Onderhoudscontract instellen voor periodiek onderhoud

Bijgewerkt op

Met een onderhoudscontract leg je vast dat een klant periodiek onderhoud krijgt, bijvoorbeeld een jaarlijkse servicebeurt aan een CV-ketel. Zo pakt dat uit bij een installatie- of onderhoudsbedrijf.

Hoe het werkt

Een contract is een afspraak op hoofdlijnen: een titel, hoe vaak het terugkomt en wanneer de eerstvolgende keer is. Uit dat contract rollen losse beurten — de daadwerkelijke afspraken in de agenda.

Zodra de datum van de volgende beurt in zicht komt, plant 4planning zelf een beurt in. Rond je die af, dan schuift de richtdatum op en begint het opnieuw. Zo blijft de cyclus lopen zonder dat je het bijhoudt.

Contracten beheren kan alleen als beheerder. Monteurs zien hun beurten wel gewoon in hun eigen planning.

Een contract aanmaken

  1. Open de klant en ga naar het tabblad Onderhoud.
  2. Klik op Nieuw onderhoud.
  3. Vul een titel in, bijvoorbeeld "Service CV-ketel".
  4. Kies eventueel een gekoppeld project. Let op: dit kun je later niet meer wijzigen.
  5. Kies de frequentie: maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks.
  6. Vul de wensdatum van de eerste beurt in.
  7. Vul eventueel een omschrijving of instructies in.
  8. Sla op.

Het contract staat meteen op Actief.

Apparatuur koppelen

Heeft je omgeving de functie Producten aan, dan kun je op het contract aangeven op welke apparaten het betrekking heeft. Onder Gekoppelde Apparatuur / Producten vink je aan welke van de apparaten van deze klant erbij horen.

Staat het apparaat er nog niet tussen? Klik op Nieuw en vul naam, locatie, merk, model, serienummer, installatiedatum en garantiedatum in. Het apparaat wordt dan bij de klant opgeslagen én meteen aan dit contract gekoppeld.

Zet je de functie Producten later uit, dan verdwijnt deze sectie maar blijven de koppelingen bestaan.

Waar vind je je contracten terug

Er is geen aparte overzichtspagina met alle onderhoudscontracten. Je vindt ze op drie manieren:

  • Per klant — open de klant en ga naar het tabblad Onderhoud. Dit is de hoofdroute.
  • Dashboard — het blok Onderhoud over tijd toont contracten waarvan de beurt verstreken is en waarvoor niets is ingepland. Maximaal vijf tegelijk.
  • Klantenlijst — daar staat een kolom Laatste onderhoud, waarop je kunt sorteren en filteren.

Je kunt Planny ook vragen welke klanten nog geen onderhoud hebben gehad, of wat je voor een bepaalde week moet inplannen.

Verder lezen

Goed om te weten

  • De frequentie is een vaste keuze; een eigen interval zoals "elke acht weken" kan niet.
  • Er hangt geen bedrag aan een contract en er wordt niets automatisch gefactureerd — het is puur planning.
  • Je klant kan zijn eigen contract of beurten niet online inzien of verzetten.
  • Er is geen export van contracten of beurten.

Had je hier iets aan?

Gerelateerde artikelen