Einen Vor-Ort-Termin planen

Bei vielen Aufträgen möchtest du dir die Sache erst ansehen, bevor du einen Preis nennst. Ein Vor-Ort-Termin ist ein Termin in der Planung, der fest mit einer Anfrage verknüpft ist. Alles, was du beim Termin festhältst — Fotos und Notizen —, landet in dieser Anfrage, sodass du es wiederfindest, wenn du das Angebot erstellst.

Schritt 1: Den Termin planen

1. Öffne die Anfrage über Anfragen.
2. Klicke auf Vor-Ort-Termin planen.
3. Titel / Betreff und Ort sind bereits mit dem Betreff und der Adresse aus der Anfrage ausgefüllt. Passe sie bei Bedarf an.
4. Wähle bei Wann das Datum und die Uhrzeit.
5. Wähle bei Wer fährt hin? den oder die Mitarbeiter, die hingehen (nur wenn Mitarbeiter aktiviert ist). Standardmäßig bist du selbst eingetragen.
6. Trage bei Notiz optional etwas Praktisches ein, zum Beispiel wo der Schlüssel liegt oder wo du parken kannst.
7. Soll der Kunde eine Bestätigung bekommen, schalte Dem Kunden eine Bestätigung per E-Mail senden ein.
8. Klicke auf Einplanen.

Die Anfrage springt auf den Status Vor-Ort-Termin, und unter Verlauf in der Anfrage siehst du den Termin mit Datum und Mitarbeiter.

Schritt 2: Der Termin in der Planung

Der Vor-Ort-Termin steht als lila Termin in der Planung und im Kalender der Mitarbeiter, die hingehen. Klickst du darauf, siehst du den Button Fotos & Notizen zur Anfrage. Er bringt dich mit einem Tipp zur Anfrage, auch auf deinem Handy.

Schritt 3: Vor Ort Fotos und Notizen festhalten

In der Anfrage:

• Fotos — klicke in der Anfrage auf Fotos hinzufügen. Während des Termins (oder kurz davor) bekommen sie automatisch das Label Vor-Ort-Termin, sodass du sie in der Anfrage von den Fotos unterscheiden kannst, die der Kunde geschickt hat.
• Notizen — wähle als Art der Notiz Vor-Ort-Termin. Maße, Wünsche und Besonderheiten gehören hierher. Sind Aufnahmen und Planny aktiviert, kannst du die Notiz auch mit dem Mikrofon-Button einsprechen; der Text landet dann im Notizfeld.

Was danach damit passiert

Klicke in der Anfrage auf Angebot erstellen, um das Angebot aufzusetzen; das Angebot ist dann mit der Anfrage verknüpft. Nimmt der Kunde dieses Angebot an, landen die Fotos der Anfrage und deine Notizen vom Vor-Ort-Termin als erstes, internes Update Ausgangssituation in den Projekt-Updates des neuen Projekts. Siehe Projekt-Updates für deinen Kunden pflegen. Wählst du stattdessen Angebot mit Planny, liest Planny deine Notizen vom Vor-Ort-Termin mit, damit Maße und Mengen im Entwurf stimmen.

Häufig gestellte Fragen

• Kann ich einen Vor-Ort-Termin auch aus der Planung heraus anlegen? Nein, einen Vor-Ort-Termin planst du immer aus der Anfrage heraus, damit er fest mit ihr verknüpft ist. Für einen normalen Termin siehe Termine im Kalender planen.
• Ich sehe die Option nicht, dem Kunden zu mailen. Sie erscheint erst, wenn die Anfrage mit einem Kunden verknüpft ist. Klicke zuerst auf Kunde anlegen.
• Sieht mein Kunde die Fotos vom Vor-Ort-Termin? Nein. Auch im Projekt stehen sie in einem internen Update; du entscheidest, ob du es sichtbar machst.
• Kann ich mehrere Vor-Ort-Termine planen? Ja, sie stehen alle unter Verlauf in der Anfrage.