Configurer les droits d'accès d'un document

Dans 4planning, tu décides toi-même qui a accès aux documents. Tu le fais en configurant les bons droits d'accès. Tu t'assures ainsi que seules les bonnes personnes peuvent consulter, télécharger ou gérer des documents.

Pourquoi les droits d'accès sont importants

Toutes les informations ne sont pas destinées à tout le monde. En configurant correctement les droits d'accès, tu protèges les informations sensibles et gardes une vue d'ensemble au sein de l'organisation.

• Plus de contrôle sur les documents confidentiels.
• Meilleure confidentialité et sécurité.
• Accès ciblé par groupe.

Accès via les dossiers

Dans 4planning, les documents sont partagés via le dossier dans lequel ils se trouvent. Les droits d'accès du dossier déterminent qui peut consulter les documents.

1. Va dans le menu de gauche vers Documents.
2. Ouvre le menu du dossier et choisis Accès.
3. Active Dossier pour tous les membres ou coche les groupes qui reçoivent l'accès.
4. Clique sur Enregistrer.

Tous les documents de ce dossier suivent automatiquement les mêmes droits d'accès. Les sous-dossiers aussi, sauf si tu fais un choix sur un sous-dossier.

Qui peut ajouter et qui peut supprimer ?

Au-delà de « qui voit ce dossier », tu détermines pour tout ton environnement qui peut faire quelque chose avec les documents. Cela se trouve dans Paramètres › Accès et confidentialité › Documents et se compose de deux questions distinctes :

• Qui peut ajouter des fichiers et des dossiers ? — téléverser et créer de nouveaux dossiers.
• Qui peut supprimer et gérer ? — supprimer, renommer, déplacer et partager.

Pour les deux, tu choisis Tout le monde, Administrateurs (le réglage par défaut) ou Administrateurs système uniquement. Tout le monde signifie : chaque membre autorisé à voir le dossier — donc pas chaque membre de l'environnement, seulement ceux qui y ont déjà accès.

Tu peux ainsi laisser les membres téléverser eux-mêmes tandis que le rangement reste au conseil d'administration. Si tu ne changes rien ici, tout reste comme tu le connais : les administrateurs font le travail, les membres consultent.

Un dossier de groupe a sa propre règle : par groupe, tu définis si tous les membres peuvent y ajouter ou y gérer. Un responsable de groupe conserve toujours ces droits dans le dossier de son propre groupe.

Les administrateurs voient tous les documents

Le troisième réglage du même écran détermine si les administrateurs ordinaires voient tous les dossiers, y compris ceux de groupes dont ils ne font pas partie. S'il est sur Non, ils ne voient que leurs propres dossiers. Les administrateurs système voient toujours tout.

Déplacer un document vers un autre dossier

Tu veux d'autres droits d'accès ? Tu peux alors déplacer un document vers un dossier avec d'autres paramètres.

• Choisis un dossier avec les bons groupes.
• Déplace le document.

L'accès est immédiatement ajusté.

Accès public via un lien partageable

Tu peux aussi créer un lien public. Cela permet à n'importe qui d'ouvrir le document, même sans accès à ton environnement.

• N'utilise cela que lorsque c'est nécessaire.
• Fais attention avec les informations confidentielles.

Conseils pour une utilisation efficace

• Crée des dossiers clairs par équipe ou projet.
• Limite l'accès aux documents sensibles.
• Vérifie régulièrement les droits des dossiers.

Important à savoir

• L'accès est déterminé au niveau du dossier.
• Les modifications sont immédiatement actives.
• Les groupes déterminent qui peut voir les documents.