Taken en werkmomenten bij een project

Op het tabblad Taken & planning van een project staan twee dingen die makkelijk door elkaar lopen: de takenlijst en de ingeplande werkmomenten.

Kort gezegd: een taak is een vinkje zonder tijd, een werkmoment is een tijdvak zonder vinkje. De takenlijst bepaalt je voortgangspercentage; werkmomenten bepalen wie er wanneer heen gaat.

De takenlijst

Typ in het veld Nieuwe taak toevoegen... wat er moet gebeuren en klik op de +. Klik daarna op het rondje voor een taak om 'm af te vinken (hij krijgt een doorhaling), of op het prullenbakje om 'm te verwijderen. Alles gaat direct door; de pagina laadt niet opnieuw.

De takenlijst is bewust simpel. Er is per taak geen datum, geen omschrijving, geen toewijzing aan een monteur en geen eigen volgorde — taken staan in de volgorde waarin je ze toevoegt en je kunt ze niet verslepen. Een taakomschrijving achteraf aanpassen kan ook niet; verwijder 'm en typ 'm opnieuw.

Wil je een taak tóch aan iemand toewijzen of er een toelichting bij zetten, dan kan dat via Planny (bijvoorbeeld: "voeg bij project Badkamer Jansen de taak 'tegels bestellen' toe en wijs die toe aan Ahmed"). Zie Wat Planny voor je bedrijf kan doen.

Hoe de voortgang wordt berekend

De voortgang in de zijbalk en de tegel Taken bovenaan zijn puur rekenwerk:

afgevinkte taken ÷ totaal aantal taken × 100

Meer zit er niet achter: geen weging naar zwaarte, geen uren, geen materiaal. Heeft een project nog geen taken, dan staat de voortgang op 0%. Het percentage wordt bijgewerkt bij elke taak die je toevoegt, afvinkt of weggooit.

Let op: verwijder je een taak die nog openstond, dan stijgt je percentage. Vier van de acht taken klaar is 50%; gooi je twee open taken weg, dan staat er ineens 67% terwijl je niets hebt gedaan.

Vraag je Planny om de voortgang op een bepaald percentage te zetten, of markeer je het project als Afgerond, dan wordt het percentage overschreven. Vanaf dat moment klopt het niet meer met je takenlijst, totdat je weer een taak aan- of afvinkt.

Ingeplande werkmomenten

Een werkmoment is een echte afspraak in de agenda, gekoppeld aan dit project. Wat je hier inplant staat meteen in Planning en in Mijn planning van de monteur; en omgekeerd verschijnt een agenda-afspraak die je aan dit project koppelt hier in de tijdlijn.

Zo maak je er een:

1. Klik op Nieuw moment.
2. Kies een monteur / medewerker, of laat 'm leeg en wijs later toe.
3. Klik een dag aan in de kalender rechts. Je ziet daar meteen wat die medewerker al staan heeft.
4. Stel starttijd en eindtijd in.
5. Vul eventueel een interne notitie in, bijvoorbeeld "neem extra trap mee". Die is alleen voor je eigen team.
6. Wil je de klant informeren? Vink Klant per e-mail op de hoogte brengen aan. Met het vraagteken ernaast bekijk je eerst hoe die mail eruitziet.
7. Klik op Inplannen.

De klant krijgt dan een mail met de datum, tijd en een knop om de afspraak in zijn eigen agenda te zetten. Je interne notitie gaat daar niet in mee. Heeft de klant geen e-mailadres, dan is het vinkje uitgeschakeld. Het vinkje staat standaard uit — er gaat dus nooit ongemerkt een mail de deur uit.

Een werkmoment verzetten

Op het projectscherm kun je een werkmoment alleen verwijderen, niet aanpassen. Wil je 'm verzetten of aan iemand anders geven, doe dat dan in Planning (daar kun je de afspraak ook gewoon verslepen) of vraag het aan Planny. Zie Afspraken inplannen in de agenda.

Goed om te weten

• De vier tegels bovenaan het project tellen je taken (klaar/totaal), je werkmomenten, de verkoopwaarde van je materialen en de deadline.
• Onderhoudscontracten hebben géén takenlijst en geen voortgangspercentage; die werken met beurten. Zie Een onderhoudscontract instellen.
• Je klant ziet je taken en werkmomenten niet. Wat de klant wél kan volgen is het Bouwjournaal — zie Het Bouwjournaal bijhouden voor je klant.

Veelgestelde vragen

• Kan ik een taak aan een monteur toewijzen? Niet in het scherm zelf, wel via Planny. In de takenlijst is die toewijzing daarna overigens niet zichtbaar.
• Mijn voortgang klopt niet meer. Waarschijnlijk is het percentage een keer handmatig of via Planny gezet, of is het project op Afgerond gezet. Vink een taak aan of uit en het rekent zichzelf opnieuw uit.
• Waarom staat mijn werkmoment niet bij de monteur in zijn planning? Dan is er geen medewerker aan gekoppeld. Wijs 'm toe via Planning.
• Kan ik een taak koppelen aan een werkmoment? Nee, die twee staan los van elkaar.