4planning voor de sponsorcommissie

Als sponsorcommissie ben jij de enige die de sponsormodule echt gebruikt — en dat is precies waarom er tot nu toe nergens een pagina voor jullie stond. Jullie werk draait om drie dingen: pakketten aanbieden, contracten bijhouden, en de sponsor zichtbaar maken voor wat hij ervoor betaalt.

Deze pagina zet op een rij hoe je dat in 4planning inricht, van het eerste pakket tot de melding dat een contract afloopt.

Wat je hier regelt

• Sponsorpakketten — verschillende niveaus met een eigen prijs en eigen tegenprestatie.
• Sponsoren toevoegen en bijhouden — logo, contactpersoon en het pakket waarop iemand zit.
• Looptijd en verlenging — zien wanneer een contract afloopt, ruim voordat de sponsor er zelf naar vraagt.
• Zichtbaarheid — sponsoren op het scherm in de kantine en op de eigen weergave-instellingen.
• Contactpersoon wijzigen — als de contactpersoon bij de sponsor verandert, zonder de hele sponsor opnieuw te hoeven aanmaken.
• Huisstijl — logo en kleuren van de vereniging, zodat sponsoruitingen bij de rest van de communicatie passen.

Zo begin je

1. Stel je sponsorpakketten op, met de niveaus die je aanbiedt.
2. Voeg een sponsor toe met logo en contactgegevens.
3. Bekijk het overzicht van sponsoren om te zien wie er actief is.
4. Stel in hoe sponsoren op het scherm getoond worden.
5. Weet wat er gebeurt als een sponsor afloopt en hoe je een sponsor verlengt.
6. Wijzig de contactpersoon van een sponsor als die verandert.
7. Zet logo en kleuren van de vereniging goed neer, zodat sponsoruitingen bij de huisstijl passen.

Wat vaak misgaat

Een sponsorcontract dat stilzwijgend afloopt. Zonder een vast moment om het sponsorenoverzicht te checken, ontdek je het pas als de sponsor zelf belt om te vragen waarom zijn logo nog ergens staat terwijl hij niet meer betaalt — of erger, wanneer hij allang had willen verlengen maar niemand hem benaderde. Zet een vast moment in het seizoen om de looptijden langs te lopen, ruim voordat een contract afloopt.

Het tweede: sponsoren toevoegen zonder pakket. Dat werkt in het begin, maar zonder pakket weet niemand meer welke tegenprestatie erbij hoort — een banner op het scherm, een vermelding in de nieuwsbrief, een naamsvermelding op een shirt. Koppel elke sponsor aan een pakket, ook als je er maar één hebt.

Het derde: de sponsorweergave wordt ingesteld en daarna nooit meer bekeken. Een sponsor die net gestopt is maar nog op het scherm in de kantine staat, valt de sponsor zelf het eerst op — en dat is niet het moment waarop je dat wilt horen.

Veelgestelde vragen

Kunnen we meerdere sponsorpakketten naast elkaar aanbieden? Ja, elk pakket met een eigen prijs en tegenprestatie.

Hoe zien we welke contracten binnenkort aflopen? Via het sponsorenoverzicht, met een melding zodra een contract zijn einddatum nadert.

Kunnen sponsoren op het scherm in de kantine getoond worden? Ja, via de weergave-instellingen voor sponsoren.

Wat doen we als de contactpersoon bij een sponsor wijzigt? Pas de contactpersoon aan bij de bestaande sponsor, zonder een nieuwe aan te maken.