden ausblenden. Du bekommst zuerst eine kurze Erklärung, was passiert; nach dem Bestätigen ist es sofort gespeichert, und an der Position steht dann ein Label Optional oder Preis ausgeblendet.

• Abschnitte — unter jeder Beschreibung wählst du einen Abschnitt, zum Beispiel Material oder Arbeit. Gibt es den Abschnitt noch nicht, wähle + Neuer Abschnitt… und gib einen Namen ein; er ist danach bei jeder Position wählbar. Verwendest du mindestens zwei Abschnitte, gruppiert das Angebot die Positionen nach Abschnitt, mit einer Zwischensumme pro Abschnitt.
• Optionale Positionen — wähle im Menü ⋮ einer Position Optional machen. Diese Position zählt nicht zur Gesamtsumme; der Kunde hakt selbst an, ob er sie dazunehmen möchte, und die Summe rechnet dann mit. Mit Nicht mehr optional machst du es rückgängig.
• Anzahlung — wähle Keine Anzahlung, Prozentsatz der Gesamtsumme oder Fester Betrag, mit dem Wert daneben. Der Kunde bezahlt sie nach seiner Zustimmung sofort online, direkt auf dein eigenes Mollie-Konto. Das geht nur, wenn du Mollie verbunden hast.

Unten stellst du optional einen Rabatt (Betrag oder Prozent) und den MwSt.-Satz ein und fügst eine Notiz für den Kunden hinzu. Klicke auf Speichern, um zwischendurch zu sichern; du siehst sofort eine Bestätigung, und die Seite bleibt stehen.

Schritt 3: An den Kunden senden

Klicke auf Per E-Mail senden, prüfe Betreff und Nachricht und klicke auf Senden. Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Button Angebot online ansehen, über den er das Angebot ansieht und digital zustimmt (siehe Was dein Kunde bei einem Angebot sieht). Der Status springt auf Gesendet.

Status

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch nicht versendet, frei bearbeitbar.
Gesendet	Beim Kunden, wartet auf Reaktion.
Genehmigt	Der Kunde hat zugestimmt, online oder über Zustimmung erhalten.
Abgelehnt	Der Kunde hat das Angebot abgelehnt.
Abgelaufen	Das Datum bei Gültig bis ist ohne Reaktion verstrichen. Der Kunde kann dann nicht mehr zustimmen.

Ein versendetes, abgelehntes oder abgelaufenes Angebot öffnet sich gesperrt. Klicke auf Ändern, um es zu bearbeiten, und sende es erneut. Ein genehmigtes Angebot steht fest; mit Zum Projekt öffnest du das daraus entstandene Projekt, und möchtest du etwas ändern, klicke auf Kopie erstellen.

Zustimmung oder Ablehnung außerhalb des Links

Sagt der Kunde telefonisch oder per E-Mail zu? Wähle dann unter Mehr die Option Zustimmung erhalten. Fülle Wer hat zugestimmt? und Datum der Zustimmung aus, wähle, ob der Kunde eine Bestätigung per E-Mail bekommt, und klicke auf Zustimmung festhalten. Das Angebot wird festgeschrieben, und automatisch wird ein Projekt daraus erstellt. Eine Absage hältst du mit Ablehnung festhalten fest, optional mit einem Grund.

Verlauf und Nachweis

Unter dem Angebot steht der Verlauf: wann es versendet wurde, wie oft der Kunde es angesehen hat, Erinnerungen, die Zustimmung oder Ablehnung und die Anzahlung.

Nach einer Zustimmung erscheint außerdem die Karte Nachweis der Zustimmung: wer wann zugestimmt hat, online oder manuell festgehalten, die Unterschrift, die damals geltenden Bedingungen, das Unterschriebenes Angebot (PDF) (das Angebot mit der Zustimmung und der Unterschrift unten) und ein Fingerabdruck des Dokuments (SHA-256), mit dem du nachweisen kannst, dass es nicht mehr verändert wurde.

Weitere Aktionen

• PDF herunterladen — das Angebot als Dokument. Ist es angenommen, bekommst du die unterschriebene Version.
• Mehr › Kundenansicht ansehen — genau das, was dein Kunde sieht, in einem neuen Tab.
• Mehr › Kopieren — ein neuer Angebotsentwurf auf Basis dieses Angebots.
• Mehr › Löschen — löscht das Angebot und die zugehörigen PDFs endgültig.

Häufig gestellte Fragen

• Was passiert, wenn ein Angebot genehmigt wird? Ist Projekte in deiner Umgebung aktiviert, wird automatisch ein Projekt angelegt — siehe Ein Projekt anlegen und verwalten. Du bekommst eine Benachrichtigung; die schaltest du unter Mein Konto bei den Benachrichtigungen unter Angebote ein oder aus.
• Kann ich sehen, ob mein Angebot schon angesehen wurde? Ja, im Verlauf steht, wie oft der Kunde es angesehen hat.
• Was, wenn der Kunde nicht vor dem Ablaufdatum reagiert? Dann setzt eine tägliche Prüfung das Angebot auf Abgelaufen. Soll er trotzdem noch zustimmen können, klicke auf Ändern, setze ein neues Datum bei Gültig bis und sende es erneut.
• Ich sehe kein „Projekt ansehen" unter Mehr. Das erscheint erst, sobald das Angebot genehmigt wurde und tatsächlich ein Projekt daraus erstellt wurde.